Carta de Agradecimento ao cliente - dicas

Carta de Agradecimento ao cliente - dicas

A carta de agradecimento (que pode ser enviada na forma de e-mail) tem grande relevância no processo de fidelização dos clientes. Pelo reconhecimento de sua importância alguns gestores atribuem enormes dificuldades para a elaboração do documento. Contudo, não precisa ser necessariamente assim, com algumas estratégias de escrita é simples traduzir em palavras o que já existe na forma de ideias.

Carta de agradecimento: Confira 5 dicas de como escrevê-la

Abaixo vou apresentar algumas dicas que contribuem para a criação de uma estrutura básica para a escrita de uma carta de agradecimento ao seu cliente. O conteúdo pode ser elaborado em tópicos para ter um resultado final mais satisfatório.

1 – Início da carta: Identificação das partes

Uma carta coerente deve ter a identificação do cliente e da companhia que a está enviando, independente de ser um texto enviado por um meio digital. A primeira questão gira em torno de acertar na escolha do pronome de tratamento do cliente, considere qual a proximidade que deseja imprimir por meio dessa comunicação.

Imagine que a companhia X está enviando uma carta de agradecimento para a sua consumidora Verônica, há diferentes maneiras de chamar essa cliente que vão desde o informal “Cara Verônica” até o extremamente formal “Ilma. Senhora Verônica Andrade”. Nessa escala de formalidade ainda há o quase informal “Prezada Verônica”, o mais formal “Prezada Senhora Verônica” e o bem formal “Prezada Senhora Verônica Andrade”.

Considere que o grau de formalidade usado para identificar o cliente deve acompanhar a identificação da sua companhia também. Se usou um prenome formal para se referir ao cliente encerre com um pouco mais de formalidade e se iniciou com mais proximidade igualmente conclua.

2 – Apresente o motivo pelo qual está agradecendo o cliente

Após ter estabelecido a identificação do cliente chega o momento de explicar o motivo do agradecimento que está sendo feito pela carta. É importante que seja criado um texto claro a esse respeito para que não se crie alguma dúvida no cliente. Geralmente essas cartas costumam ser mais recorrentes no final do ano quando se está querendo enaltecer a parceria decorrida ao longo dos meses anteriores com a realização de compras anteriores.

Um dos motivos de agradecimento pode ser a preferência oferecida pelo cliente, algo que se mostra válido num mercado em que a concorrência é acirrada. Ao detectar que há em sua base clientes alguns indivíduos que realizam compras há anos da sua marca é interessante enviar-lhes um comunicado de como essa parceria é valorizada, pode ser legal enviar um brinde ou um cupom de desconto junto.

Outra motivação válida para enviar uma carta de agradecimento é uma grande compra realizada por um cliente. No fechamento de um negócio significativo para a companhia é importante demonstrar que se reconhece a preferência que foi dada para a marca. Numa próxima compra o cliente com certeza se lembrará dessa atitude de carinho. Pode ser enviada uma carta ao cliente que tiver realizado a sua primeira compra.

3 – Motivo para a valorização da situação pela sua companhia

Depois de ter apresentado ao cliente o motivo pelo qual está agradecendo nessa carta é essencial que explique porque essa situação merece esse reconhecimento. Devem ser utilizados motivos sólidos para que não fique uma ideia vazia em que o cliente tenha a impressão de que é apenas uma desculpa para que sua marca se aproxime ou uma mera bajulação.

Deixe claro como é importante para a sua organização contar com o cliente para a sua manutenção no mercado. Estamos num momento em que a busca pela individualidade se tornou algo premente para a fidelização num relacionamento corporativo. O cliente ao se ver como mais do que apenas um número com certeza terá o desejo de comprar mais vezes da sua marca.

4 – Saiba como fechar a carta de agradecimento

A forma como a carta será fechada determinará se ela terá êxito em fazer com que o cliente seja fidelizado. Nesse fechamento use um gancho para a ação seguinte, pode ser um convite para que o cliente participe de um evento ou faça uma visita a uma das lojas da sua marca. Esse gancho pode ser também somente uma manifestação do desejo de manter o relacionamento em longo prazo.

5 – Utilize outras estratégias para se comunicar com o cliente

Além de cartas de agradecimento e e-mails é possível estabelecer vínculos de outras formas com seus clientes. Manter um setor de pós-venda ativo e focado em fazer o acompanhamento da relação do cliente com o produto/serviço é uma maneira interessante de evitar desgastes. Pós-venda não pode ser um pronto-socorro para problemas com as compras.

O envio de brindes para os consumidores também pode funcionar de maneira estratégica para a fidelização, a sua marca deve estar sempre presente no imaginário do consumidor para que ele decida pela compra quando chegar o momento.

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