Até que ponto a burocracia é necessária e importante para sua empresa?

Até que ponto a burocracia é necessária e importante para sua empresa?

A burocracia aparece no topo da lista de principais empecilhos para que mais empreendedores transformem seus sonhos em realidade. Antes de cogitar abrir um negócio, é fundamental conhecer um pouco mais sobre a temida burocracia e de que forma é possível driblá-la ou, então, não se deixar abater por seus longos períodos de espera. O Brasil é um dos países mais burocráticos do mundo, algo que na visão de especialistas em mercado contribui para a redução do número de novas companhias.

Burocracia: A Barreira no Caminho dos Empreendedores

Quem faz uma breve pesquisa sobre o que é burocracia encontra definições que destacam a sua característica de conjunto de regras e normas que regem processos. Necessariamente, não é algo ruim, o problema está no novo sentido atribuído à palavra, a criação de regras e procedimentos que visam apenas atrasar os resultados desejados. Ao longo das últimas décadas, a burocracia se tornou uma trava nas engrenagens do crescimento econômico.

Se você tem o desejo de se tornar um empreendedor precisa estar preparado técnica e emocionalmente para passar por desafios a paciência. Abaixo elaborei um verdadeiro guia com explicações acerca dos processos mais “chatos”, porém, necessários, para que sua organização possa ser inserida no mercado, assim como dicas a respeito de prazos.

Informações Que Todo Empreendedor Brasileiro Deve Saber Sobre Burocracia

Burocracia Necessária

A seguir você poderá entender porque algumas atividades burocráticas que não estão diretamente ligadas ao foco do negócio são tão relevantes, não podendo ficar de lado. O empresário precisa vencer a tentação de deixar as tarefas mais incômodas para depois e organizar o dia a dia da sua companhia.

Contratos Com Valor Legal Sobre as Atribuições de Cada Sócio

Iniciar um negócio ao lado de um ou mais parceiros de sonho é sempre bom, nesse momento as pessoas se dão absolutamente bem e são feitos acordos verbais a respeito do que é responsabilidade de cada indivíduo. Porém, com o passar do tempo, é normal que esses compromissos que ficaram somente no âmbito das palavras se percam. Para que isso não aconteça ou não crie problemas insolúveis no futuro, é interessante formalizar contratos com valor legal.

Nesse acordo fica estabelecido o que concerne a cada sócio e o que acontece em caso de descumprimento. Tenha certeza que essa pequena burocracia é capaz de salvar o seu negócio e, até mesmo, a sua amizade com o seu sócio.

Estrutura Societária

Ainda no que se refere a sócios, é necessário ter a estrutura societária da companhia definida de acordo com a firmação de contratos. Deixar esse processo de lado ou ainda optar por um formato errôneo pode acarretar em muitos problemas para a organização futuramente e, até mesmo, o seu fechamento precoce. É importante que o empresário faça uma projeção de futuro para a sua empresa, tentando encontrar a melhor estrutura para cada segmento.

Formalização do Negócio Com Antecedência

Mais adiante nesse guia, vou comentar como pode ser difícil superar a burocracia para a abertura de uma empresa, no entanto, é imprescindível procurar a formalização. O seu negócio não conseguirá se manter no mercado se não estiver regulado pela lei. A questão chave é o tempo que leva para que uma companhia esteja legalizada, o melhor é que o empreendedor dê início ao processo com antecedência.

Em alguns casos, o tempo de espera da formalização pode significar perdas financeiras imensuráveis. Para evitá-las, antecipe-se e, enquanto agiliza outras questões, dê entrada no processo de formalização.

Registro de Marca e Patentes

Trata-se de um processo burocrático que pode se estender por muitos meses, mas que é absolutamente necessário. Imagine a seguinte situação: você como bom empreendedor que é criou uma marca ou um produto inovador estabelecendo um nome para ele. Tudo parece ótimo no seu projeto, tanto que conquistou a atenção de um bom investidor.

No entanto, você não fez o registro de marca e/ou de patente e descobre que já existe uma companhia utilizando essa marca ou, ainda, que a sua invenção já existe e tem patente. Como explicar a um investidor que você como empresário não cogitou a possibilidade de fazer esse registro?

Além de ficar com a sua imagem “queimada”, será difícil superar o baque emocional de ter dedicado tanto tempo planejando dar esse passo para nada. Esse tipo de registro serve ainda como uma proteção dos seus bens intelectuais e inventivos.

Ter Atenção Com a Elaboração de Contratos

Já citei como os contratos são de grande relevância para que as companhias tenham registro de todas as suas atividades. Em termos burocráticos, esses documentos não podem deixar margem para outras interpretações, bem como devem explicitar o que é de obrigação de cada uma das partes. Observe, ainda, que contratos direcionados a diferentes públicos devem ter formatos e cláusulas específicas.

Por exemplo, ao assinar um contrato com um fornecedor, é válido estabelecer uma cláusula de confidencialidade ou, ainda, de exclusividade, pensando na proteção do seu empreendimento. Mesmo parecendo algo tão simples e comum, é baixo o número de empreendedores que apostam nesse tipo de cuidado administrativo.

Controle do Pagamento de Impostos

Quem decide se tornar empresário, deve ter em mente que terá uma série de obrigações, especialmente aquelas que estão ligadas ao pagamento de impostos. O que deve ficar bem claro é que não basta apenas efetuar os pagamentos, é essencial ter comprovantes que demonstrem que os pagamentos foram feitos em dia.

Saiba que, se não for possível comprovar que tais pagamentos foram realizados, pode ser necessário efetuá-los novamente. Outra questão é que o correto arquivamento desses documentos contribui para evitar problemas futuros com a lei.

Documentação dos Funcionários

Mais um tipo de documentação que deve ser arquivada com assertividade. Os documentos daqueles que passaram pela companhia, assim como daqueles que ainda estão em seus cargos, devem estar sempre à disposição para utilizar se for necessário. Estão na lista de armazenamento necessário itens como holerites, exames demissionais e admissionais, assim como recolhimento do INSS e do FGTS. Para os especialistas, os empreendedores brasileiros ainda têm, de maneira geral, um comportamento avesso a gestão e arquivamento de documentos que precisa ser vencida para a boa administração.

Burocracia Que Atrapalha

Acima falei sobre os pontos positivos da burocracia, isto é, os procedimentos que ajudam a manter a organização e a segurança das empresas. Porém, há também a má burocracia, aquela que tem tornado difícil que novos empreendedores tirem os seus sonhos do campo das ideias para a realidade.

Muitos dos procedimentos estabelecidos se tornam confusos para os interessados, além de dificultar acesso a crédito, por exemplo. O que fez com que a palavra burocracia tivesse um sentido pejorativo foi exatamente o fato de se valer de etapas que não contribuem em nada, além de atrasar a conclusão de projetos. Os dois principais fatores que fazem da burocracia uma pedra no sapato do empreendedor são: complexidade e falta de uniformidade no país.

Abaixo listei alguns prazos burocráticos que podem servir como balde de água fria nos empresários sedentos por fazer suas ideias prosperarem. Os dados foram extraídos de um estudo realizado pela Endeavor que considerou 32 cidades em diferentes estados brasileiros que apresentam médias mais elevadas de abertura de novos negócios.

Média de 129 Dias Para Abrir uma Empresa

Lembra que eu comentei que falaria mais sobre a dificuldade do processo burocrático para formalizar um negócio? A média das 32 cidades do estudo foi de 129 dias para a abertura legal de uma empresa, isso não é nada considerando que a cidade mais morosa, Caixas do Sul no Rio Grande do Sul, pode levar até 304 dias para concluir o processo, ou seja, quase um ano. Vale destacar a eficiência de Uberlândia, Minas Gerais, que leva em média 24 dias.

Mais Seis Meses Para Resolver as Demais Questões

Novamente, o estado do Rio Grande do Sul se destaca negativamente, tendo um prazo de até seis meses para a legalização de outros processos relevantes para a abertura de companhias como ter os alvarás e fiscalização necessários.

Por Que Ainda é Tão Demorado Abrir uma Empresa no Brasil?

Num ranking mundial de países com mais burocracia para abertura de empresas, o Brasil aparece como líder com a média de 80 dias*, o triplo do tempo dos argentinos, por exemplo. Países como a Argentina conseguiram acelerar o tempo burocrático com a adição de sistemas eletrônicos e padronização de processos.

Algo interessante é que o Brasil, ao longo da última década, também trabalhou no desenvolvimento desse tipo padronização e otimização, mas sem chegar aos mesmos resultados. A solução do Governo Federal foi a criação da Redesim (que objetiva estabelecer diálogo entre diferentes órgãos que atuam nesse setor), que não foi completamente instalada e aproveitada porque depende de estabelecer a padronização entre os estados.

*Essa média é diferente da citada acima por ter considerado o Brasil como um todo e não apenas a amostra de 32 cidades.

Média de 153 Dias Para Resolver Questões Ligadas a Imóveis

Quase meio ano é o tempo médio para que aconteça a regularização de imóveis por organizações. Na lista de procedimentos está: ter alvará para a construção, resolução de questões referentes a acesso à energia, registros imobiliários, entre outros.

Pagamento de IPTU e Demais Obrigações

Ainda no campo da burocracia que ajuda a reduzir o número de empreendedores, temos o alto investimento com o pagamento de impostos e outras obrigações. Para se ter uma ideia, a alíquota de IPTU pode chegar a 3% como é o caso na cidade de Vitória, capital do Espírito Santo. Além disso, há também a média de 4,11 em quantidade de obrigações acessórias por estado.

A burocracia essencialmente não é algo ruim, contribuindo – quando bem desenhada – para a organização e administração assertiva de um negócio, o grande problema está na sua desvirtuação que cria uma série de barreiras que impedem que novos empreendedores se estabeleçam no mercado.

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