Veja dicas poderosas para uma boa apresentação de resultados na sua empresa

Veja dicas poderosas para uma boa apresentação de resultados na sua empresa

Se tem algo que causa comoção dentro de uma empresa é a apresentação de resultados quando chega a época pertinente, os funcionário ficam ansiosos por não saber se alcançaram as metas estabelecidas e os diretores querem saber como os recursos da companhia foram investidos. Entender como fazer uma apresentação clara e objetiva é essencial para uma comunicação eficaz.

Dicas Para Montar a Apresentação de Resultados em Sua Empresa

A apresentação de resultados nada mais é do que uma reunião formal em que se discute a performance da organização a partir da avaliação dos indicadores de resultados (KPIs) e outros dados que têm impacto sobre as receitas geradas. Como o volume de informações é grande torna-se interessante contar com aparatos como apresentação de slides e um roteiro. Confira as dicas que listei a seguir de como fazer essa apresentação de maneira estruturada e prática.

– Entenda do que está falando

Mesmo que não seja você a montar o design da apresentação de slides não abra mão de organizar o roteiro com a sequência do que precisará ser dito. Foque em apresentar números que reforcem o que está sendo dito. A imagem e a palavra devem seguir pelo menos caminho nessa apresentação, evite deixar seus interlocutores confusos.

Estude bastante os números que serão apresentados e saiba como explicá-los. Pode parecer óbvio destacar a necessidade de estar preparado no dia dessa reunião, mas muitos gestores acabam perdidos diante de suas plateias por falta de preparo. Organize uma sequência mental e se possível uma ‘cola’ com destaque dos principais pontos que serão abordados.

– Faça um organograma esquemático

Antes de partir para a criação da apresentação de slides faça uma lista com todos os tópicos que devem ser abordados dentre os quais estão metas que tenham sido cumpridas e as que não foram cumpridas, os custos fixos e variáveis, crescimento ou queda de vendas, lucro e receita líquidos e brutos. Aproveite essa montagem do material para encontrar os pontos em que pode cortar custos e o que não está funcionando bem como deveria. Essa fase do ano é também de avaliação do desempenho da companhia bem como do que ela pode fazer para alcançar uma posição de mais destaque no mercado.

– Tenha o conhecimento da sua audiência

Quando estiver montando a apresentação de resultados da sua organização pense em quem é o público-alvo. É diferente falar para os acionistas, para os funcionários ou para potenciais investidores, por exemplo. Cada uma dessas audiências tem um objetivo específico e uma linguagem com que é mais familiarizada. Adeque o seu material e a sua fala para a situação e as pessoas que vão ouvi-lo. Cativar as pessoas para quem se está falando é fundamental para conquistar a sua atenção.

– Atenção as informações que são ou não necessárias

Continuando no que mencionei no tópico acima é importante adequar as informações que serão repassadas para cada público. Alguns dados são relevantes para determinados setores enquanto outros não devem ser compartilhados. No momento em que estiver planejando a sua fala faça uma revisão do material e verifique se tem dados que precisam ser incluídos ou retirados.

– Considere a infraestrutura disponível para a apresentação

A montagem da apresentação em slides depende da estrutura que se terá disponível, verifique se haverá uma tela para a projeção ou mesmo uma televisão para passar as imagens. O tamanho da tela que se tem disponível também tem impacto sobre a forma como as informações serão transmitidas, se for uma tela muito pequena, por exemplo, pode ser complicado concentrar o design em números, talvez imagens de gráficos de fácil compreensão seja mais simples.

Esse quesito influencia diretamente na forma como a apresentação deve ser pensada haja vista que se não existir o apoio físico para passar as imagens pode se tornar complicado para que os espectadores compreendam as mensagens transmitidas.

– Cuidado com gráficos incompreensíveis e muitos números

As pessoas para quem os resultados estão sendo apresentados precisam compreender o que está sendo dito. Sendo assim tenha cuidado com o uso de um volume demasiado de números ou mesmo de gráficos que se mostram difíceis de ler. Não complique o que deve ser simples, não adicione mais elementos do que o necessário para ilustrar o que está sendo dito. A ideia de usar imagens é simplificar a leitura de informações e não criar um elemento a mais para ser decodificado pela mente de quem está na plateia acompanhando.

– Esteja pronto para responder perguntas

Por fim é fundamental que durante a apresentação de resultados o profissional que detém a palavra esteja pronto para responder a eventuais questionamentos. Os presentes podem ter alguma dúvida a respeito do que acabou de ser demonstrado ou então ter alguma questão pertinente sobre os resultados atingidos pela companhia. É um direito daqueles que acompanham a apresentação fazer perguntas.

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