Saiba mais sobre a intranet e os cuidados que devem ser tomados em relação à ela.

Saiba mais sobre a intranet e os cuidados que devem ser tomados em relação à ela.

Para manter uma comunicação interna eficaz é importante saber o que é intranet e quais são os principais cuidados a se tomar em relação a ela. Não há uma fórmula mágica para fazer com que a intranet de uma empresa prospere e cative sua audiência, porém, existem atitudes que podem contribuir para que todos os colaboradores se sintam mais integrados e motivados a utilizar esse sistema.

Afinal, o que é intranet?

No começo da década de 1990 a web deu seus primeiros passos rumo a sua popularização e um dos reflexos disso foi que instituições educacionais e militares passaram a adotar a criação de portais de conteúdo interno que eram acessíveis por computadores em rede. Esse foi o primeiro esboço do que viria a ser conhecido como intranet.

Inicialmente esse sistema interno objetivava armazenar arquivos digitais de documentos da companhia, contudo, desde os anos 90 evoluiu significativamente sendo hoje uma poderosa ferramenta de comunicação para os colaboradores, quando bem utilizada. Uma das grandes preocupações dos desenvolvedores de sistemas de intranet é torná-los mais amigáveis e com um layout mais interessante que seja convidativo para que os funcionários das companhias o utilizem mais.

Top 5 cuidados para se tomar em relação à intranet

A implementação de intranet demanda um investimento significativo de maneira que é importante que os gestores tenham alguns cuidados em relação ao sistema, a seguir vou explicar mais sobre os principais deles.

1 – Usabilidade

Qualquer tipo de sistema de comunicação deve ser desenvolvido com foco na experiência do usuário. Ter uma plataforma de intranet que seja muito difícil de usar pode tornar a rotina de trabalho engessada ou até mesmo fazer com que os colaboradores usem outros meios de comunicação. O ideal é apostar no uso de um sistema que já exista ou que seja muito semelhante a outros que os usuários conheçam e usem.

É possível identificar que há algo errado com a intranet quando os funcionários precisam de treinamentos longos para aprender a usar o sistema ou frases como “não sei usar o sistema” ou “o sistema não funciona como deveria” se tornam constantes. A intranet corporativa deve ser direta e rápida. A empresa deve manter um diálogo aberto com os funcionários para saber se eles estão com dificuldades.

2 – Sistema de segurança

Como a intranet é usada muitas vezes para repassar informações entre os funcionários é fundamental que ela tenha um sistema de segurança eficaz que evite acessos maliciosos que possam capturar dados. O mercado empresarial está cada vez mais competitivo de maneira que o vazamento de informações pode significar grande prejuízo e até o fechamento das portas em alguns casos.

3 – Sistema de gestão de permissões

Para que a intranet seja eficiente no que se propõe – oferecer uma comunicação mais eficiente e acesso a informações relevantes rapidamente – é importante ter um sistema de gestão de permissões em que os responsáveis pela rede possam gerenciar a que cada indivíduo ou grupo têm acesso. Isso evita que haja excesso de informações e funções para cada funcionário e oferece mais segurança no sentido de que há controle do que cada colaborador pode acessar.

Para que fique mais claro imagine uma companhia em que João é um funcionário do setor de Recursos Humanos e devido a isso precisa ter acesso às fichas dos colaboradores. Nessa mesma empresa, no setor operacional, trabalha Carlos que por sua vez precisa de acesso a outras informações e não deve poder verificar as fichas dos colegas.

Além disso, algumas informações não podem ser compartilhadas publicamente, devendo ficar restritas aos funcionários a quem competem e que têm permissão para verificá-las. Essa é uma questão delicada haja vista que antes da implantação do sistema é necessário fazer essa definição do que cada indivíduo poderá acessar bem como o uso de senhas.

4 – Normas de uso da intranet corporativa

Num momento em que as pessoas utilizam redes sociais como WhatsApp e Facebook para mensagens pessoais e de foro íntimo é crucial apresentar e reforçar um conjunto de normas de conduta para a utilização da intranet evitando dessa forma situações constrangedoras para a equipe. Fofocas e assuntos que não dizem respeito ao ambiente de trabalho não podem ser repassados pela intranet, pois isso gera ruídos de comunicação.

5 – Engaje os colaboradores

Para que a intranet corporativa seja um sucesso é necessário engajar os colaboradores de maneira que eles desejem utilizá-la. Uma forma de motivar os colaboradores a usar o sistema é reconhecer aqueles que postam conteúdos e demonstrar que há muito a se ganhar com a troca de informações. Também é importante ficar atento a necessidade de upgrade do sistema de tempos em tempos para melhorar a usabilidade.

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