A carta comercial é um documento que tem grande utilidade no dia a dia de empresas de diferentes segmentos, tanto como uma forma de agilizar transações como uma maneira de torná-las oficiais. É importante que as companhias conheçam um pouco mais sobre as possibilidades de usar esse documento, bem como em quais situações ele se mostra relevante. Quando se trata de iniciar, dar sequência ou encerrar transações é essencial que haja registro de tais operações.
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Afinal, o Que é Uma Carta Comercial?
Basicamente, a carta comercial é um documento que permite estabelecer a comunicação entre pessoas jurídicas ou entre pessoa jurídica e pessoa física. Atualmente, essas correspondências podem ser tanto físicas, enviadas pelos Correios, como eletrônicas, enviadas por e-mail. Os objetivos dessa carta podem ser variados, como a troca de informações entre as partes ou mesmo o registro de alguma transação.
Conteúdo da Carta Comercial
Devo ressaltar que a carta comercial é um documento que exige formalidade na construção do seu texto. Geralmente, seu conteúdo é formal e oficial podendo também ser confidencial – depende da demanda a que se refere. O texto da carta pode ser referente a uma reclamação, anúncio de oferta, algum pedido ou até publicidade.
Por se tratar de um documento com peso oficial deve ter uma linguagem mais elaborada e ser digitada, não se parece em nada com uma carta pessoal. A objetividade também deve estar presente na construção dessa carta, se trata de uma comunicação assertiva a respeito de um determinado ponto, não tendo que se alongar demasiadamente.
Estrutura de uma Carta Comercial
Agora que a função dessa correspondência oficial está bem clara, chegamos à estruturação da mesma. O primeiro ponto é que essa carta deve ser redigida em papel branco, normalmente de tamanho DIN A-4. O texto deve estar distribuído de maneira clara e com margens predeterminadas utilizando o esquema de digitação em sistema de bloco ou sistema de encaixe.
Sistema de Bloco
Trata-se do modo em que não há parágrafos marcados, as linhas sempre começam a partir da esquerda com pauta simples. Os períodos são separados por pauta dupla.
Sistema de Encaixe
Nesse modo, o texto da carta comercial é construído do começo até o fim, usando pauta dupla. O parágrafo terá, então, 10 espaços, partindo da margem esquerda. Vale dizer que nos dois sistemas será utilizada a estrutura que apresentarei abaixo para disposição dos elementos da carta.
Elementos de uma Carta Comercial
De maneira geral, esse tipo de carta possui introdução, comunicação e um encerramento.
Introdução da carta comercial
Fazem parte da introdução desse documento os seguintes elementos:
Papel timbrado: são apresentados os detalhes da pessoa jurídica ou física que está enviando a comunicação.
Data e local: é importante que esteja apresentado na carta a data (dia/mês/ano) em que a correspondência foi escrita bem como a cidade do emissor.
Endereço interno: deverá também estar na introdução da carta o destinatário, isto é, o nome da empresa ou indivíduo para quem o texto está sendo escrito com o seu endereço.
Referência: algum dado que permita identificar com mais facilidade a que o texto da carta se refere.
Comunicação da Carta Comercial
Trata-se do corpo da carta, texto em que deve ser explicitado de maneira clara e concisa qual é o motivo da comunicação. Os elementos que devem compor essa parte da correspondência são:
Linha de saudação: é a forma como o destinatário será chamado, podendo ser, por exemplo: Distinguido(s) Senhor(es) ou Estimado(s) Senhor(es). Depende da pessoa ou entidade para quem a carta está sendo redigida.
Texto da carta: o corpo da mensagem em que são explicados com detalhes relevantes o motivo da correspondência, bem como os argumentos para a solicitação.
Despedida: manter a elegância numa carta comercial é fundamental e, por isso mesmo, é necessário ter uma linha de despedida em que se saúda o destinatário usando as cortesias convencionais.
Encerramento da Carta Comercial
O fechamento da carta comercial deve conter os seguintes elementos:
Assinatura: nos casos em que o remetente é uma empresa, deverá constar o nome da mesma. A assinatura deverá vir rubricada pelo remetente. Trata-se de uma carta formal, não se esqueça disso.
Esclarecimento da assinatura: para que a assinatura seja válida, é necessário que seja acompanhada pelo nome completo do indivíduo, bem como qual é o seu cargo na companhia.
Tipos de Cartas Comerciais – Carta Circular e Carta em Tópicos
Em algumas situações, se mostra necessário criar uma carta comercial para mais de um destinatário ou mesmo abordar diferentes assuntos. No primeiro caso, se deve utilizar o modelo de carta circular, em que a comunicação é dirigida multidirecionalmente e no segundo se pode utilizar a estruturação de tópicos em que os assuntos diversos são apresentados em sequência.
Gostou de saber mais sobre o que é uma carta comercial? Deixe seus comentários sobre a forma como sua empresa utiliza esse tipo de correspondência!
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