Como evitar ter notas denegadas?

Como evitar ter notas denegadas?

Uma nota denegada se origina de algum erro no momento da emissão da NFe (Nota Fiscal Eletrônica) e pode gerar problemas para o emitente ou para o destinatário. Compreender quais são as situações que podem ser interpretadas pela Sefaz (Secretaria da Fazenda) como irregularidades para evitá-las assim como a forma de proceder no caso de uma nota denegada é importante para as empresas.

O que é uma nota denegada?

A nota denegada é aquela em que há algum problema com o emissário ou destinatário da NFe. Basicamente a Sefaz identifica potenciais irregularidades fiscais em relação a quem está emitindo a nota ou a quem está recebendo a nota. No momento da autorização da nota surge a mensagem de que a mesma está denegada, ou seja, foi cancelada. Porém, a numeração dessa nota denegada não poderá ser usada posteriormente haja vista que o processo de emissão foi concluído e a mesma utilizada.

É importante prestar bastante atenção no momento da emissão da nota fiscal, pois se ela for denegada constará na mensagem da Sefaz a identificação do motivo para que isso tenha ocorrido, será advertido se o problema diz respeito ao emissário ou a destinatário. Não há possibilidade de reversão da denegação da nota, esse é um processo automático realizado pelo Governo.

Situações que podem gerar nota denegada

O processo de cancelamento de NFe conhecido como denegação acontece em casos de emissão de nota fiscal entre empresas em que uma das partes tem alguma irregularidade fiscal. Geralmente é algum problema relativo à inscrição estadual da emitente ou da destinatária que pode estar suspensa, passando por processo de baixa, já estar baixada ou cancelada.

Existem outros critérios que podem acarretar em denegação de nota fiscal sendo que cada estado possui os seus próprios. Irregularidades referentes ao CNPJ de uma das companhias também impedem a emissão assertiva da nota fiscal. Ressalto que a denegação pode se dar tanto em transações intra ou interestadual, ou seja, dentro do mesmo estado ou entre estados diferentes.

Como é possível resolver nota denegada?

Basicamente para solucionar esse problema é necessário que a parte da operação que se encontra com irregularidades fiscais procure resolvê-las junto a Sefaz do seu estado. No caso de dúvida a respeito do motivo da denegação é possível consultar o site da Sintegra para verificar quais são as irregularidades que constam em relação a inscrição estadual do destinatário ou do emitente.

Fique atento que a consulta é realizada conforme o estado em que a companhia está situada. Se por acaso não houver nenhuma irregularidade constante na inscrição estadual da emitente ou da destinatária é válido verificar se a numeração da NFe já não foi utilizada em outra transação em que houve denegação. Ressalto que uma nota denegada pode acarretar em prejuízos e problemas junto ao Fisco.

Como evitar ter notas denegadas?

Devo começar dizendo que não é exatamente simples ter controle sobre a denegação de notas, pois o motivo para o cancelamento da NFe pode não dizer respeito a sua companhia e sim a outra parte da operação. A melhor forma de proceder na busca de fugir desse tipo de situação é manter a sua organização em dia com as questões fiscais evitando cair em alguma irregularidade.

Além disso, tente manter a sua empresa atualizada em relação à situação fiscal dos fornecedores e clientes. Claro que se forem realizadas inúmeras operações que envolvem a emissão de nota fiscal pode ficar um pouco complicado se manter por dentro da situação fiscal das companhias com que se negocia. Uma boa solução é manter um sistema automatizado e atualizado para a emissão de notas fiscais. Pode ser uma maneira de reduzir a incidência de denegações.

Nota denegada x nota rejeitada: Conheça as diferenças

Em ambos os casos a Sefaz não autoriza a emissão das notas, porém, são dois casos decorrentes de motivos distintos. Apresento abaixo essas diferenças para que seja mais fácil compreender porque denegação não é o mesmo que rejeição de NFe.

– Motivos para denegação de NFe

Como expliquei ao longo do artigo uma nota denegada é uma NFe cancelada devido a irregularidades fiscais de uma das partes envolvidas. Os três erros que dão origem a denegação são:

Erro 301 – O emitente da nota está com situação irregular perante o Fisco.

Erro 302 – O destinatário da nota está com situação irregular perante o Fisco.

Erro 303 – O destinatário da nota não possui habilitação para operar na UF.

– Motivos para rejeição de NFe

As notas fiscais rejeitadas são aquelas em que houve algum erro cometido pelo emitente que pode dizer respeito aos dados cadastrais do produto, do cliente, em relação a tributação ou mesmo no preenchimento da mesma. Os dois erros que acarretam em rejeição da NFe são:

Erro 233 – A Inscrição Estadual do destinatário não está cadastrada.

Erro 234 – A Inscrição Estadual do destinatário não possui vínculo com o CNPJ.

A diferença crucial entre essas duas situações é que a numeração da nota denegada fica inutilizada enquanto que a numeração da nota rejeitada pode ser reutilizada haja vista que não fica gravada na Sefaz por não ter sido aceita.

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