Benefícios da Gestão por processos

Benefícios da Gestão por processos

O conceito de gestão por processos está intimamente ligado ao aumento da produtividade – e consequente crescimento – de pequenas empresas. Negócios de menor porte dependem dos seus resultados internos para que possam se tornar mais competitivos em comparação com as médias e grandes organizações do seu nicho. Driblar dificuldades como falta de controle do que se passa entre os colaboradores e baixa produtividade é crucial para alcançar bons resultados.

O que é a gestão por processos e como pode ser aplicada a pequenas empresas?

Basicamente gestão por processos trata-se da completa racionalização da rotina do seu negócio de forma que o trabalho é realizado pensando em cada ação a ser tomada desde que a matéria-prima entra no estoque até a chegada do produto final ao cliente. Companhias que oferecem serviços também podem adotar essa metodologia, a dica é documentar os processos encontrando pontos em que podem ser melhorados com frequência.

A meticulosidade faz toda a diferença para que seu empreendimento se torne bem-sucedido, ter todos os detalhes dos processos de venda – seja de produtos ou serviços – registrados oferece uma base para que se tenha um trabalho mais assertivo. É interessante que as pequenas empresas adotem políticas de gestão por processos para a produção, venda, finanças, logística entre outros setores para que em todos os âmbitos se possa encontrar potencial para melhorias.

Conheça os 7 benefícios da gestão por processos

A seguir vou explicar com mais detalhes quais são os principais benefícios de aplicar o conceito de gestão por processos em pequenos negócios.

1 – Mais produtividade

Uma das principais barreiras para o crescimento de companhias pequenas de diferentes setores diz respeito a baixa produtividade dos colaboradores que em boa parte dos casos está ligada a falta de foco. Antes de acusar os funcionários de não se dedicar saiba que a pouca concentração em suas tarefas pode ser um reflexo da falta de padronização das rotinas de trabalho. Embora rotina seja uma palavra vista como vilã ressalto que ela pode ser a grande salvadora da sua empresa.

Os funcionários tendem a responder com mais produtividade quando têm uma lógica de tarefas a serem realizadas. A gestão por processos nada mais é do que determinar um padrão para que os procedimentos cotidianos sejam realizados. Com essa sequência é possível planejar todo o dia aumentando seu rendimento.

2 – Flexibilidade

Algo bastante curioso é que a rígida documentação e sequência das tarefas a serem realizadas ao invés de engessar pode flexibilizar. Isso significa que se for necessário fazer uma mudança na metodologia de trabalho do seu negócio será possível realizá-la com rapidez e eficiência, pois bastará substituir uma ou mais etapas do processo já existente e documentado. Ter capacidade de mudança e adaptação faz toda a diferença para se estabelecer no mercado.

3 – Facilidade para substituir funcionários

Ter bons colaboradores é essencial para que qualquer organização tenha os resultados desejados, porém, ficar dependente de alguns funcionários pode significar um sério problema para substituí-los em caso de pedido de demissão ou algum tipo de licença. Quando se trabalha com a gestão por processos esse tipo de problema se torna mais fácil de resolver, treinar um novo colaborador fica mais simples com a apresentação de uma rotina padronizada de procedimentos.

4 – Fim do retrabalho

O retrabalho é um dos fatores que mais geram prejuízo e queda de competitividade para as pequenas empresas. As causas que levam a necessidade de refazer algum processo incluem não realizar o procedimento como se deve da primeira vez porque não existe uma metodologia para tal e estar perdido em suas próprias tarefas. Com a documentação rigorosa dos processos se torna quase impossível ter taxas altas de retrabalho. Organização para o trabalho é crucial para ter bons resultados.

5 – Possibilidade de avaliar e rever alguns processos

A gestão por processos se baseia na documentação do trabalho realizado na empresa considerando todas as suas etapas. Sendo assim é possível consultar essa documentação e rever alguns processos que podem ser melhorados, substituídos ou ampliados. Documentação do trabalho funciona como uma fonte para consulta constante.

6 – Maior satisfação dos consumidores

Uma forma das pequenas empresas se tornarem mais competitivas em relação às corporações de grande porte é oferecer maior satisfação para os seus consumidores. Para conseguir esse feito é possível apostar na redução de custos que crie assim uma redução do preço final ou até mesmo a identificação de um ponto de qualidade que os demais concorrentes não possuem. Para isso ter uma lógica de processos definida é fundamental, olhar para todas as etapas permite encontrar enxergar melhor.

7 – Motivação dos colaboradores

Quando os funcionários sentem que estão cumprindo as suas tarefas sem sofrimentos e atrasos tendem a se sentir mais motivados. O estabelecimento de uma lógica de tarefas a serem cumpridas contribui para que seus funcionários se sintam mais competentes e felizes com as suas funções, com isso se tornam mais criativos e produtivos.

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