Veja dicas importantes e faça um relatório relevante para sua empresa

Veja dicas importantes e faça um relatório relevante para sua empresa

Saber como fazer um relatório corretamente reunindo as informações mais relevantes é crucial para o bom andamento de um negócio. A função dos relatórios é fornecer uma base confiável de armazenamento de informações para que o gestor possa tomar as melhores decisões tendo como referência a situação atual da companhia. A falta de organização e arquivamento de dados é uma das principais barreiras para que as empresas se mantenham no mercado a longo prazo.

Como fazer um relatório: 6 Passos para organizar as informações relevantes da empresa

Relatórios são documentos de registro que permitem acompanhar o histórico de atividades de uma organização para tornar mais fácil para os gestores à tomada de decisão e o conhecimento de todas as particularidades da situação financeira e administrativa. Continue lendo e confira os passos que listei de como fazer um relatório com assertividade.

1 – Saiba o que deve constar no relatório

O primeiro passo para elaborar um relatório, de qualquer área da companhia, é ter bem claro quais são os dados que não podem faltar no documento. Deve-se considerar os eventos que tiveram maior relevância fazendo uma análise completa dos mesmos para que possam ser encontrados eventuais pontos de melhoria e entender o que já funcionou.

Há também que se fazer considerações a respeito do tema que está trabalhando no relatório, no sentido de que as pessoas que irão ler possam compreender a mensagem central. Essa é a estrutura geral de um relatório, continue lendo as dicas para entender como realizar cada uma das etapas.

2 – Determine os objetivos do relatório

Nenhuma ação corporativa obtém bons resultados se não houver a determinação de objetivos claros como linha-guia do caminho, isso é válido também para a elaboração de relatórios. É essencial que os objetivos sejam bem pensados e definidos com foco em sua clareza.

Considere o que o relatório irá explorar (isto é, o seu tema), sobre quais setores da companhia irá tratar e para quais será útil e por fim quem é o público-alvo. Isso permite que os profissionais que irão elaborar o relatório saibam o que observar e o que destacar assim como a linguagem que deverão usar para que possam se fazer entender pelos seus leitores.

3 – Cuidado com o inchaço de informações

Um bom relatório não é necessariamente um relatório extenso, é essencial que o documento faça uma cobertura da situação apontando os dados mais relevantes. Não terá muita utilidade um relatório em que não se possa identificar o ponto chave para resolução das questões determinadas como objetivo central.

Quem elabora esse tipo de relatório deve ter como hábito fazer revisões do documento para que possa eliminar o conteúdo em excesso. Quanto mais enxuto e direto for o relatório mais ele atenderá a demanda para qual foi criado. Relatório não é o melhor canal para colocar em prática as suas técnicas literárias.

4 – Planilhas: usar ou não usar?

Antes de qualquer coisa digo que reconheço o imenso valor que as planilhas podem ter para a organização de diferentes setores da companhia. No entanto, planilhas podem representar um retrocesso quando o assunto é elaboração de relatórios. O problema reside em fazer a conexão entre as informações apresentadas por extenso e aquelas provenientes das planilhas.

A recomendação é se dedicar um pouco mais na criação do relatório trazendo essas informações para o contexto por escrito do relatório. Softwares que permitem a integração de dados de diferentes departamentos pode tornar mais simples a criação de relatórios que se baseiem em elencar as informações assertivamente.

5 – Relatório deve ser elaborado como ferramenta estratégica

Os relatórios da sua empresa deverão ter um padrão para facilitar o entendimento das informações que estão sendo apresentadas por aqueles que irão ler o documento. Essa determinação de uma sequência lógica de criação do documento permitirá torna-lo mais estratégico para a obtenção dos resultados desejados.

Por isso recomendo que não seja adotado qualquer padrão de relatórios, os gestores devem considerar o que irá funcionar para o seu negócio em particular. O estilo de gerenciamento e de divisão de tarefas deve ser observado para chegar ao modelo ideal. Fazer constantes revisões do modelo de relatório é fundamental para mantê-lo funcional.

6 – Diálogo e avaliação dos relatórios

A sua companhia deve estimular o diálogo franco entre os setores para que seja possível avisar quando os relatórios não estiverem adequados e não cumprirem mais a sua função. Com esses feedbacks é possível alinhar novas estratégias para a elaboração desses relatórios de maneira a torná-los mais produtivos.

Estabelecer uma metodologia de avaliação dos relatórios pode tornar esse fluxo de informações mais efetivo, dentre as questões a serem consideradas devem estar o entendimento dos objetivos e sua concretização.

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