Dicas de como um gestor deve mandar e-mail formal para clientes

Dicas de como um gestor deve mandar e-mail formal para clientes

Para que uma empresa tenha mais chances de converter boas oportunidades em negócios é essencial que o gestor saiba como mandar um e-mail formal para clientes e parceiros que seja claro e instigue uma resposta. Mais do que saber como usar a gramática corretamente é necessário que haja algo no texto que desperte o desejo da outra parte de responder prosseguindo o contato. A comunicação eficiente se baseia em saber explicitar o que se quer e gerar atração.

7 Dicas de como mandar um e-mail formal para clientes e parceiros

Uma das principais dificuldades ao enviar um e-mail formal para clientes e parceiros é não ter os mesmos recursos que e-mail marketing, por exemplo, com arte bonita e botões interativos. Os e-mails comerciais costumam se resumir ao texto formal, porém, mesmo com essa ‘limitação’ é possível atingir seus objetivos com todo o charme que a comunicação escrita pode ter. Confira as dicas que listei abaixo.

1 – Cuidado para não enviar e-mails de Spam

Saiba que todos os caracteres presentes no assunto do seu e-mail serão devidamente analisados pelos promovedores para determinar se a mensagem deve ser enviada para a caixa principal ou de Spam. Esse é o trabalho dos provedores, contudo, com alguns cuidados simples é possível escapar do triste destino do limbo dos e-mails, a caixa de Spam. O assunto do e-mail deve ter no máximo 60 caracteres, no entanto, quanto mais conciso melhor.

Os leitores devem conseguir visualizar o assunto por completo para saber se devem clicar sobre ou não. As palavras do assunto não devem ser escritas em caixa alta, pois para muitos provedores esse é um indicativo inegável de que se trata de Spam. Não use pontos de exclamação no assunto do e-mail, outro tópico que faz muitos provedores considerarem como Spam. Também não devem ser usadas no título mensagens call to action como “Abra agora” ou textos que falem sobre dinheiro como “Receba grátis”, por exemplo.

2 – Seja direto

Um e-mail formal para cliente ou parceiro de negócios deve ser um e-mail conciso e o mais breve quanto possível. Se ao abrir a mensagem o leitor achar que segue um texto enorme cheio de tópicos e partes que não são importantes (o popular enchimento de linguiça) pode facilmente descartar sua mensagem. Na hora de compor o texto do e-mail pense somente no que é essencial de ser dito, e-mail formal bom é aquele que é curto e direto.

3 – Saiba convencer

A maneira mais fácil de saber como convencer outra pessoa a comprar um produto ou serviço é se colocar no lugar dela imaginando como seria convencido nesse caso. Considere quais são os benefícios mais relevantes daquilo que se está oferecendo de maneira a explicitá-los em detalhes no decorrer do texto. Ao final de uma rápida leitura a pessoa que recebeu o e-mail deve estar pronto para concordar.

4 – Cuidado com o uso de tópicos

Os tópicos podem ajudar a organizar a mensagem do e-mail, mas em exagero podem fazer com que os indivíduos fiquem com ‘preguiça’ da leitura. Além disso, listas sem fim podem acabar com a credibilidade da mensagem que está sendo transmitida.

5 – Personalização

Quanto mais pessoal o e-mail parecer em termos de saudação mais o seu cliente ou parceiro se sentirá valorizado. O início do texto deve conter uma saudação como “Prezado cliente” ou “Prezado parceiro”. Companhias que conseguirem personalizar esse texto incluindo o nome da pessoa que irá receber certamente ganharão pontos. Claro que nem sempre é possível fazer tal personalização haja vista que em alguns casos o volume de destinatários é significativo.

6 – Coerência entre assunto e texto

Quantas vezes você já recebeu um e-mail cujo assunto era bastante atraente e parecia que faria uma grande diferença em sua vida e quando foi ler o texto se decepcionou? Os seus clientes e parceiros comerciais não irão perdoar se tiverem decepções constantes, é fundamental que os assuntos sejam coerentes com o conteúdo. Entregue o que está prometido no título.

7 – Use a regra dos 8 segundos

Chegando ao texto do corpo do e-mail é interessante usar uma técnica que é chamada de a regra dos 8 segundos. A ideia é simples o conteúdo deve atingir seu objetivo de comunicação num período de apenas 8 segundos. Se o leitor não conseguir entender a que o e-mail se refere em 8 segundos é bem provável que feche a mensagem antes de chegar ao seu final, pois ninguém tem tempo a perder com algo que não utilidade.

Para conseguir esse impacto com o texto é necessário usar 3 perguntas como base para a construção do texto que são:

– O que está sendo oferecido na mensagem?

– Para quem se está oferecendo?

– Qual é o benefício que pode ser obtido?

Essas respostas devem aparecer de forma rápida e prática no texto do e-mail para serem eficientes.

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