O cronograma de Processos é uma ideia poderosa para seu negócio

O cronograma de Processos é uma ideia poderosa para seu negócio

Uma forma de tornar o trabalho da sua equipe muito mais dinâmico e assertivo é elaborar um cronograma para processos. Esse método permite estabelecer uma lógica de passos a serem cumpridos, guiando os colaboradores dentro dos prazos e atingindo resultados satisfatórios. O mais interessante é a simplicidade dessa metodologia, que não exige muito tempo e nem recursos para ser estabelecido.

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Como um Cronograma Ajuda na Produtividade?

Quando se estipulam prazos para a conclusão das diferentes etapas de um projeto, é mais fácil ter controle sobre o andamento do mesmo. Os colaboradores envolvidos passam a ter mais domínio das suas tarefas, uma vez que têm uma lista com a sequência de tudo o que precisam fazer, assim como percebem mais efetivamente como seu trabalho influencia nas atividades dos demais.

O cronograma de atividades também desperta uma sensação interna de desejo de cumprir o estabelecido e fazer ainda mais. As pessoas se sentem motivadas a chegar ao fim da lista de processos, pois, nesse momento, se sentem vencedoras. Porém, é essencial manter o espírito de simplicidade do cronograma no momento de elaborá-lo, evitando, assim, que ele se torne apenas uma peça a mais de burocracia para a sua equipe.

Como Montar um Cronograma Para Processos

A seguir vou dar algumas dicas para quem ainda tem dúvidas sobre como deve ser feita a construção de um cronograma para processos.

1 – Tenha em mente os objetivos e metas gerais da empresa

Todo e qualquer projeto realizado por diferentes departamentos de uma companhia tem como objetivo central contribuir para o resultado geral. Sendo assim, é fundamental que o gestor da equipe se preocupe em conhecer quais são os passos futuros da organização e qual o papel desse projeto especificamente para que isso se concretize. Nada é mais motivador para uma equipe do que saber como o seu trabalho contribuirá para o crescimento do todo.

2 – Determine quem são os clientes e os fornecedores

Antes de adicionar um processo ao cronograma da sua equipe, o gestor deve ter bem claro quem são os clientes e quem são os fornecedores. Observe que, dependendo do setor em questão, essas duas figuras serão componentes internos da corporação.

O setor de desenvolvimento de produtos, por exemplo, pode ter como cliente o departamento de produção da empresa e como fornecedores o de engenharia, que irá viabilizar ou não o projeto. Com acesso a essas informações, os colaboradores se sentirão mais preparados para realizar as suas tarefas com o máximo de assertividade.

3 – Estabeleça marcos intermediários (milestones)

Um dos grandes problemas que muitas companhias enfrentam é o atraso na entrega de um determinado projeto, o que acarreta em sérios prejuízos. Esses atrasos podem ser previstos com antecedência e, até mesmo, evitados, estabelecendo os chamados milestones, que são marcos intermediários, isto é, determinação de datas de entrega de partes que compõem uma demanda maior.

Ter em mente apenas o prazo final para entrega de um projeto nem sempre é eficiente para manter a organização dentro do seu prazo. O gestor e sua equipe podem, através do acompanhamento dos milestones, perceber grandes desvios no curso das etapas do seu projeto. Com esse elemento no seu cronograma de processos será possível até mesmo organizar reuniões com outros setores para apresentar o andamento.

4 – Estipule prazos possíveis

Nenhum gestor quer deixar a sua equipe estressada e sobrecarregada, contudo, isso pode acontecer devido a erros de cálculo de prazos para a conclusão de cada etapa dos projetos. O primeiro ponto a considerar é que cada indivíduo tem seu conjunto de habilidades e dificuldades, de maneira que uma mesma tarefa pode ter durações diferentes para pessoas distintas.

O ideal para não expor nenhum membro da equipe como mais “fraco” é estabelecer um tempo de prazo que atenda a demanda daqueles que podem demorar um pouco mais para concluir a atividade. Trabalhar num ritmo um pouco mais lento não significa, necessariamente, falta foco ou qualificação. O gestor deve ficar atento, ainda, à questão de que não é positivo estar sempre correndo contra o relógio devido a imposição de prazos que são impossíveis.

5 – Reduza a quantidade de reuniões

A melhor forma de aumentar a produtividade da sua equipe em diferentes etapas de um projeto é reduzir a quantidade de reuniões que serão realizadas dentro do prazo estipulado para a conclusão de cada tarefa. Muitas companhias já perceberam que realizar muitas reuniões pode fazer com que seus colaboradores passem mais tempo discutindo sobre um projeto do que trabalhando propriamente nele.

Uma dica é manter uma média de duas reuniões para cada etapa de um projeto, independentemente de ele ter um tempo mais longo para ser concluído. Além disso, é necessário ter o cuidado de fazer com que o período das reuniões seja aproveitado ao máximo sem desvios.

6 – Mantenha o cronograma atualizado

Durante a realização de um projeto é interessante manter o seu cronograma devidamente atualizado, isto é, considerando os atrasos e mudanças que eventualmente acontecem. Ter problemas durante a conclusão de processos é normal, a forma mais inteligente de contorná-los é saber jogar com os prazos, tornando-os mais flexíveis ou menos longos de acordo com a necessidade.

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