Saiba como criar uma planilha de gastos mensais para sua empresa

Saiba como criar uma planilha de gastos mensais para sua empresa

A planilha de gastos mensais pode ser uma excelente ferramenta para pequenas empresas realizarem um controle efetivo das suas finanças e uma gestão mais assertiva. A administração dos recursos financeiros é essencial para que a organização se mantenha no mercado a médio e a longo prazo. Conforme um negócio se expande também evoluem as formas de controle das finanças incluindo a possibilidade de uso de um software, no entanto, inicialmente não há alternativa mais interessante.

7 Dicas de como criar uma planilha de gastos mensais para o controle das finanças da empresa

Abaixo listei algumas dicas para quem deseja utilizar uma planilha de gastos como método para a gestão do capital da companhia.

1 – Entenda o que é a planilha de gastos mensais

Trata-se de uma planilha em que são reunidos todos os gastos mensais da sua companhia com o objetivo de que seja possível somá-los para saber quanto se despendeu nesse intervalo de tempo, ou seja, em um mês. A metodologia do uso desse tipo de planilha prevê que todos os gastos sejam anotados, dos menores para os maiores com divisão de categorias para torna-la mais didática.

2 – Escolha o modelo ideal de planilha para sua companhia

Cada empresa tem seu próprio método de gerenciamento de maneira que pode se adaptar mais ou menos a modelos de planilhas distintos. A dica é conhecer em maiores detalhes as opções disponíveis para conseguir determinar o que se encaixa melhor com o seu empreendimento. Por exemplo, planilhas do Excel têm como vantagens o fato de que quase todo mundo sabe trabalhar com a interface e também que utiliza fórmulas que permitem tornar os cálculos mais práticos.

Contudo, algumas empresas podem precisar que seus funcionários tenham acesso aos dados da planilha em diferentes pontos físicos. Nesse caso a recomendação é apostar em plataformas que permitam armazenamento na nuvem como o Google Drive, por exemplo. Considere o que vai tornar o trabalho da sua equipe mais prático no dia a dia para que possa então fazer a escolha mais interessante.

3 – Dados que devem constar na planilha

Uma das dicas mais valiosas para quem está pensando em adotar o uso de planilhas de gastos mensais é saber quais são os dados mais relevantes que devem constar nesse documento financeiro. Basicamente é importante que conste uma descrição do gasto, o seu valor, a data em que a transação foi realizada e o cálculo final do tanto que foi gasto.

Como mencionei é interessante que a planilha tenha a divisão dos gastos em categorias distintas como, por exemplo, de custos fixos e variáveis. No primeiro grupo estão os custos que precisam ser pagos todos os meses e que mantêm um valor constante. Já no segundo grupo entram os custos que apresentam variação ou que não acontecem todos os meses.

4 – Aprenda a interpretar as mensagens da planilha de gastos mensais

O objetivo de registrar todos os movimentos da vida financeira da sua empresa numa planilha é ter como entender qual a lógica do uso do capital, por isso as planilhas devem ser divididas em categorias. Assim é possível entender quanto dos recursos estão sendo direcionados para o pagamento de impostos, para a manutenção da capacidade operacional, para a aquisição de matéria-prima e assim por diante.

Com essa ‘leitura’ fica simples identificar pontos em que os gastos podem ser sensivelmente reduzidos de maneira a tornar sua companhia mais eficiente. Talvez parte dos recursos esteja sendo desperdiçada e você, como gestor responsável por olhar para o todo, não esteja conseguindo ver. Esse sistema contribui também para a definição de metas reais.

5 – Faça planejamentos de investimentos mais estratégicos

Ainda seguindo na ideia apresentada no tópico acima sugiro que os dados armazenados nessa planilha sejam usados para definir rumos mais estratégicos para a sua empresa. Conhecendo o montante que entra e que sai da companhia o gestor pode identificar a existência de eventuais reservas para realizar investimentos que poderão posicionar a sua marca de maneira mais competitiva no mercado.

6 – Mensure o resultado de alcance de metas

Mais um ponto bastante positivo do uso de planilhas de gastos é a possibilidade de mensurar os resultados obtidos em diferentes ações. Não acompanhar de perto o retorno que as estratégias delineadas pela organização obtêm é uma forma de perder o controle sobre a gestão.

A mensuração é essencial para entender o que funciona, o que não funciona e o que funciona melhor do que as demais estratégias. Com uma planilha que registra todos os movimentos financeiros da companhia fica mais simples saber se as metas estão sendo alcançadas.

7 – Softwares

As planilhas podem ser bem interessantes para companhias que estão iniciando as suas atividades empresariais e que não têm tantos registros de transações financeiras. No entanto, conforme o negócio for se expandindo e passando a ter mais funcionários envolvidos mais será necessário ter uma estrutura mais assertiva como a de um software, mantenha isso em mente.

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