Confira as dicas para ter reuniões produtivas em sua empresa.

Confira as dicas para ter reuniões produtivas em sua empresa.

Grande parte dos colaboradores de empresas de todos os portes tem a impressão de que reuniões produtivas são como unicórnios, algo fantástico que habita apenas a imaginação do ser humano. Contudo, esses momentos de discussão a respeito de temas pertinentes para a organização são necessários para chegar a soluções para as mais variadas demandas. Saber conduzir assertivamente as reuniões é fundamental para que não se torne tempo desperdiçado e sim tempo bem empregado.

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Dicas Para Ter Reuniões Produtivas na Sua Empresa

Abaixo listei algumas dicas primordiais para que as reuniões com a sua equipe se tornem mais profícuas na conquista de bons resultados.

Pauta

O grande problema das reuniões é que geralmente as pessoas não sabem por que estão sentadas ao redor da mesma mesa. O primeiro ponto a ser repensado para conquistar a produtividade é estabelecer a criação de uma pauta, isto é, uma lista de temas que serão abordados para que os presentes possam se preparar com antecedência. Além de evitar que alguns colaboradores cheguem irritados – por acreditar que podiam estar fazendo outra coisa nesse momento – se tem um melhor aproveitamento na discussão.

Reduza o número de pessoas

Muitas organizações têm descoberto ser mais eficiente fazer 3 reuniões com 5 pessoas cada do que apenas uma com 15. Quando se tem muitas pessoas num mesmo ambiente é difícil manter a atenção de todas elas no que é realmente importante. A solução é simples, use a pauta do tópico anterior para selecionar os indivíduos cuja presença é realmente relevante. Percebendo que é possível dividir essa pauta em duas partes convide as pessoas em grupos menores.

Tempo de reunião

Um dos principais empecilhos para ter reuniões produtivas é o tempo dedicado a cada uma. A lógica de trabalho mudou nas últimas décadas, hoje em dia com a conectividade tudo está mais ágil e as pessoas perderam a capacidade de permanecer longas horas discutindo. Uma forma de otimizar as reuniões é reduzir o tempo de duração delas, estabeleça que uma reunião não pode ser mais do que meia hora sendo que 15 minutos é o tempo ideal. Para situações em que seja necessário um tempo mais longo organize um tipo de reunião diferenciado, isto é, busque engajamento dos participantes.

Organize um cronograma

Nada é mais frustrante para os colaboradores do que estar realizando uma tarefa importante e de repente receber uma mensagem no chat de comunicação interna avisando de uma reunião em 15 minutos. A desorganização das reuniões impacta diretamente na produção dos envolvidos e acarreta em prejuízos para a própria organização. O gestor deve montar um cronograma observando os melhores horários para alocar as reuniões.

Fuja de falas prolixas

Reuniões não são momentos para fazer discursos motivacionais, pois o resultado é o oposto, as pessoas começam a ficar sem paciência lembrando da mesa cheia de tarefas que deixaram para estar ali. O momento de encontro dos colaboradores deve ser usado para discutir questões pertinentes. Todos devem ter espaço para falar, afinal reuniões produtivas são marcadas por diálogos e não por monólogos.

Cafezinho nas reuniões tensas

Se a reunião será longa e tem como objetivo chegar a respostas que irão marcar viradas para a organização é interessante determinar uma pausa para o cafezinho. Dependendo da duração dessa reunião até mesmo um lanchinho é bem-vinda, afinal quem consegue pensar com clareza quando está com fome?

Tenha quadros para anotações

Mesmo com tecnologias de gravação ou de anotação rápida a dica para que as reuniões sejam mais produtivas é ter um bom e velho quadro de anotações, daqueles em que se pode escrever com pincel atômico. A equipe se sentirá mais motivada ao observar que suas sugestões são incorporadas a superfície e que tem voz ativa nesse momento de grande relevância.

Divulgue os resultados das reuniões

Para que seus funcionários não fiquem mais com a impressão de que reuniões são perda de tempo é importante manter a divulgação interna do que se obteve de resultado a partir das discussões ocorridas dentro das salas da companhia. Simplesmente enviar uma mensagem no sistema interno dizendo: “Conseguimos reduzir os custos na área X com a sugestão dada por Y na última reunião” já serve de motivação. Mais colaboradores irão se esforçar para dar boas sugestões nas próximas reuniões.

Ouça o que os funcionários têm a dizer

Muitas organizações sabem da importância de ouvir o que os seus consumidores têm a dizer, contudo, nem sempre atentam para as contrições que podem ser dados pelos funcionários. A recomendação é a cada três ou seis meses fazer uma pesquisa de opinião a respeito da efetividade das reuniões bem como pedir sugestões para melhorias. Ninguém saberá melhor do que os colaboradores o que funciona e o que pode ser abandonado. Para que a pesquisa tenha respostas mais sinceras não peça que informem nome.

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