Fluxograma - Conheça melhor essa ferramenta

Fluxograma - Conheça melhor essa ferramenta

Um fluxograma é uma representação gráfica de um determinado processo. É utilizado em empresas de vários segmentos. Seu propósito é mostrar como um processo funciona, ou deve funcionar, de uma forma clara, a fim de que os colaboradores de todas as áreas de uma mesma empresa entendam.
 

Qual é a Função do Fluxograma?

 
Um fluxograma mostra na forma de um desenho como um processo é executado do início ao fim, geralmente em ordem sequencial. Este tipo de gráfico pode ser usado para treinamentos, documentar um processo atual, verificar a eficiência de um novo processo ou para apresentações.
 
Usar um fluxograma para analisar um processo é interessante também quando você está buscando gargalos de produtividade ou sobrecarga em determinado setor. Adicione símbolos a um fluxograma de processo simples, em que cada ícone represente uma pessoa ou grupo responsável por uma tarefa. Então, um gerente ou diretor de projetos pode ver se algum grupo está sobrecarregado ou se outros não são necessários em um determinado processo.
 

Os Símbolos Utilizados em um Fluxograma

 
Um fluxograma pode ter formas geométricas diferentes, cada uma simboliza uma informação ou uma etapa, como início, fim, fluxo, etapa, decisão, etc. A forma com as extremidades arredondadas representa o início ou o fim do processo, já os retângulos são usados para mostrar as etapas intermediárias. Essas formas são conhecidas como símbolos de fluxograma.
 
Existe uma grande variedade delas, mas apenas utilizando as mais básicas é possível criar um fluxograma claro e preciso. Apenas é importante conhecê-las e saber a função de cada uma para fazer o uso correto, a fim de representar cada etapa com clareza.
 

Dicas Para Fazer um Fluxograma

 
Um bom fluxograma deve comunicar um processo de forma clara e eficaz. Ao começar, é importante determinar sua finalidade e, então, construí-lo para esse propósito. Será usado para treinar um novo funcionário para uma tarefa ou trabalho específico? É um conjunto de instruções para montar um produto? Será usado como uma visão geral da empresa para uma apresentação de grupo?
 
Se ele for ser usado para explicar um processo para outra pessoa, então você precisa ter muito cuidado sobre como vai desenhá-lo. Um bom fluxograma de processo precisa transmitir as informações de uma forma que seja fácil de entender.
 
Existem programas específicos para criar fluxogramas que fornecem modelos prontos, apenas para você preencher colocando as informações. Essa opção é bastante interessante e prática. Além disso, ferramentas de edição de texto e criação de slides também contam com formas próprias para a criação desse tipo de representação gráfica.
 

Questões Que Podem Ser Respondidas Utilizando o Fluxograma

 
Enquanto elabora um fluxograma, é importante ter em mente que ele precisará ser capaz de responder as seguintes questões:
 
• Quais são os pontos fortes e fracos do processo?
 
• O processo desenhado pode ser remodelado a fim de se tornar mais eficiente?
 
• O processo em questão desempenha um papel importante na empresa?
 
Além dessas questões básicas, o fluxograma também possibilita um maior entendimento a respeito de temas como:
 
• Uma visão ampla e detalhada dos processos da empresa.
 
• Encontrar possíveis casos de desperdício.
 
• Descobrir quando acontece os momentos de tomada de decisão.
 
• Ver como a informação é passada de um setor para outro.
 
• Sabes quais são os recursos da empresa que estão envolvidos no processo.
 
• Definir um padrão de trabalho.
 
Além desses tópicos citados, um fluxograma poderá ajudar uma organização a encontrar respostas para uma série de questionamentos importantes.
 

Cuidados ao Criar um Fluxograma

 
Pense em Quem Irá Analisá-lo: Quando você vai passar uma informação para alguém, é normal que leve em consideração os conhecimentos da pessoa para definir seu vocabulário, com o fluxograma deve acontecer da mesma forma. Ao cria-lo, pense em quem irá analisá-lo: É alguém do mesmo setor que você? É um novo funcionário? É importante que você faça um modelo de fluxograma que seja claro e de fácil entendimento para a pessoa que irá vê-lo.
 
Represente um Cenário Realista: Algumas pessoas pecam ao criar um fluxograma porque levam em consideração como um processo deveria ser e não como ele realmente é. Para que ele realmente traga benefícios e entendimento para uma organização é fundamental descrever todos os passos de forma clara e realista.
 
Seja Claro e Sucinto: Da mesma forma que ele deve ser realista, precisa também passar clareza para ser de facilmente compreendido, por isso tome cuidado para não acrescentar sub-etapas desnecessárias e torna-lo muito confuso.
 
Trabalho em Grupo: Geralmente, um fluxograma é construído com a participação de um grupo de pessoas. É interessante que nesse grupo estejam colaboradores de várias áreas e níveis hierárquicos. O conhecimento de profissionais de cada setor da empresa vai deixar a representação do processo muito mais rica. O grupo deve estar entrosado e aberto para aceitar ou sugerir melhorias.
 
Funcional: É fundamental que o fluxograma seja funcional para que realmente traga melhorias para a empresa. Fazê-lo apenas para ficar exposto no quadro de informações não irá trazer nenhum benefício.
 
E você, já fez um fluxograma para a sua empresa? Acha que ele pode trazer outros benefícios além dos citados no artigo? Conte-me nos comentários.