Você conhece o método de organização Kanban?

Você conhece o método de organização Kanban?

Para que o empreendedor tenha total controle do que acontece dentro da sua empresa, é necessário que sua equipe esteja na mesma linha de raciocínio estratégico que ele. Para isso, uma boa comunicação e muita organização ajudam a incrementar, e muito, a produtividade coletiva do seu negócio. Então, eu quero te ajudar a aprender mais uma forma de transformar o andamento das suas atividades.
 

Método Kanban

 
Desde os anos 80, aqui no Brasil, uma estratégia de organização de demandas tem sido bastante utilizada e seu nome tem origem japonesa. Chamado de Método Kanban (cartão, no idioma japonês) essa é uma forma de sinalizar o fluxo da empresa usando cartões coloridos que indicam em qual estágio está determinada tarefa. Podendo ser reconhecido também como Gestão Visual, o Kanban consegue comunicar uma mensagem simples e importante para um grande número de pessoas envolvidas na tarefa e é algo muito fácil de ser executado dentro da sua empresa.
 

Formas de aplicar o método Kanban

 
Isso é algo que depende muito de como o seu negócio funciona, afinal, há pessoas que abrem mão de caneta e o papel e existem aqueles entusiastas da tecnologia. Para quem prefere deixar tudo virtual, existem softwares que organizam as demandas por cor e prazo a ser entregue, tudo na tela do computador. Já os que gostam de algo mais palpável, uma forma muito simples de colocar o Kanban no seu dia a dia é usando post its coloridos.
 
Para organizar é só escolher qual a cor que representa cada tipo de estágio em que o trabalho está e associar esses cartões às tarefas da empresa. Por exemplo, podem ser cartões que simbolizam as demandas como: previsto, em andamento, executado, validado, aguardando, por exemplo. Junto de uma reunião diária para acompanhamento do que está acontecendo entre as áreas, o empreendedor garante muito mais dinâmica ao fluxo de trabalho e fica bem mais difícil perder prazos e oportunidades já que todos têm acesso a essas informações observando os cartões.
 
Um exemplo clássico do método são quadros brancos com colunas divididas e os timings (prazos) descritos em cada uma delas. Com post its coloridos, o responsável por cada demanda coloca o nome da sua tarefa no estágio descrito para que todos consigam observar o status daquele projeto. Sempre que alguma alteração ocorrer, o post it deve ser realocado para a nova etapa ou retirado se a tarefa tiver sido concluída.
 
O objetivo final do método é gerar mais integração entre quem planeja e quem executa, por exemplo. Afinal, se uma área não souber que a outra já está prevendo uma alteração ou que já tem sua tarefa pronta, o trabalho do próximo estágio fica trancado esperando esse anúncio. Com os cartões coloridos, a sintonia acontece mais facilmente e as tarefas conseguem correr sozinhos entre os setores.
 

Momento certo

 
Em inglês, a expressão just in time faz parte da estratégia do Kanban. Essa parte do processo seria correspondente a empresas que não querem armazenar muita matéria – prima no estoque e por isso, querem conseguir vender e entregar mais para manter um nível reduzido de produtos guardados.
 

Vantagens não faltam

 
O empreendedor que está querendo implementar esse método na sua empresa só enxerga vantagens aos negócios, isso porque como já falei antes, um empreendimento bem organizado tem mais chances de fazer sucesso. Veja algumas das principais vantagens do Kanban:
 

Fluxo de trabalho

 
Todo o planejamento do trabalho fica mais visual e acessível e é possível observar lacunas de tempo livre, entregas atrasadas e todo o fluxo da empresa mais claramente por diferentes setores da empresa;
 

Flexibilidade

 
Conseguir ter um olhar macro sobre toda demanda que está acontecendo ao mesmo tempo no seu empreendimento faz com que a produção toda seja otimizada, afinal, se uma tarefa cai, é só remanejar as outras conforme se observa no quadro geral.
 

Atualização

 
Sempre todas as tarefas estarão ali representadas e facilmente atualizadas.
 

Previsão

 
Olhando o todo, é possível prever quando os trabalhos estarão prontos ou quando será necessário investir em mais insumos.
 

Cobrança

 
Quando o empreendedor consegue acompanhar todo o fluxo de trabalho, ele consegue entender melhor quais os setores que estão rendendo mais e os que têm tido dificuldades de entregar as tarefas. Assim, observando os cartões, é possível chegar diretamente na área com problemas e realizar ações específicas com os responsáveis.
 
Quando se trabalha com muitas pessoas de setores diferentes e todas as demandas estão interligadas, é muito importante que o empreendedor seja a chave-mestra de toda a operação. E para saber de tudo que acontece e para conseguir tomar decisões de forma mais assertiva e rápida, usar o Kanban pode trazer inúmeros benefícios. Porém, ele não se resolve sozinho, é necessário que os responsáveis pela gestão das diversas áreas do negócio ajudem a manter todas as informações atualizadas e os processos fluindo. Com isso, a empresa tem mais condições de crescer e melhorar o ambiente de trabalho dando mais autonomia e agilidade para cada setor e garantindo que nenhuma oportunidade de crescimento ou melhoria passe despercebida.