Conheça as vantagens da Planilha de controle financeiro

Conheça as vantagens da Planilha de controle financeiro

A gestão de um negócio pode ser extremamente complicada haja vista o tanto de tópicos que devem ser levados em conta pelo administrador. Planilhas de controle financeiro podem ser de grande auxílio para manter todos esses fatores sob controle evitando potenciais crises e prejuízos em larga escala. O papel das planilhas é permitir que o administrador saiba exatamente tudo o que está acontecendo e o que precisa ser remanejado.

Uso de planilha de controle financeiro: Saiba como pode ajudar sua empresa

A seguir vou apresentar alguns tipos de planilhas de controle financeiro e como podem ser de grande ajuda para a gestão do dia a dia do seu empreendimento.

1 – Planilha financeira de controle de caixa: Lançamentos diários de entradas e saídas

Não ter o devido controle do fluxo de caixa da sua companhia pode fazer com que eventualmente o seu empreendimento tenha que fechar as portas. Ter uma planilha de controle diário de entradas e saídas é fundamental para saber como está caminhando o seu negócio bem como registrar vendas e compras.

Nessa planilha devem constar todos os custos fixos como despesas administrativas, de produção e o pró-labore dos sócios. Geralmente o controle é feito mensalmente, contudo, nada impede de que seja feito semanal ou quinzenalmente.

2 – Planilha financeira de vendas: Conhecimento e controle do fluxo de vendas

Trata-se de uma planilha que objetiva conhecer os períodos em que as vendas do seu negócio aumentam e diminuem. Sendo assim, é ideal que tenham colunas em que conste o número de vendas realizadas bem como a data de saída do produto.

Em companhias em que há um número significativo de vendedores é interessante identificar o colaborador responsável pelas vendas para saber quem está tendo melhor rendimento. Um dos resultados que essa planilha de controle oferece é a identificação de potencial sazonalidade.

3 – Planilha financeira de controle de estoque: Para não ter falta e nem excesso

O controle do estoque é imprescindível para que seu negócio não tenha sobras (produtos encalhados) e nem falta de itens para atender a demanda dos seus clientes. Na planilha de controle desse setor da empresa é essencial que estejam tópicos como compras realizadas com sucesso, compras canceladas, compras devolvidas e quantidade remanescente de cada item. Esses dados permitem fazer o cálculo do estoque médio de maneira a ter uma ideia mais próxima da realidade do que se tem à disposição para atender aos pedidos dos clientes.

4 – Planilha de controle de pagamentos e recebimentos: Situação financeira do negócio

Uma das planilhas de controle financeiro mais relevante para que um empreendimento de mantenha operante no mercado. Através do registro de pagamentos e recebimentos o gestor poderá conhecer a situação atual da sua companhia de maneira a elaborar um planejamento pertinente para os próximos meses e até anos.

Além disso, essa planilha detalhada permite identificar quais estão sendo as despesas mais frequentes e se tem algum ponto em que a gestão financeira pode se tornar mais eficiente. O trabalho de otimização e corte de custos contribuirá para a consolidação da sua organização no mercado a médio e longo prazo. Essa ferramenta ainda permite fazer previsões das entradas e saídas do caixa evitando surpresas.

Nessa planilha deve constar as despesas fixas e variáveis, use os dados para determinar o ponto de equilíbrio do seu empreendimento, ou seja, qual é o valor a partir do qual tudo o que se ganha passa a ser lucro (quando as despesas são plenamente cobertas). Um cuidado importante nessa planilha é fazer a separação dos recebimentos por data de entrada bem como os pagamentos por data de compensação.

Planilhas e softwares de gerenciamento financeiro

Empreendimentos de pequeno e médio porte podem utilizar com bastante assertividade planilhas mais simples como as de Excel, por exemplo. Contudo, quem busca uma gestão mais eficaz e tem uma empresa maior e mais complexa para comandar pode e deve considerar o uso de softwares, muitos utilizam como base o sistema de planilhas não fugindo do que o empreendedor já conhece.

Uma das vantagens que os softwares apresentam em comparação as planilhas simples é permitir um maior controle de acesso aos dados. As companhias não podem arriscar que informações financeiras sejam acessadas por quaisquer pessoas sem critérios então pense a respeito de métodos para realizar esse controle. Os softwares focados no controle financeiro permitem reduzir significativamente os erros humanos.

Convergência de dados

As planilhas de controle financeiro se tornarão mais eficientes ao passo em que puderem ter seus dados cruzados com efetividade evitando dessa forma que informações importantes deixem de ser obtidas por uma observação única de cada categoria. Softwares de controle financeiro geralmente já conseguem fazer esse cruzamento de dados.

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