Os benefícios que a gestão eletrônica de documentos trás para a empresa

Os benefícios que a gestão eletrônica de documentos trás para a empresa

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma solução tecnológica para que as empresas consigam eliminar arquivos físicos e ter controle absoluto de todas as suas informações com mais segurança. Armazenar e catalogar todos os documentos da organização num sistema único torna mais fácil que os colaboradores tenham acesso aos dados de que necessitam em seu dia a dia, além de permitir mais controle de quem está acessando cada informação.
 

O Que é GED?

 
A gestão de documentos por plataforma eletrônica, conhecida como GED, tem se tornado comum em companhias de todos os portes nos últimos anos com o crescimento da relevância do setor de Tecnologia da Informação. Para que fique mais clara a importância de contar com um sistema de gestão, é interessante ressaltar que ele permite o gerenciamento de diferentes tipos de mídia, como arquivos de imagem, texto, som, vídeo entre outros.
 
Os documentos físicos podem ser substituídos por versões digitais que integram o sistema de gestão que é seguro e prático. As companhias podem seguir dois caminhos para armazenar os seus documentos. O primeiro deles é contar com um servidor interno que trabalhe em parceria com um software de GED, a dificuldade dessa alternativa é o seu custo elevado. Pequenas e médias empresas costumam usar sistema de compartilhamento na nuvem para que seus colaboradores tenham acesso às informações.
 

Por Que é Positivo Fazer Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?

 
Para quem ainda ficou com dúvidas a respeito dos pontos positivos de fazer a gestão de documentos com auxílio de uma plataforma digital, listei alguns itens comparativos entre o sistema eletrônico e o convencional.
 

Informações organizadas

 
Ter uma plataforma de gerenciamento de arquivos é uma forma de manter informações organizadas e fáceis de acessar. Muitas organizações vivem um verdadeiro caos de dados em sua rotina, porque possuem sistemas convencionais obsoletos que não seguem critérios para armazenar as informações. O trabalho do software de GED permite que os arquivos sejam armazenados seguindo um índice e que sejam catalogados alguns temas. Não é difícil ficar sabendo de casos em que companhias perderam ações na justiça porque não tinham em mãos algum documento que ficou perdido num sistema de organização confuso.
 

Segurança para as informações da sua empresa

 
Uma das questões mais delicadas em relação ao armazenamento de informações diz respeito ao acesso indiscriminado a dados que são relevantes para a companhia. Os softwares de gestão de documentos permitem que sejam configuradas senhas de acesso para cada tipo de arquivos, bem como registram quem são os colaboradores que estão acessando cada informação.
 

Economia

 
Quando pensamos no sistema convencional de armazenamento de arquivos, nos vem em pensamento salas destinadas a armários para arquivamento e pessoal destinado a análise e localização dos itens. Se a organização adota o GED, pode reduzir custos significativamente, pois elimina a necessidade de manter um espaço físico ocioso para guardar papel.
 
A sala de arquivos pode se tornar um espaço útil na companhia para outra finalidade. Além disso, não é mais necessário manter funcionários na posição de controle dos arquivos e os colaboradores economizam tempo para fazer a busca daquilo que necessitam, uma vez que os softwares de gestão contam com inteligentes ferramentas de busca.
 

Realização de procedimentos

 
Os softwares GED se caracterizam, ainda, pela criação de etapas para a realização de cada processo. O trabalho de arquivamento passa a obedecer a uma série de procedimentos que torna o todo mais organizado. Passa a existir unidade tornando o trabalho muito mais assertivo. Padronização é uma palavra-chave para as companhias que desejam realizar as suas tarefas com excelência.
 

Se for necessário pode ser impresso

 
A base do sistema de gestão de documentos é a digitalização dos arquivos para que eles formem uma base digital de informação para a companhia, no entanto, se for necessário, podem ser facilmente impressos. Num sistema de arquivamento tradicional, o documento impresso que não é guardado com cuidado pode sofrer danos físicos, tornando-se ilegível ou mesmo ser perdido.
 

Dicas Para Implantar o GED em Sua Empresa

 
Para que o sistema GED seja implantado com assertividade na sua empresa, é importante ficar atento a algumas questões que incluem:
 
Escolha de tecnologia compatível com as necessidades da empresa: Antes de fechar a implantação de um sistema GED para a sua empresa, é importante pesquisar os custos para mantê-lo a longo prazo, bem como se a sua estrutura é compatível com a organização.
 
Invista no treinamento dos colaboradores: Os funcionários da empresa precisam saber como gerenciar e utilizar o sistema de armazenamento de informações. Investir somente na tecnologia GED é um grande erro que pode fazer todo o dinheiro escorrer pelo ralo.
 
Não estabelecer um sistema de organização: Somente a digitalização dos documentos não é o bastante para que se tenha verdadeiramente um sistema de gestão eletrônica de informações. Há a necessidade de criar um sistema de organização em que os documentos sejam salvos em diferentes pastas.
 
Gostou de conhecer um pouco melhor o sistema GED? Comente a respeito da digitalização e organização eletrônica de documentos.