Aprenda realizar o fechamento de caixa em sua empresa

Aprenda realizar o fechamento de caixa em sua empresa

Um controle de caixa eficiente é fundamental para um negócio ter sucesso. Afinal, de nada adianta ter um faturamento nas alturas se o dinheiro recebido não é bem administrado. O fechamento de caixa é uma tarefa que deve ser realizada com muita atenção e organização, sempre verificando as informações que estão sendo registradas. Continue acompanhando este artigo e confira dicas infalíveis para fazer um controle eficiente do caixa da sua empresa.
 

Passo-a-passo Para um Fechamento de Caixa Eficiente

 
A expressão fechamento de caixa se refere ao ato de conferir as movimentações financeiras realizadas durante todo o dia, com o objetivo de verificar se os valores registrados estão corretos. É uma função que deve ser realizada por um profissional com conhecimento em finanças e que seja da mais inteira confiança do dono da empresa, pois ele terá acesso a informações confidenciais e às contas. Para realizar um controle de caixa eficiente é necessário seguir alguns passos básicos. Veja quais são eles:
 

Passo 1: Conferência de Valores

 
O processo de fechamento do caixa se inicia ao final do expediente. É importante que o responsável verifique o tempo que gasta para fazê-lo e, então, se programe para manter essa rotina todos os dias. Todas as movimentações financeiras que ocorreram durante o dia precisam ser verificadas com muita atenção. É necessário separar os valores das movimentações realizadas nas seguintes categorias:

  • Quantia em notas e moedas,
  • Cheques pagos e recebidos,
  • Vales pagos para funcionários,
  • Gastos no cartão de débito e crédito,
  • Outros pagamentos que tenham sido pagos ou recebidos.

 

Passo 2: Cálculos das Entradas e Saídas de Dinheiro

 
Agora é o momento em que se deve somar todas as entradas e saídas e, então, fazer a subtração para descobrir quanto ficou no caixa, seja em dinheiro, cheque, depósitos, etc. Apesar de parecer simples, saiba que é comum que os valores não batam e o caixa pareça estar com mais ou menos dinheiro do que deveria. Isso pode acontecer por diversos motivos, como movimentações realizadas sem recibo e erro de troco, por exemplo.
 
Quando houver esse tipo de divergência, o responsável pelo fechamento do caixa deverá investigar o que ocorreu para que todas as informações fiquem alinhadas. É importante realizar esse processo diariamente, pois assim fica mais fácil encontrar respostas quando acontecer de o caixa não bater. Quanto mais tempo passar, mais difícil fica de descobrir a origem e destino de cada valor.
 
É fundamental que todos os funcionários que tenham o poder de fazer transações financeiras dentro da empresa sejam muito bem orientados a sempre entregar recibos para o departamento financeiro, independentemente do valor. Seja a compra de um equipamento ou um pacote de folha de sulfite para o escritório, tudo deve ser comprovado e registrado. Assim, ficará mais difícil de acontecer casos de o caixa não fechar com todos os valores corretos.
 

Passo 3: Preparação do Caixa Para o Dia Seguinte

 
Após realizar a verificação de todos os valores referente às entradas e saídas, é necessário preparar o caixa para o dia seguinte. Deve-se fazer as seguintes tarefas:
 

  • É necessário retirar os valores em dinheiro que estiverem em excesso e destinar para a conta da empresa no banco. Esse procedimento, conhecido como sangria, é importante, principalmente por uma questão de segurança.
  • Fazer o fechamento do dia na planilha ou sistema de finanças adotado pela organização.
  • Separar um valor que será usado no dia seguinte para pequenos pagamentos, troco, etc.

 

A Importância de Contar Com um Software de Gestão Financeira

 
Quando micro e pequenos negócios são abertos, é natural que o dono queira cortar o máximo de custos possível, afinal ainda não há lucro. Então, é bastante comum que a gestão financeira seja realizada por meio de planilhas, em que são registradas todas as entradas e saídas de dinheiro. Porém, conforme a empresa cresce, pode se tornar mais complicado lidar com planilhas manuais e a necessidade de contar com um software mais moderno aumenta a cada dia.
 
A minha dica é que você não espere muito mais adotar um sistema de gestão financeira, pois, se demorar, quando for fazer a migração, terá muito mais trabalho para transferir as informações. Hoje em dia existem diversas empresas que fornecem esse tipo de software, basta pesquisar até encontrar um que atenda às necessidades do seu negócio e que caiba no seu orçamento.
 
Além dos sistemas específicos para controle financeiro, há aqueles que integram todos os setores da empresa, chamados de ERP. Eles possuem um custo um pouco maior, mas só ótimos para empresas que já se desenvolveram e têm como fazer esse investimento. Os softwares do tipo ERP facilitam a tomada de decisão por parte do dono porque dão uma visão geral do negócio, incluindo tanto o caixa quanto estoque, produção, vendas, etc.
 
Na sua empresa o fechamento de caixa é realizado diariamente? Como o processo é feito e quem é o responsável por essa tarefa? Compartilhe sua experiência comigo nos comentários!