Fluxograma - Veja como ele pode ajudar sua empresa

Fluxograma - Veja como ele pode ajudar sua empresa

Um fluxograma de processos é uma representação gráfica que mostra uma rotina de trabalho dentro de uma empresa. Cada etapa é representada por um símbolo e contém uma breve descrição sobre ela, além de setas que mostram a direção do fluxo e os setores pelo qual a atividade vai passando. Continue acompanhando e saiba mais sobre o fluxograma e os benefícios que ele pode trazer para o seu negócio.
 

Fluxograma de Processos: O Que é e Para Que Serve?

 
Como disse anteriormente, trata-se de um esquema que ilustra o caminho que é percorrido para que algo seja realizado dentro da empresa. Por exemplo: o envio de um produto comprado por um cliente, que começa com a separação em estoque, passa pelo faturamento e vai para a expedição. Tudo isso é descrito utilizando símbolos e figuras geométricas, que tornam o entendimento mais prático.
 
O fluxograma de processos tem diversas funcionalidades, como: padronizar processos, ensinar o trabalho a um funcionário novo, verificar se há etapas desnecessárias e se é processo é verdadeiramente eficiente, etc. Ele dá a oportunidade para que os supervisores visualizem de forma ampla tudo o que é feito na empresa e, assim, tenham maior facilidade para identificar falhas e corrigi-las.
 
Sempre que um fluxograma é feito, é importante analisá-lo e responder a essas questões básicas:
 
• Existe alguma forma de redefinir este fluxograma para tornar o processo mais eficiente?
 
• Quais são os pontos fracos que podemos observar no processo representado?
 
• Este processo é realmente importante dentro da empresa?
 

Benefícios do Fluxograma de Processos

 
O fluxograma possibilita que a empresa tenha maior controle sobre os seus processos e, assim, obtenha diversos benefícios, como:
 
Principais Passos: Em uma sequência, sempre existem aqueles passos que são mais importantes que outros e fundamentais para a conclusão de um trabalho. Com um fluxograma em mãos, ficará mais fácil identificar quais são eles e verificar se há algo que possa ser feito para melhorá-lo e torná-lo mais eficiente.
 
Responsáveis: Cada passo tem um ou mais funcionários que são responsáveis por sua realização. Identificar cada um deles irá facilitar o trabalho do gestor e dos gerentes.
 
Decisão: Todo processo passa por momentos em que é necessário tomar decisões e eles são cruciais para o sucesso da empresa. Por meio do fluxograma, será possível identificá-los e encontrar formas de tomar decisões mais acertadas.
 
Entradas e Saídas: Mostra quais são as entradas e saídas, ou seja, como uma matéria prima ou produto entra e como é transformada durante o processo até chegar na saída.
 
Informação: Além de expor com maior clareza os processos da empresa, mostra como a informação flui, se é de forma vertical, horizontal ou diagonal, o que é ótima para uma gestão mais eficiente.
 
Recursos e Desperdício: Maior noção sobre os recursos utilizados no processo e desperdícios.
 
Volume de Trabalho: Ao ver o processo representado, fica mais fácil visualizar o volume de trabalho, possibilitando que sejam identificados casos de sobrecarga de colaboradores, por exemplo.
 
Atrasos e Gargalos: Entenda em quais fases o processo costuma demorar mais para ser feito, gerando atrasos e gargalos.
 
Pontos Fortes e Fracos: Veja quais são as partes do processo que fazem a diferença na qualidade do produto ou que deixam a desejar.
 
Visão: Todas as informações exibidas em um fluxograma parecem simples e óbvias. Porém, exatamente por parecerem tão claras, muitos detalhes acabam passando despercebidos, gerando problemas que, muitas vezes, são invisíveis, como é o caso do desperdício.
 

Dicas Para Elaborar um Fluxograma de Processos

 
O primeiro passo para elaborar um fluxograma eficaz, e que seja realmente útil, é ser fiel à realidade. Não adianta mostrar todos os passos como eles deveriam ser, se não é assim que acontece no dia-a-dia. Não se trata de um documento feito apenas por obrigação ou “para inglês ver”, mas sim de algo que pode ser utilizado como um guia para identificar pontos fracos e fortalecê-los e tornar os pontos fortes ainda melhores.
 
Quanto mais claro e simples for o fluxograma, maiores serão os benefícios que ele irá trazer para a organização. Portanto, não se preocupe em fazer um esquema complexo para impressionar o chefe e os colegas de trabalho, mas sim algo que traga clareza ao descrever como tudo funciona. A qualidade de um fluxograma é medida pela facilidade que as pessoas terão em entendê-lo.
 
Depois de saber mais sobre o tema, você certamente está se perguntando como poderá fazer o fluxograma da sua empresa. No passado eles eram desenhados em papel, mas hoje já existem programas que fornecem um modelo de fluxograma parcialmente pronto, apenas para você inserir as informações. Alguns exemplos são o SmartDraw e o Microsoft Visio e, além deles, há o Gliffy, um site em que você conseguirá fazer fluxogramas sem precisar fazer downloads no computador.
 
Se, em algum momento, você chegou a pensar que fazer um fluxograma era desnecessário e perda de tempo, acredito que conseguir fazer você mudar de ideia ou, pelo menos, pensar melhor a respeito do assunto. Compartilhe as conclusões que tirou ao ler o artigo nos comentários.