A importância da documentação dos processos realizados na empresa

A importância da documentação dos processos realizados na empresa

Os processos são parte fundamental para uma empresa, pois se eles não forem bem definidos dificilmente se conseguirá ter bons resultados. Entretanto, não basta defini-los, é necessário documentá-los de forma que possam ser consultados sempre que for necessário. No artigo de hoje falarei sobre a importância de uma boa gestão de documentos para as organizações e como ela pode ser realizada de maneira eficaz.
 

O Que é Documentação de Processos?

 
Quando se fala a respeito de documentação de processos, grande parte das pessoas imagina o registro de um fluxograma. Essa é realmente uma parte, mas não é tudo, pois uma documentação eficaz deve conter, também, outras informações, como dados de usuários participantes e seus papéis, descrição das atividades e tudo o que for necessário para que qualquer pessoa possa entender o que está registrado.
 
Imagina se esses três tipos de situações acontecessem na sua empresa:
 
1-  Um colaborador entra de férias e precisa ser substituído por outro durante esse período.
 
2-  O colaborador responsável pela criação dos processos se desliga da empresa.
 
3-  Dois colaboradores realizam a mesma tarefa e cada um chega a um resultado diferente ao realizar o processo.
 
Todos os três casos que citei poderiam ser solucionados por meio da documentação e gestão de arquivos com processos. Dessa forma, quando um funcionário deixa a empresa ou entra de férias, basta acessar os documentos e verificar os passos que precisam ser realizados. O mesmo vale para a última situação, pois se as mesmas etapas forem seguidas, certamente os resultados serão iguais. A documentação auxilia na padronização do processo, melhoria contínua e, também, do desempenho.
 

Os Benefícios da Gestão de Documentos

 
Ao adotar a documentação de processos, uma empresa consegue ter uma série de benefícios que irão impactar diretamente nos resultados. Veja quais são eles:
 
Redução de Falhas: Quando os processos são registrados e os funcionários realizam as atividades seguindo todos os passos descritos, as chances de ocorrerem falhas se tornam muito menores.
 
Menos Tempo: O mesmo vale para o tempo gasto na realização das tarefas, pois dificilmente alguém terá alguma dúvida, já que tudo está bem explicado no documento.
 
Redução de Custos: Quando se reduz as falhas e o tempo, os custos, consequentemente, caem.
 
Redução de Recursos: Quando os processos são realizados sem nenhum tipo de controle, são grandes as chances de se utilizar recursos que seriam completamente dispensáveis. Então, ao documentá-los, fica mais fácil identificar o que pode ser descartado sem, claro, prejudicar o seu andamento.
 
Maior Eficiência: Com a redução de custo e tempo será possível produzir mais, o que garante uma maior eficiência por parte da empresa.
 
Melhoria na Qualidade: Com menos falhas e maior eficiência, a qualidade do trabalho realizado será muito maior.
 
Satisfação de Clientes e Colaboradores: A documentação de processos irá promover uma maior satisfação de uma forma geral. Para os clientes, porque receberão seus produtos no prazo e com qualidade, e para os colaboradores, porque irão trabalhar em um ambiente muito mais organizado e agradável.
 
Conservação do Conhecimento: Uma empresa pode levar anos para desenvolver processos verdadeiramente eficazes e é importante conservar esse conhecimento. Ao investir na documentação, todos os dados importantes estarão seguros.
 
Mais Segurança: Um fator importante que o registro de processos ajuda a analisar é a segurança dos colaboradores. Por meio dele será possível verificar se há a