Auditoria Interna e Auditoria Externa – Qual o momento certo para fazer?

Realizar uma auditoria significa avaliar se todas as etapas de um processo estão sendo realizadas corretamente e se o resultado tem sido alcançado conforme planejado. A ideia é sempre usar essa análise para melhorar o que se tem feito e otimizar ciclos já existentes ou implementar novos que ajudem a organizar algum procedimento em sua empresa.
 
A ação de auditar é comum em vários momentos das nossas vidas, então, dentro de um empreendimento, isso é mais do que necessário para que tudo ande conforme desejado. Por isso, uma boa auditoria, tanto interna como externa, faz toda a diferença no momento de avaliar os sistemas e processos de sua empresa, identificar pontos fortes e fracos e implantar melhorias que ajudem a organizar o trabalho e o negócio a crescer.
 

Uma auditoria interna consiste em…

 
Ter um profissional treinado, capacitado para observar, analisar e contatar os responsáveis por determinadas tarefas dentro da empresa. Esse colaborador trabalha diretamente com a diretoria e presidência dando constantes atualizações sobre os processos realizados. É ele que verifica se as políticas da empresa estão sendo seguidas, se as tarefas demandas estão sendo realizadas conforme os procedimentos, se as falhas são recorrentes ou de episódio único e principalmente quem é o responsável por esse tipo de problema. Além desse trabalho ser realizado por um funcionário da própria empresa, ele é contínuo com avaliações periódicas e relatórios constantes da parte do auditor.
 

Já uma auditoria externa se preocupa com…

 
A principal diferença entre um trabalho externo e interno é a distância que esse profissional tem da empresa que está avaliando no momento do trabalho, já que numa auditoria externa é contratado um auditor independente e que nunca teve contato anterior com sua empresa. No aspecto de imparcialidade, com certeza essa é uma alternativa que pode fornecer uma análise completa e sem parcialidades.
 
O profissional tem como objetivo, além de relatar as atividades incorretas e otimizar os processos, ele serve muito mais como um consultor da presidência ou do próprio auditor interno, executando suas análises em parceria com ele e verificando as conformidades, não comportamentos e oportunidades de melhoria. Nesse caso, também, os relatórios são geralmente semestrais ou anuais, juntando informações que o auditor interno tem recolhido ao longo deste período.
 

Como foi a Auditoria Interna e Externa em minha empresa!

 
Falando de minha experiência pessoal, em 2015, eu implementei o sistema de auditoria interna e externa em uma de minhas empresas, o Instituto Brasileiro de Coaching – IBC. Além de dar um salto de qualidade em todas as áreas e todos os processos do meu negócio, esta evolução levou minha organização a receber a Certificação ISSO 9001:2008, com uma empresa que realmente segue os padrões de qualidade das maiores instituições do mundo.
 
Como reflexo desta ação, vi cair drasticamente o número de retrabalhos e erros que eram realizados em decorrência da deficiência de alguns processos e, consequentemente, aumentar também a eficiência operacional e organizacional em todos os departamentos. Profissionais-chave de cada área receberam o treinamento para atuarem como auditores internos, o que ajudou muito a levar os benefícios da gestão da qualidade a todos os demais colaboradores. Assim, quando todos tomaram consciência do quão importante é ter uma padronização nos processos de trabalho, tudo passou a andar de forma mais organizada e produtiva.
 

Quando aplicar uma ou outra dentro da sua organização?

 
Observando de forma macro, ambas as auditorias têm como objetivo checar o que tem dado certo e o que tem dado errado na empresa. De uma forma mais focada nos processos diários e tendo que apresentar relatórios à diretoria, a auditoria interna trabalha basicamente com a correção, melhoria e otimização de procedimentos da empresa.
 
Por isso, se você notar que o crescimento do seu negócio anda muito devagar, se a administração tem pecado em algumas estratégias, e, especialmente, perdido tempo e dinheiro na execução do trabalho por falta de processos claros e organizados, essa é a hora de investir num profissional ou numa equipe de colaboradores focados em fazer a auditoria interna na empresa. Minha sugestão é combiná-la com uma auditoria externa, que pode oferecer uma avaliação ainda mais imparcial e levar seu negócio até mesmo à certificação ISO, como aconteceu em minha empresa.
 

Por onde começar?

 
Quando um problema é detectado, a ideia é correr para resolver, mas muitas vezes é necessário avaliar o erro para então executar uma solução. É assim que um auditor pensa e organiza as demandas da empresa. São alguns passos a serem seguidos que ajudam o empreendedor a não se perder tanto no caminho do sucesso e que também facilitam depois o trabalho de um profissional que vem para ajudar:
 

Pessoas

 
Elas precisam de ajuda e não entram na empresa sabendo tudo sobre seus processos. Um bom treinamento, uma conversa clara, a política de portas abertas, tudo isso são estratégias que evitarão erros futuros e que podem ser evitados desde o momento da contratação desse colaborador;
 

Processos

 
Implementar processos claros e bem definidos, novas ideias e planos de ação; precisa de estratégia e metodologia para sua execução. Então, entenda se seus procedimentos são válidos e se fazem sentido dentro da tarefa proposta. Por exemplo: é inviável propor a compra de insumos sem pelo menos apresentar três orçamentos ao departamento financeiro e querer que o pagamento seja aprovado com a apresentação de apenas um fornecedor. Se esse tipo de atitude se tornar uma constante, esse processo está incorreto. Por que o está chegando fora de padrão ao departamento financeiro? Quanto tempo à compra demora por não estar em conformidade? Respeitar os procedimentos ajuda a prevenir problemas que podem ser resolvidos com práticas mais eficientes.
 

Resultados

 
De nada adianta fazer uma auditoria completa, obter informações importantes, se não houver novas práticas dentro da empresa e novos e melhores resultados. Tudo que for coletado e catalogado deve se transformar num plano de ações e executado para melhorar os processos e resultados na empresa.
 

O momento certo é agora!

 
Se o empreendedor não sabe quais são os pontos fortes e fracos do seu negócio e como melhorar sua empresa, as auditorias podem ajudar a tornar mais claro os aspectos que precisam ser trabalhados. Por experiência própria posso dizer que implementar este sistema em minha empresa foi um divisor de águas para todos em minha organização, pois trouxe grandes melhorias, ajudou a formatar melhor os processos, definir padrões de qualidade e potencializar minhas estratégias e impulsionar os resultados em todos os sentidos. Avalie então e considere a possibilidade de levar os benefícios de uma auditoria para seu negócio também!