Backoffice: Veja Como Ele é Importante Para a Empresa

A maioria das empresas conta com aqueles colaboradores responsáveis por manter contato com o cliente, mas também possui outros, que trabalham internamente. Essa equipe interna dá suporte para toda a organização de uma forma geral e é sobre ela que falarei no artigo de hoje. Continue acompanhando para entender melhor o que é back office e a sua importância dentro de uma empresa.
 

O Que é Back Office?

 
Se formos traduzir as palavras back e office separadamente, o significado seria algo como escritório de trás, ou seja, interno. O termo se refere a todas as operações, processos e setores que não estão em contato direto com o cliente. As áreas que mantêm contato direto com a clientela são chamadas de front office que, como se pode imaginar, significa escritório da frente.
 
Tomando como exemplo um e-commerce, o back office engloba os setores financeiro, de embalagem, logística, marketing, etc., enfim, tudo aquilo que é muito importante para que as vendas sejam efetuadas e entregues, mas não está em contato direto com o cliente. Afinal, não adianta uma loja virtual ter um site incrível e de ótima navegação, se ela não contar com um suporte nos bastidores que dê continuidade aos processos.
 

A Importância da Tecnologia no Back Office

 
O mercado está cada vez mais competitivo e isso não é segredo para ninguém, porém, muitos empresários acabam ignorando a importância de cuidar do seu back office para se destacar em meio a concorrência. Usar a tecnologia é uma estratégia fundamental, pois através de softwares de gestão é possível tornar os processos mais eficazes e eficientes. Algo que as tradicionais planilhas, por exemplo, não são capazes de fazer, já que, com elas, tudo é realizado manualmente.
 
Muitos empresários deixam de adquirir um software para gestão do back office por desejarem cortar custos. Entretanto, trata-se mais de um investimento do que um gasto, pois um bom sistema irá trazer diversas vantagens para a organização, o que compensará o valor empregado nele. Os softwares, além de tornarem os processos mais rápidos, estão menos susceptíveis a erros, o que irá trazer benefícios e evitar muitos problemas para o negócio.
 
Ao utilizar planilhas para controlar setores, como estoque, financeiro, vendas, entre outros, os colaboradores de uma empresa passarão horas apenas inserindo os dados necessários. Porém, quando um software passa a fazer isso, o trabalho dos funcionários reduz, o que permite que eles se dediquem a áreas realmente importantes para o desenvolvimento da organização. Um dos grandes segredos da eficiência é automatizar as tarefas repetitivas e concentrar os esforços do seu pessoal naquilo que realmente importa e que irá fazer a diferença.
 

Que Tipos de Negócios Possuem Back Office?

 
O termo back office é mais comumente utilizado para se referir a e-commerces, por ser um tipo de negócio que precisa de um grande suporte nos bastidores para fazer tudo acontecer. Afinal, assim que você acessa um site e compra um produto, é preciso que uma equipe realize um trabalho que você não vê, que é de separação em estoque, embalagem, emissão de nota fiscal, envio, etc. Por isso, toda empresa precisa de um back office para se manter em funcionamento.
 
Um supermercado, por exemplo, não é composto apenas pelos funcionários que você vê quando vai fazer as suas compras. Geralmente, no andar superior fica um escritório com funcionários responsáveis por cuidar dos setores de compras, financeiro, recursos humanos, etc. Esse pessoal que os clientes não veem são tão importantes para o funcionamento do estabelecimento quanto aqueles que estão diretamente ligados às vendas.
 
Qualquer empresa tem como objetivo principal efetuar muitas vendas, certo? Para isso, ela precisa oferecer um bom atendimento, produtos e serviços de qualidade, manter seus funcionários motivados, etc., e tudo isso tem total ligação com o back office. Então, podemos dizer que toda empresa pode contar com um bom back office para garantir a qualidade que chega até os consumidores.
 

As Ferramentas Back Office e a Produtividade

 
Todo empregador deseja que a sua equipe seja produtiva, e isso significa trabalhar com maior velocidade, mas sem deixar de lado a qualidade. Saiba que as ferramentas de otimização do back office podem tornar as suas operações 40% mais eficientes. Muitos acreditam que a tecnologia veio para substituir o trabalho humano, em alguns casos isso pode até ser verdade, mas nas empresas ela é um importante complemento, que ajuda as pessoas a se tornarem mais produtivas.
 
As ferramentas para gerenciamento de estoque, finanças, vendas, clientes, compras, entre outras, otimizam o tempo dos colaboradores e realizam, em segundos, tarefas que eles demorariam bem mais. É importante que cada empresário busque por soluções que irão tornar as suas operações mais rápidas de acordo com as necessidades da sua empresa, e, claro, o seu orçamento.
 
Atualmente, é possível encontrar os mais diversos tipos de softwares, para micro, pequenas, médias e grandes empresas. Então, não há desculpa para não investir no back office da sua organização e, com isso, adquirir uma maior vantagem competitiva em relação aos concorrentes.
 
Sua empresa conta com algum tipo de sistema para back office? Conte-me sua experiência nos comentários abaixo!