Como fazer uma reunião com funcionários
Você com certeza já deve ter ouvido alguém reclamando das reuniões que ocorrem dentro das empresas. A maioria das pessoas acha que é um desperdício total de tempo onde muito se é falado, mas pouco ou nada de fato é resolvido ou surte certo efeito dentro da organização.
As reuniões são encontros importantes de uma empresa. Esse é o momento escolhido para que os colaboradores e líderes possam discutir e conversar sobre diversos assuntos organizacionais, definir metas e objetivos, organizar ideias, estratégias e táticas, resolver algum problema pontual que esteja ocorrendo naquele momento e até parabenizar colaboradores por pontos positivos, entre outros.
Após a reunião, é importante que você empreendedor sinta que foi um encontro produtivo e útil, e que tudo ficou claramente resolvido. Se isso não acontecer, a reunião foi ineficiente e provavelmente fez com que seus funcionários achassem que foi um desperdício de tempo. Por isso, talvez, seja bem oportuno ouvir seus colaboradores, questionar a eles o que eles acharam e quais os pontos de melhorias que eles têm a sugerir.
Lembre-se de que conduzir uma reunião eficiente é parte essencial de seu papel como líder, do qual você é responsável para fazê-los estar focados e com o máximo de atenção durante a reunião, para assim, conseguirem absorver tudo o que for discutido ali e para que possam, então, colocar em prática a seguir.
Para que sua reunião, seja então, de fato excelente, eficiente e eficaz, selecionei algumas dicas que com certeza vão te ajudar na hora de ter que fazer uma.
Dicas de como fazer uma reunião com funcionários
Duração da reunião
Atente-se para a duração da reunião. Estabelecer um horário para começar e terminar a reunião é uma ótima ideia, já que todos verão a partir disso, uma reunião organizada. Tente não ultrapassar duas horas de duração em uma única reunião. Programe-se para finalizar dentro do tempo estimado. Reuniões longas são cansativas e tendem a fazer com que as pessoas percam o foco. Por isso, é importante ser sucinto. Se uma reunião precisar de mais de 2 horas de duração, faça pausas.
Planejamento de pauta
Faça um bom planejamento do assunto que vai ser tratado e se possível procure encaminhar com antecedência a pauta para os participantes, assim eles já saberão antecipadamente os pontos que serão tratados naquela reunião. Assim todos poderão se preparar para o que vai ser discutido, diminuindo as chances de falar sobre assuntos fora da pauta.
Gerenciamento de tempo
A participação de todos é de suma importância, assim eles poderão contribuir com ideias e opiniões, mas também é necessário que todos sejam precisos, objetivos e sucintos com suas informações e ideias, por isso estipule um tempo para que cada um possa se expressar. Caso alguém se exceda, sugira a essa pessoa cautelosamente que deixe outro colega falar.
Seja objetivo
Procure seguir o planejamento de pauta que você criou e se adequar ao tempo estipulado. Não ultrapasse o tempo com outros assuntos que não estão sendo discutidos no momento e conduza tudo o mais objetivamente possível.
Selecione as pessoas de forma adequada
Após verificar que uma reunião é necessária, averigue os motivos da mesma e convide apenas as pessoas que são indispensáveis para tratar do assunto em questão. Evite chamar pessoas demais só para fazer número na sala, isso fará com que a reunião não seja produtiva e ainda, desperdiçará o tempo de trabalho das mesmas.
Permaneça em pé
Conduzir uma reunião em pé evita que conversas paralelas sejam desenvolvidas no decorrer da mesma, pois assim, você conseguirá observar e manter contato visual com todos.
Avaliação
Faça uma pesquisa, mesmo que rápida e informal, após cada reunião finalizada. Assim você saberá melhor sobre como foi à condução da reunião. Assim, você terá parâmetros para aprimorar suas reuniões.
Procure não convocar reuniões de última hora, faça isso somente se você não tiver outra opção para adiar. Pois reuniões marcadas assim, podem ser feitas de qualquer jeito ou mal conduzidas e isso deixará uma má fama, para os seus colaboradores. Evite excessos de reuniões, elas podem ser desnecessárias ou ainda levar a uma baixa na produtividade dentro das empresas.
Faça com que as reuniões em sua organização fiquem ainda mais harmoniosas, onde todos possam contribuir e que saiam de lá com tudo acertado, para que tudo se torne ainda mais produtivo e organizado em sua empresa.
Tenho certeza que se você, empreendedor e líder, aplicar de maneira adequada as dicas que dei acima, você conseguirá conduzir reuniões cada vez mais eficientes. E assim, com certeza, você atingirá seus objetivos iniciais e evitará que esses momentos sejam vistos como desnecessários e “chatos”, onde não traz o retorno esperado e é um desperdício total de tempo.
