Estratégias de Negócio

Controle gastos com celular na sua empresa. Veja 5 dicas!

Praticamente todo mundo tem e usa muito o celular atualmente e claro que a rotina de atividades das empresas também foi impactada e passou por mudanças com o aumento de funcionalidades do aparelho. Os smartphones corporativos estão cada vez mais comuns em companhias de diferentes portes, no entanto, podem se tornar um ônus maior do que um bônus com o passar do tempo se não houver uma gestão assertiva dos gastos.

Confira 5 dicas para controlar os gastos com celular na sua empresa

Os smartphones corporativos podem ajudar a tornar a comunicação entre os funcionários mais rápida por meio de aplicativos de mensagens assim como pode tornar mais fácil o controle de gastos com ligações externas para clientes e fornecedores, por exemplo.

No entanto, é crucial que haja um sistema de controle dos gastos para evitar que o celular custeado pela empresa seja usado para fins pessoais e/ou utilizado indiscriminadamente acarretando gastos estratosféricos.

Abaixo listei 5 dicas de como controlar os gastos com celulares corporativos para ter um orçamento mais enxuto aproveitando apenas os benefícios que os aparelhos oferecem.

1 – Faça um estudo para determinar a quantidade de aparelhos

O primeiro passo para o controle de gastos com celulares corporativos consiste em distribuir os aparelhos de maneira consciente, ou seja, determinar quais são os funcionários que realmente precisam desse aparato. Em seguida é importante fazer uma lista de quais são os principais usos do smartphone por esses colaboradores.

Geralmente os celulares são usados somente para trocar mensagens por aplicativos com outros funcionários, clientes ou fornecedores e fazer ligações não precisando ser um aparelho muito caro e tecnológico. Com esses dados é possível fazer orçamentos junto a diferentes operadoras e lojas de celulares para conseguir uma boa relação custo e benefício.

Se a sua companhia já conta com os smartphones distribuídos entre os colaboradores sugiro uma revisão da importância do aparelho no trabalho de cada um, alguns aparelhos podem não ser tão úteis quanto parece. Fica a dica de dar preferência para planos em que ligações entre a mesma operadora saiam gratuitamente.

2 – Defina as regras de uso

Os colaboradores da sua companhia que receberem o celular devem entender que o aparelho consiste numa ferramenta de trabalho e não num benefício. Por isso é importante ter um conjunto de regras definido e entregue juntamente com o aparelho. Dentre as regras deve estar claro que em nenhuma situação o celular deve ser usado para finalidades pessoais, afinal além de custos há o comprometimento do número corporativo.

Também é essencial estabelecer um teto de gastos de minutos de ligação e dados de franquia de internet. Obviamente que a companhia deve estar aberta para conversar com o profissional, afinal na prática suas funções podem acabar demandando mais minutos para falar com fornecedores e clientes, por exemplo.

3 – Controle das ligações

Um sistema de controle de ligações é fundamental para evitar gastos excessivos seja pelo uso pouco cuidadoso por parte dos colaboradores ou por cobranças indevidas. Já existem softwares desenvolvidos para cumprir essa função desonerando os seus funcionários. Algumas organizações optam por planos pré-pagos para manter um teto de gastos, mas nesse caso pode acontecer do funcionário ficar sem minutos ou dados para usar num momento crucial.

4 – Revise os valores das operadoras

De tempos em tempos é interessante fazer uma revisão dos gastos da sua companhia com a telefonia móvel. Os planos contratados num determinado momento com preços vantajosos podem representar um verdadeiro rombo nas finanças em médio e longo prazo. Por isso essa revisão se mostra necessária, vale dizer que as operadoras podem aumentar o valor da fatura no decorrer do período de uso então é positivo fazer comparações.

Ao perceber que os valores já não estão mais compatíveis com o orçamento da sua organização é possível tentar uma renegociação chegando a uma melhor relação custo e benefício. Despesas corporativas devem estar de acordo com a realidade da companhia.

5 – Otimize o uso do celular

Já que a sua companhia vai custear o uso de celulares corporativos é positivo otimizar o uso dos aparelhos. O departamento de Tecnologia da Informação (TI) pode avaliar os novos aplicativos que podem contribuir para agilizar processos nos diferentes setores da corporação. Os celulares podem ser usados de maneira mais funcional no cotidiano das organizações.

Hoje em dia, os celulares são muito mais do que meros aparelhos de fazer ligações, eles se tornaram ferramentas que ajudam a controlar estoque, gerenciar projetos em equipe, fazer conferências por vídeo entre outros. A partir do momento em que se investiu nos aparelhos e no custeio de planos de telefonia é um verdadeiro desperdício não utilizar dessa maneira.

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