Dicas Para Reuniões Produtivas

Grande parte dos colaboradores de empresas de todos os portes tem a impressão de que reuniões produtivas são como unicórnios, algo fantástico que habita apenas a imaginação do ser humano. Contudo, esses momentos de discussão a respeito de temas pertinentes para a organização são necessários para chegar a soluções para as mais variadas demandas. Saber conduzir assertivamente as reuniões é fundamental para que não se torne tempo desperdiçado e sim tempo bem empregado.

Dicas Para Ter Reuniões Produtivas na Sua Empresa

Abaixo listei algumas dicas primordiais para que as reuniões com a sua equipe se tornem mais profícuas na conquista de bons resultados.

Pauta

O grande problema das reuniões é que geralmente as pessoas não sabem por que estão sentadas ao redor da mesma mesa. O primeiro ponto a ser repensado para conquistar a produtividade é estabelecer a criação de uma pauta, isto é, uma lista de temas que serão abordados para que os presentes possam se preparar com antecedência. Além de evitar que alguns colaboradores cheguem irritados – por acreditar que podiam estar fazendo outra coisa nesse momento – se tem um melhor aproveitamento na discussão.

Reduza o número de pessoas

Muitas organizações têm descoberto ser mais eficiente fazer 3 reuniões com 5 pessoas cada do que apenas uma com 15. Quando se tem muitas pessoas num mesmo ambiente é difícil manter a atenção de todas elas no que é realmente importante. A solução é simples, use a pauta do tópico anterior para selecionar os indivíduos cuja presença é realmente relevante. Percebendo que é possível dividir essa pauta em duas partes convide as pessoas em grupos menores.

Tempo de reunião

Um dos principais empecilhos para ter reuniões produtivas é o tempo dedicado a cada uma. A lógica de trabalho mudou nas últimas décadas, hoje em dia com a conectividade tudo está mais ágil e as pessoas perderam a capacidade de permanecer longas horas discutindo. Uma forma de otimizar as reuniões é reduzir o tempo de duração delas, estabeleça que uma reunião não pode ser mais do que meia hora sendo que 15 minutos é o tempo ideal. Para situações em que seja necessário um tempo mais longo organize um tipo de reunião diferenciado, isto é, busque engajamento dos participantes.

Organize um cronograma

Nada é mais frustrante para os colaboradores do que estar realizando uma tarefa importante e de repente receber uma mensagem no chat de comunicação interna avisando de uma reunião em 15 minutos. A desorganização das reuniões impacta diretamente na produção dos envolvidos e acarreta em prejuízos para a própria organização. O gestor deve montar um cronograma observando os melhores horários para alocar as reuniões.

Fuja de falas prolixas

Reuniões não são momentos para fazer discursos motivacionais, pois o resultado é o oposto, as pessoas começam a ficar sem paciência lembrando da mesa cheia de tarefas que deixaram para estar ali. O momento de encontro dos colaboradores deve ser usado para discutir questões pertinentes. Todos devem ter espaço para falar, afinal reuniões produtivas são marcadas por diálogos e não por monólogos.

Cafezinho nas reuniões tensas

Se a reunião será longa e tem como objetivo chegar a respostas que irão marcar viradas para a organização é interessante determinar uma pausa para o cafezinho. Dependendo da duração dessa reunião até mesmo um lanchinho é bem-vinda, afinal quem consegue pensar com clareza quando está com fome?

Tenha quadros para anotações

Mesmo com tecnologias de gravação ou de anotação rápida a dica para que as reuniões sejam mais produtivas é ter um bom e velho quadro de anotações, daqueles em que se pode escrever com pincel atômico. A equipe se sentirá mais motivada ao observar que suas sugestões são incorporadas a superfície e que tem voz ativa nesse momento de grande relevância.

Divulgue os resultados das reuniões

Para que seus funcionários não fiquem mais com a impressão de que reuniões são perda de tempo é importante manter a divulgação interna do que se obteve de resultado a partir das discussões ocorridas dentro das salas da companhia. Simplesmente enviar uma mensagem no sistema interno dizendo: “Conseguimos reduzir os custos na área X com a sugestão dada por Y na última reunião” já serve de motivação. Mais colaboradores irão se esforçar para dar boas sugestões nas próximas reuniões.

Ouça o que os funcionários têm a dizer

Muitas organizações sabem da importância de ouvir o que os seus consumidores têm a dizer, contudo, nem sempre atentam para as contrições que podem ser dados pelos funcionários. A recomendação é a cada três ou seis meses fazer uma pesquisa de opinião a respeito da efetividade das reuniões bem como pedir sugestões para melhorias. Ninguém saberá melhor do que os colaboradores o que funciona e o que pode ser abandonado. Para que a pesquisa tenha respostas mais sinceras não peça que informem nome.

Gostou das dicas para reuniões produtivas? Comente abaixo!