Gestão de Pessoas

Digitalização do RH – Saiba o que é e conheça os benefícios

O processo de digitalização do RH está se tornando uma realidade em empresas de todos os portes e segmentos. Trata-se do uso de ferramentas tecnológicas para otimizar o trabalho do departamento de gestão de recursos humanos permitindo arquivar assertivamente documentos, contratos e demais itens concernentes a relação estabelecida entre a companhia e os seus colaboradores.

Entenda o que é digitalização do RH

Esse processo utiliza ferramentas tecnológicas para automatizar as tarefas que devem ser realizadas pelo departamento de RH. Dados dos colaboradores, contratos de trabalho e até rescisões passam a estar a somente um clique de distância. Além de melhorar a produtividade devido à rapidez que oferece também corrobora para reduzir potenciais erros decorrentes do armazenamento físico da documentação.

Em uma situação em que haja dúvidas sobre a contratação ou demissão um funcionário é bem mais simples consultar os dados necessários através de um sistema digital. O Brasil é um país bastante burocrático especialmente no âmbito da justiça trabalhista sendo bem interessante que se tenha uma base de dados para consultar em uma emergência. Uma pesquisa realizada pela consultoria Gartner com CEOs de grandes organizações constatou que 92% deles reconhecem a relevância desse processo de digitalização.

Os colaboradores do departamento de RH deixam de se ocupar de tarefas repetitivas e burocráticas (que passam a ser realizadas por um sistema) obtendo mais tempo livre para investir no desenvolvimento de estratégias criativas. Já existem excelentes e completas opções de softwares de gestão de recursos humanos. A sua companhia já instituiu um sistema de digitalização do RH?

8 Benefícios da digitalização do RH

A seguir listei os 8 principais benefícios que a adoção de ferramentas tecnológicas para o setor de RH pode trazer para a sua organização.

1 – Uso de filtros de busca

Quando a necessidade por uma informação surge se mostra crucial conseguir realizar uma busca mais rápida, com os filtros dos softwares se torna relativamente mais simples. Com pouco cliques se tem os dados procurados.

2 – Redução de erros

O departamento de RH é responsável não somente pelo processo de admissão e demissão dos colaboradores, mas também pela gestão da folha de pagamento entre outras questões financeiras. O uso de ferramentas tecnológicas reduz as chances de erros de cálculo, eles podem gerar grandes discussões e até processos judiciais.

3 – Segurança dos dados

A digitalização prevê o armazenamento de documentos na nuvem, assim não há o risco de perder contratos e outras informações relevantes num caso de incêndio, enchente ou outro dano físico a estrutura da companhia. Atualmente já se conta com uma estrutura mais robusta de segurança do sistema.

4 – Redução do espaço físico do RH

A partir do momento em que os documentos passam a ser armazenados online é reduzido o espaço útil necessário para o departamento de recursos humanos. As estantes e móveis de arquivo dão espaço para um prático computador.

5 – Ferramentas tecnológicas para o recrutamento

Outro ponto que pode ser significativamente melhorado com o uso de recursos digitais é o recrutamento de novos colaboradores. Sistemas desenvolvidos especificamente com essa finalidade facilitam o processo de seleção de candidatos mais alinhados com as necessidades corporativas bem como com as necessidades da vaga.

Funciona como uma maneira de otimizar a busca por profissionais qualificados e com as características pessoais necessárias, um bom software permite cruzar dados como pontuação dos candidatos em testes psicológicos e de habilidades com os dados fornecidos em seus currículos. O tempo de realização de um processo de recrutamento também pode ser significativamente reduzido.

6 – Integração com outros setores

Os documentos digitalizados e disponíveis num sistema central torna possível a integração entre setores distintos dentro da corporação. O departamento financeiro, por exemplo, pode acessar com rapidez e assertividade os dados da folha de pagamento para inserir no balanço corporativo. Mais do que reduzir o caminho percorrido pela informação, a digitalização do RH, permite a troca de dados com mais efetividade.

7 – Automatização do processo de avaliação dos colaboradores

O número de empresas que deixa de realizar avaliações periódicas de seus colaboradores devido à dificuldade prática de preencher relatórios é significativo. A tecnologia pode entrar nessa equação como a solução facilitando o processo por meio de softwares e formulários online. Com um sistema de avaliação se torna possível inclusive estabelecer comparações entre o desempenho atual e passados dos funcionários.

8 – Identificação da rotatividade

Ferramentas digitais facilitam a mensuração de questões como a rotatividade (quantos funcionários entraram e saíram da organização). Em pequenos negócios é relativamente simples observar essa taxa, porém, em companhias de médio ou grande porte uma situação grave de falta de capacidade de retenção de talentos pode passar despercebida. Softwares são seus grandes aliados para ter respostas matemáticas.

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