Aplique a matriz de priorização em sua empresa e obtenha melhores resultados

Aplique a matriz de priorização em sua empresa e obtenha melhores resultados

A produtividade é a chave para o sucesso de uma empresa, pois quanto mais ela produzir, melhores serão os resultados. Quando falo em produzir mais, obviamente estou me referindo, também, à qualidade, que é indispensável. A matriz de priorização é uma ferramenta bastante útil para ajudar empreendedores e empresários na missão de gerenciar suas atividades e do negócio como um todo com maior eficácia. Continue acompanhando e saiba mais.
 

O Que é a Matriz de Priorização?

 
Quando se tem uma grande lista de coisas a fazer, o primeiro pensamento que se tem é: “Não vou dar conta de tudo!”. Realmente, se não houver uma organização, ficará mais difícil cumprir tudo em tempo hábil e com qualidade. É aí que entra a matriz de priorização, que é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo tornar a vida mais prática, ágil e produtiva.
 
Neste artigo falarei com foco em empresas, mas a técnica pode ser usada por qualquer pessoa, tanto para organizar questões pessoais quanto profissionais. Trata-se de uma forma de otimizar a lista de tarefas que precisam ser cumpridas, separando aquilo que precisa ser resolvido com maior urgência daquilo que pode esperar um pouco mais.
 
Também conhecida como Matriz de Eisenhower, recebeu esse nome porque foi criada por Dwight D. Eisenhower, que foi um dos presidentes dos Estados Unidos. Ele dizia que aquilo que é importante normalmente não é o mais urgente, e que existem tarefas que são urgentes, mas não são importantes. Se formos analisar bem esse pensamento, vamos perceber que é algo tão simples, mas que faz todo o sentido. Porém, na correria do dia a dia, acabamos não parando para classificar o que é realmente urgente.
 

Como Funciona a Matriz de Priorização?

 
A matriz de priorização é composta por dois eixos, que são: nível de importância e de urgência das atividades. As atividades consideradas importantes são aquelas que estão diretamente ligadas aos seus principais objetivos. Então, para começar a usar a ferramenta, é importante pensar onde você quer chegar e quais são os seus principais objetivos ao realizar as tarefas do dia a dia.
 
As atividades urgentes, por sua vez, são aquelas que exigem uma ação imediata. Normalmente, elas estão ligadas a tarefas que foram deixadas para a última hora ou são realmente imprevistos que acabaram surgindo e que precisam ser resolvidos. Após a criação dos eixos, eles darão origem a quatro quadrantes, que serão divididos em:
 
Importante, mas não urgente: Tarefas que precisam ser feitas, mas não há urgência. Então é necessário se programar para realizá-las ou delega-las para que outra pessoa faça. Exemplos: Planejamento e desenvolvimento pessoal.
 
Importante e urgente: São as ações que precisam ser realizadas imediatamente. O que for classificado para entrar neste quadrante deve ser o primeiro item da sua lista. Exemplos: Projetos com prazo de entrega e metas que requerem atenção imediata.
 
Nem importante e nem urgente: Atividades que você poderá realizar em outro momento, sem pressa. É importante analisar as tarefas que se enquadrarem aqui para identificar aquelas que não precisam ser realizadas e riscá-las da sua lista. Exemplos: Ligações e e-mails irrelevantes.
 
Urgente, mas não importante: Coisas que precisam ser realizadas já, mas que não são importantes. O ideal é delegá-las para que outras pessoas façam, assim você poderá se concentrar naquilo que realmente importa. Exemplos: Reuniões sem objetivos claros e urgências de outras pessoas.
 
Como se pode ver, é uma ferramenta bastante simples, mas que irá fazer toda a diferença para a melhoria de processos na sua empresa e, também, na sua vida pessoal. Ao entender onde cada tarefa se encaixa, é possível tomar melhores decisões e focar naquilo que realmente importa e que fará a diferença na realização dos seus objetivos.
 

O Que São Tarefas Urgentes?

 
Uma tarefa deve ser considerada urgente quando há um prazo para que ela seja realizada e, quando a data final chega, pode ser impossível concluí-la. São exemplos de tarefas urgentes: Inscrição para participar de um congresso ou evento importante, entrega de um projeto, entre outras.
 
Em muitos casos, se as tarefas urgentes não forem realizadas até o final do prazo, elas não poderão ser concluídas. Porém, existem situações em que é possível fazer após a data limite, mas mediante pagamento de uma taxa extra, por exemplo. Então é necessário se atentar a tudo o que for considerado urgente para entender o que deve ser resolvido imediatamente daquilo que pode esperar.
 

O Que São Tarefas Importantes?

 
Tudo aquilo que irá contribuir para a realização de um objetivo maior deve ser considerado importante. Se a sua meta é que a empresa feche mais contratos, por exemplo, tudo o que estiver relacionado a isso deve ser posicionado na matriz em um dos quadrantes de importância, separando se é uma tarefa urgente ou não.
 
Você já conhecia a matriz de priorização? Como acha que ela poderá fazer a diferença nos resultados da sua empresa? Conte-me nos comentários abaixo!