Estratégias de Negócio

O Que é a Matriz GUT e Para Que Ela Serve?

A Matriz GUT é uma ferramenta bastante eficiente para empresas que desejam fazer uma avaliação criteriosa dos cenários em que estão inseridas encontrando dessa maneira soluções pertinentes. Mais do que saber listar quais são os problemas da sua organização é crucial ter um plano de ação bem delineado para eliminar cada um deles de acordo com a ameaça que representam.

Entenda o que é Matriz GUT

A sigla GUT refere-se a: Gravidade (o quanto o problema é grave no contexto corporativo), Urgência (quão relevante é resolver logo) e Tendência (tende a piorar lenta ou rapidamente?). Basicamente se trata de uma ferramenta que objetiva auxiliar os gestores a resolver problemas de naturezas distintas em suas empresas permitindo o desenvolvimento de um planejamento assertivo para cada cenário.

Essa matriz de análise de problemas foi criada por Kepner e Tregoe, renomados especialistas em soluções organizacionais que visavam tornar mais simples soluções de questões com grande complexidade e que possuam inúmeras variáveis. Saber identificar os pontos realmente relevantes é o que permite ao administrador encontrar uma solução adequada para os seus problemas. A Matriz GUT é a lente de aumento dessas questões num mar de possibilidades.

Para que serve a Matriz GUT?

A função básica da Matriz GUT é funcionar como uma ferramenta de priorização de problemas, isto é, o que vai te auxiliar a entender quais são as questões mais relevantes de resolver em cada momento. Porém, essa matriz vai além e contribui ainda para a criação de um desenho do cenário que envolve tal questão.

Os problemas são listados e escalonados passando a ter uma ordem de resolução bem definida. Trata-se de uma ferramenta que pode ser usada sozinha ou em conjunto com outras como a matriz SWOT (identificação de oportunidades e ameaças, forças e fraquezas), ciclo PDCA, Diagrama de Pareto entre outras.

Como utilizar a Matriz GUT?

A seguir vou explicar com mais detalhamento as etapas para montagem de uma Matriz GUT.

Etapa 1 – Lista dos problemas

Uma vez que se trata de uma matriz de análise de problemas é necessário iniciar pela listagem dos mesmos considerando os aspectos de cada um sob a ótica de Gravidade, Urgência e Tendência. Enquanto estiver montando a tabela enumere todos os pontos relevantes de cada questão, repasse para ter certeza de que não esqueceu de nada.

Etapa 2 – Aplique notas para os problemas

Nessa etapa é necessário atribuir uma nota de 1 a 5 para cada problema em cada um dos três quesitos (Gravidade, Urgência e Tendência). A nota 5 é atribuída para os problemas que apresentam maior gravidade, maior urgência e maior tendência a piorar. Graus menores recebem notas menores. Observe que um problema pode receber nota 5 em gravidade, mas ter nota 3 em urgência e nota 1 em tendência de piorar. Os quesitos devem ser julgados em separado.

Com as notas atribuídas você deverá realizar a seguinte operação: Gravidade x Urgência x Tendência. Seguindo no exemplo que mencionei teríamos 5 x 3 x 1 que é igual 15. Se nessa lista tiver outro problema com resultado acima de 15 ele terá a prioridade. Muitas vezes não conseguimos enxergar com clareza que uma determinada questão é mais relevante que outra que parece ser mais extrema, mas que pode esperar um pouco.

Etapa 3 – Classificando os problemas

Com o resultado da multiplicação em mãos você poderá criar uma classificação dos problemas, um ranking para determinar a ordem em que serão solucionados. Crie uma estratégia para cada questão levando em consideração cada aspecto constitutivo do problema. Lembre-se que mais do quantificar as dificuldades, a Matriz GUT, permite entender a gravidade, urgência e tendência de piorar de cada uma.

Conceitos de Gravidade, Urgência e Tendência

Para o completo entendimento do que é Matriz GUT vou explicar melhor cada um dos conceitos que a compõem a seguir.

Gravidade

Refere-se à gravidade das consequências que o problema em questão poderá gerar caso não seja corretamente remediado. Projete os danos a médio e longo prazo para ter um desenho mais claro do que pode decorrer do descuido da questão. A pontuação que mencionei acima vai desde extremamente grave 5 até pouco grave com pontuação 1.

Urgência

Tem ligação com o espaço de tempo disponível para solucionar cada problema, algumas questões geram uma pressão tão grande que demandam uma solução rápida. Porém, outros problemas podem aguardar mais tempo para serem solucionadas por não ter tanta urgência. Nesse quesito é necessário considerar o quanto o relógio está trabalhando a seu favor ou contra você. A nota 5 refere-se a um problema que precisa ser solucionado agora mesmo e a nota 1 a problemas que podem aguardar.

Tendência

Quesito focado na possibilidade de que o problema cresça com o passar do tempo e se torne ainda mais dificultoso para resolver. Delineie em sua mente a capacidade que o problema tem de aumentar recebendo nota 5 se for grande e nota 1 se não for mudar independente do tempo que passe.

Ao final da elaboração da Matriz GUT você não só terá quantificado os problemas da organização como os conhecerá mais profundamente.