Estratégias de Negócio

O Que é a Matriz RACI?

A Matriz RACI é também chamada de matriz de responsabilidades pelo fato de ser uma ferramenta que possibilita organizar e distribuir as tarefas concernentes a cada indivíduo da equipe. Em muitas equipes pode existir alguma dificuldade dos membros compreenderem quais são as tarefas do seu escopo e quando precisam tomar uma atitude ou somente orientar os colegas. Contando com essa metodologia é mais fácil realizar uma organização eficaz.

Afinal, o que é Matriz RACI?

A realização de um projeto depende da distribuição assertiva das atividades necessárias para alcançar as metas estabelecidas. Todos os integrantes do grupo devem estar cientes de quais são as suas responsabilidades e quais os prazos a cumprir para não afetar o cronograma geral.

Para que os processos aconteçam de acordo com o planejamento é fundamental que seja feito um mapeamento dos colaboradores envolvidos, suas capacidades e a forma como podem contribuir. A Matriz RACI é uma grande aliada para realizar esse processo de análise e delegação de responsabilidades. A sigla RACI se refere a: R (Responsible), A (Accountable), C (Consulted) e I (Informed).

Significado de RACI

A seguir vou explicar detalhadamente o que significa cada letra da sigla RACI.

R (Responsible/Responsabilidade pela aprovação)

Refere-se aos membros da equipe que tem a responsabilidade pela entrega do projeto, em alguns casos pode ser apenas um indivíduo. Quem figura nesse recorte da equipe deve desenvolver, executar e entregar.

A (Accountable/Aprovador)

O indivíduo que está nessa posição é o responsável por aprovar o trabalho que foi desenvolvido, tem a autoridade para dizer sim ou não para eventuais mudanças de curso. Cada projeto deve ter apenas um aprovador e ainda que este delegue essa tarefa para outro membro do grupo caberá a ele a responsabilidade pelo sucesso ou fracasso da entrega. O aprovador pode mudar de projeto para projeto.

C (Consulted/Quem precisa ser consultado)

Os profissionais que devem ser consultados ao longo do desenvolvimento do projeto podendo dar dicas para melhorá-lo ou até mudar sua base. Esses membros da equipe devem responder as eventuais dúvidas do responsável (Responsible) e estes devem consultar-lhes antes de realizar qualquer mudança no projeto.

I (Informed/Quem deve ser informado)

Grupo de indivíduos que devem ser informados sobre o começo e final das atividades do projeto bem como a respeito de alterações significativas. Nessa categoria estão os colegas do projeto, usuários-chave, interessados e o gestor.

Matriz RACI: Como usar?

A base de uso da Matriz RACI é fazer a divisão de atividades do projeto de acordo com a definição de cada uma das letras. Na prática é necessário desenhar uma tabela em que as colunas correspondam aos nomes ou cargos dos indivíduos envolvidos e as linhas sejam referentes às atividades que devem ser desempenhadas. Na sequência cada campo da tabela deverá ser preenchido com uma ou mais letras da sigla RACI conforme o papel do profissional no contexto geral.

Regras importantes para o uso da Matriz RACI

A seguir listei algumas regras relevantes para o uso da matriz de responsabilidades para a divisão de tarefas dos projetos da sua companhia.

1 – Sempre deve ter R e A

Todo e qualquer projeto realizado pela sua empresa deve contar com pelo menos um Responsável (R) e uma Autoridade (A). Essas duas figuras são centrais para o bom andamento das tarefas.

2 – Nem sempre precisa de C e I

Em alguns projetos pode ser que não existam indivíduos alocados no grupo de Consultados (C) e Informados (I). Se o projeto não apresenta essa demanda não é necessário incluí-la.

3 – Apenas uma Autoridade (A)

Em nenhum projeto deve existir mais de uma autoridade.

Matriz RACI permite adaptações?

A resposta é sim, pois em alguns projetos podem surgir necessidades diferentes daquelas definidas pela sigla RACI. Por exemplo, imagine um projeto em que há um Accountable que não está imbuído da responsabilidade de gerir o projeto ou mesmo um indivíduo inserido na equipe pelo cliente para realizar o acompanhamento das etapas e que também tem autoridade.

Outra questão pertinente diz respeito a dependência da presença do responsável em todo o projeto e se por acaso ele precisar faltar ou tiver uma viagem de emergência? A correção desses furos na estrutura da Matriz RACI é feita por meio da inserção de novas figuras que vou explicar melhor abaixo.

M (Manager/Gerente)

Profissional que tem a responsabilidade de gerenciar a entrega, mas não faz a aprovação.

B (Backup/Substituto)

Indivíduo que substitui o responsável pela tarefa se ele precisar se afastar por algum motivo. O profissional de backup deve estar sempre pronto para gerir o projeto se o responsável não estiver presente ou em condições, afinal o trabalho não pode ficar estagnado.

N (Notify/Notificados)

No grupo da letra I estão os indivíduos que devem ser informados sobre o decorrer do projeto, no entanto, há membros que somente precisam ser notificados do começo e do fim de uma tarefa. Ao invés de sobrecarregar esses indivíduos que várias atualizações de status é possível apenas notificá-las do que lhes interessa.

O (Originator/Criador)

Responsável por criar atividades, não é nomeado como criador para que não seja empregada a letra C e assim não ser confundido com Consulted. Os indivíduos dessa categoria sinalizam a origem de uma entrega.

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