Não há como negar que a tecnologia se tornou uma realidade e precisamos nos adaptar a ela a fim de desfrutar dos seus benefícios. Em se tratando do universo empresarial, ela se faz ainda mais necessária e, é indispensável para uma gestão eficiente do negócio. Eu te explico as razões!
A tecnologia da informação (TI) beneficia o mundo dos negócios, permitindo que as organizações trabalhem de forma mais eficaz e mais produtiva. Comunicação mais rápida, armazenamento eletrônico e proteção de registros e dados sigilosos: são vantagens que a TI pode oferecer.
Neste artigo vamos falar sobre a importância dos sistemas de informação e como eles podem ajudar na gestão da sua empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.
Como Funciona um Sistema de Informação
Um sistema de informação de gestão é formado por outros subsistemas e procedimentos que recolhem informações de diversas fontes dentro da empresa, tais dados podem ser usados para controlar finanças, estoque, compras, captação e contatos de clientes, por exemplo.
Os gerentes usam esse sistema para criar relatórios que lhes fornecem uma visão abrangente de todas as informações que eles necessitam para tomar decisões, que vão desde atividades corriqueiras até as estratégias mais importantes.
O principal objetivo de um sistema de informação em uma empresa é tornar a tomada de decisões dos gestores mais eficiente e produtiva. Ao reunir informações de uma variedade de fontes em um único banco de dados e apresentá-las em um formato lógico. O software pode fornecer tudo o que é necessário para a tomada de decisões, além de realizar uma análise aprofundada de questões operacionais.
Os Tipos de Informações Coletadas
Um software de gerenciamento pode coletar praticamente qualquer tipo de informação, como:
• Coletar e exibir dados financeiros, como receitas diárias e despesas;
• Indicadores de desempenho, como a qualidade dos produtos que saem de uma linha de montagem e a quantidade vendida;
• A equipe pode gerenciar horários para turnos de trabalho;
• Entrada e saída de produtos no estoque;
• Um sistema de informação de gestão pode facilitar a colaboração e também a comunicação. Os funcionários podem editar e compartilhar documentos e repassar informações relevantes para toda a empresa.
Benefícios dos Sistemas de Informação
Criação de Relatórios: A capacidade de criar relatórios é uma das funcionalidades mais valiosas de um sistema de informação de gestão. Os relatórios internos apresentam a informação de uma forma que os funcionários podem entender claramente, incluindo todos os dados relevantes e agrupando-os de maneira lógica.
Por exemplo: um relatório visto por um gerente de uma rede de restaurantes pode mostrar receitas, despesas e vários outros dados de cada filial, permitindo a ele ver qual delas dá mais lucro e quais têm maiores despesas.
Informação Para Todos os Funcionários: Funcionários de todos os cargos dentro da empresa podem consultar o sistema para verificar os itens de estoque, ver estatísticas relacionadas a um departamento ou grupo específico e solicitar transferências internas de materiais ou mesmo checar informações.
O Uso do Sistema ERP nas Empresas
Para entender melhor os sistemas de informação, vamos falar sobre um dos tipos mais utilizados pelas empresas, o Sistema ERP. Enterprise Resource Planning (Gerenciamento de Recursos Empresariais) é um importante aplicativo corporativo que integra todas as funções de cada departamento em um único software.
Os sistemas ERP facilitam o rastreamento do fluxo de trabalho em vários departamentos. Eles reduzem os custos operacionais envolvidos no rastreamento manual e, talvez, a duplicação de dados usando sistemas individuais e distintos. Conheça quais são as vantagens do uso desse sistema na sua empresa.
Vantagens do Sistema ERP
1. Visibilidade dos processos de cada departamento de uma organização, em especial para os gestores.
2. Garantia de que todas as atividades que precisam ser realizadas por mais de um departamento serão devidamente rastreadas e nenhuma delas ficará perdida.
3. Um sistema de relatório unificado para analisar as estatísticas em tempo real, de todas as funções e departamentos.
4. O mesmo software consegue gerir todos os setores da empresa, portanto se torna desnecessário o uso de sistemas individuais.
5. Sistemas mais avançados oferecem a integração com sites de e-commerce, processando e acompanhando as vendas realizadas.
6. Existem vários módulos em um sistema ERP como finanças, contas, gestão de recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, gerenciamento de estoque, gestão de projetos, etc. Como se trata de um software modular, é possível implementar os módulos necessários para cada tipo de organização, de forma personalizada.
7. São mais seguros, uma vez que políticas de segurança podem ser aplicadas a eles. Todas as transações que acontecem por meio dele podem ser monitoradas.
8. Proporcionam melhor visibilidade para toda a empresa e, assim, permitem uma colaboração melhor e mais rápida em todos os departamentos.
9. É possível integrar outros sistemas (como leitor de código de barras, por exemplo) ao sistema ERP através de uma API (Application Programming Interface).
10. Tornam mais fácil o rastreamento de pedidos, inventário e receita, além de previsão de vendas e outras informações.
Como se pode ver, um sistema ERP pode trazer uma série de vantagens para as empresas, porém seu custo, que envolve planejamento, personalização, configuração, testes, implementação, por exemplo, mas pode ser considerado caro, principalmente para pequenas empresas. Por isso, antes de implementar esse tipo de sistema na sua empresa, faça uma análise cautelosa a fim de verificar se realmente é a melhor opção.
Interessante como um sistema de informação pode ajudar seu negócio, não é mesmo? Se você gostou do artigo, deixe seu comentário abaixo e aproveite e compartilhe-o em suas redes sociais!
