05 Dicas Para Controlar Suas Tarefas Diárias, Tornando-se um Profissional Mais Organizado
Para você é difícil realizar todas as suas tarefas dentro do horário de expediente? Saiba que muitas pessoas têm esse problema que pode ser resolvido incluindo um gerenciador de tarefas em sua rotina. De maneira geral, o ponto chave dessa questão está na falta de organização que torna complicado encaixar todas as atividades no tempo hábil que se tem disponível.
Como um Gerenciador de Tarefas Pode Ajudar?
Um sistema organizador de tarefas – seja ele um software ou a boa e velha lista – contribui para que se tenha uma visão macro do que precisa ser feito, permitindo uma melhor distribuição do tempo para cada atividade. Ter um registro escrito das tarefas do dia, permite verificar quais são prioritárias e quais são opcionais. O profissional precisa desse controle para saber o que pode esperar e que não deve ficar acumulado para o dia seguinte.
05 Dicas Para Gerenciar as Suas Tarefas e Ser Mais Organizado
Se você continua achando complexo o processo de organizar as suas tarefas, confira as 05 dicas que listei abaixo e não se perca mais na falta de tempo!
Dica 01 – Tenha um sistema
Quando me refiro à sistema, estou dizendo que você precisa determinar de que forma irá listar e organizar as suas tarefas diárias. Como citei acima, você pode apostar no uso de um software gerenciador de tarefas, contudo, nem todos se adaptam a sistemas digitais, de maneira que podem escolher anotar as tarefas no bloco de notas do computador ou numa agenda.
Independente da sua escolha, é essencial estabelecer diferentes graus de importância para as atividades que serão desempenhadas. Minha sugestão é trabalhar com as três seguintes:
Tarefas emergenciais: Como o nome sugere, são as tarefas que não podem ser adiadas, uma vez que estão com o prazo chegando ao fim.
Tarefas relevantes: Aquelas que oferecem bons resultados e que contam com um prazo um pouco mais longo para serem feitas. Porém, tome cuidado para não adiá-las tanto que se tornem emergenciais.
Tarefas supérfluas: Nessa categoria, entram aquelas que não trazem nenhum resultado prático, não agregam valor ao seu trabalho e ainda consomem tempo preciso que poderia estar sendo usado para realizar tarefas emergenciais.
Na primeira semana, se esforce para cortar totalmente as tarefas supérfluas e aumentar o tempo dedicado as importantes.
Dica 02 – Tenha um quadro de metas
O quadro de metas pode ser um diagrama desenhado numa folha de papel sulfite, uma planilha ou, até, um quadro de verdade. É interessante traçar as metas mensais, observando quanto de trabalho deve ser feito em cada semana para chegar ao último dia útil com tudo concluído. O uso de diferentes cores para cada estágio de conclusão das metas contribui para tornar o seu organizador de tarefas diagramado mais dinâmico.
Dica 03 – Aprenda a dividir para vencer
Uma boa estratégia de organização para quem trabalha com vários projetos ao mesmo tempo é aprender a dividi-los de maneira inteligente, evitando a sensação de sobrecarga. Muitos profissionais simplesmente não conseguem realizar todas as suas tarefas diárias porque ficam tempo demais presos a uma única atividade que se mostra desgastante após a primeira hora.
A solução para esse problema está em dividir o trabalho de projetos maiores em pequenas parcelas que serão intercaladas. Esse procedimento contribui para que todas as tarefas sejam realizadas com mais afinco e o tempo melhor aproveitado.
Dica 04 – Limite o seu tempo de trabalho
Essa dica é especialmente importante para quem atua como profissional autônomo, pois, trabalhando por si mesmo, é fácil esticar o expediente indefinidamente. Estabeleça um horário para realizar todas as tarefas e seja rigoroso com você mesmo. Se nos primeiros dias ficar com algo sem fazer, lembre-se que no dia seguinte precisará de mais empenho.
Quando se sabe que não há problema de ficar um pouco a mais no escritório, principalmente quando este é a sua casa, é natural pensar o tempo de trabalho com horas adicionais. Mas, sabendo que essas horas na verdade não existem, é feito mais esforço inconscientemente para fechar as tarefas mais cedo.
Dica 05 – Faça de cada dia a sua prioridade
Montar uma lista completa de tarefas no começo da semana pode ser interessante, mas cuide para que as atividades sejam distribuídas por dias. Dessa forma, será possível administrar cada dia como uma prioridade para chegar ao fim de semana com mais tranquilidade. Para alguns profissionais, a grande dificuldade que os impele a procurar por um organizador de tarefas é conseguir focar no mais relevante para cada dia.
Fazer uma lista na forma checklist pode ajudar a se sentir mais produtivo diariamente, pois cada vez que você risca uma tarefa percebe que está mais perto de chegar a finalização do projeto. Evite adicionar a sua lista tarefas supérfluas, pois elas podem criar uma falsa ilusão de produtividade.
O que você achou das dicas para se tornar mais organizado? Qual acredita ser a mais importante? Deixe o seu comentário!
