06 Dicas Para Preparar a Festa de Final de Ano em Sua Empresa

A festa de final de ano é uma verdadeira tradição em muitas empresas e, saber como organizar esse evento, é essencial para não ultrapassar o orçamento e colher bons frutos. A confraternização entre os funcionários pode ser motivada pela comemoração do natal e ano novo, mas também pode ser o momento de apresentar os bons resultados da companhia, assim como disseminar o engajamento entre os colaboradores de setores diversos.
 

06 Dicas Para Organizar a Festa de Final de Ano

 
Se você é empresário ou foi o funcionário escolhido para organizar a confraternização da empresa, deve ficar atento a algumas questões bastante relevantes. Listei abaixo 06 dias que vão te ajudar a encontrar o caminho para que a festa seja um grande sucesso.
 

Dica 01 – Conheça bem o orçamento

 
Embora a festa de confraternização da empresa seja bastante esperada pelos colaboradores, nem sempre se tem um orçamento elástico. Os gestores do setor financeiro não costumam liberar uma verba grande para a comemoração e cabe ao responsável pela organização ser criativo. A dica é ter bem claro qual é o orçamento disponível antes de começar a buscar fornecedores.
 
Para aliviar os custos da organização da festa, é importante pensar em soluções domésticas como, por exemplo, usar um salão da própria companhia para a reunião e contratar serviços de fornecedores usuais que atendem a organização durante todo o ano. Envie e-mails para os colaboradores pedindo sugestões para conseguir alinhar os desejos do seu público com as possibilidades financeiras.
 

Dica 02 – Organize com o máximo de antecedência

 
O departamento de marketing da empresa deve atentar para a antecedência da organização da festa de final de ano, pois, em dezembro, fornecedores de buffet e bebidas são bastante solicitados. Fazer os pedidos com meses de antecedência contribui para poder negociar melhor os preços, conseguir as datas e os locais de interesse inicial da organização, assim como ter certeza de que suas demandas serão atendidas.
 
Estabelecer uma data previamente é essencial ainda para informar aos colaboradores. No fim de ano são vários os compromissos com familiares e amigos, sendo importante anotar as datas de confraternização na agenda.
 

Dica 03 – Faça uma pesquisa completa antes de contratar fornecedores

 
A responsabilidade de escolher e contratar fornecedores é bem grande e, por isso, demanda uma ampla pesquisa por parte do realizador da festa. Peça indicações dos colaboradores da companhia ou, então, busque dentre os fornecedores usuais. Porém, antes de fechar negócio, pesquise as opiniões na internet e tente saber se alguém já usou esses serviços.
 
No caso de buffet, é possível pedir uma degustação antecipada de alguns pratos para ter a certeza de que está de acordo com o nível de exigência dos diretores da companhia, haja vista que eles comparecerão e estarão de olho em tudo.
 

Dica 04 – Preste atenção às cláusulas contratuais de fornecedores

 
O organizador da festa de fim de ano da empresa fica responsável por fazer todas as reservas e encomendas. Para ter a garantia de entrega, é essencial contar com um contrato em que estejam dispostas todas as obrigações dos fornecedores, assim como os deveres do contratante.
 
Leia com atenção as cláusulas desses documentos para ter a certeza de que, num eventual cancelamento, será possível reaver parte ou todo o dinheiro dado como caução. Lembre-se que, de uma hora para outra, os gestores da companhia podem mudar de ideia quanto a realizar a confraternização e o organizador deve ter mecanismos para cancelar tudo com o mínimo prejuízo possível.
 

Dica 05 – Lembre-se de adicionar toques da cultura da empresa à festa

 
Como citei acima, os diretores da companhia certamente comparecerão à comemoração e irão ficar atentos ao desenrolar da festa. Por isso, o organizador deve pensar na confraternização seguindo o alinhamento da cultura empresarial. Pesquisar junto aos colaboradores o que eles desejam nesse dia é muito positivo, mas não deve ser a única preocupação.
 
Empresas com perfil dinâmico e inovador devem ter festas com um grau maior de descontração e podem até ter atrações como pequenos shows, já as empresas mais sérias devem manter esse traço de personalidade. Além disso, é interessante que haja alguns momentos específicos da empresa, isto é, apresentações rápidas e dinâmicas que falem sobre o crescimento da corporação no ano que passou com os devidos agradecimentos aos funcionários.
 

Dica 06 – Envolva os colaboradores na organização

 
Para que os colaboradores da companhia sintam que essa festa de final de ano é realmente sua, envolva-os na organização e, até mesmo, na montagem dos preparativos. Se tem algum funcionário que gosta de cozinhar nas horas vagas, que tal chamá-lo para preparar alguma coisa especial para o evento?
 
Tem algum DJ entre os colaboradores? Não hesite e deixe que ele prepare ao menos um set list. Permitir que as pessoas colaborem com os seus talentos de hobbies para a festa é uma maneira de agregar mais valor à comemoração.
 
Agora você está preparado para organizar a confraternização da empresa? Deixe seu comentário!