6 Dicas Para Reduzir Custos Com Telefonia em Sua Empresa
Por mais que boa parte da comunicação em uma empresa seja realizada pela internet, para muitos colaboradores o telefone ainda é muito importante por ser mais dinâmico, basta pegar o aparelho e fazer a ligação. Entretanto, diferente das chamadas online, que são gratuitas, as chamadas telefônicas geram custos e, se não houver controle, esse gasto pode prejudicar a saúde financeira do negócio.
Confira, a seguir, dicas que vão te ajudar a cortar gastos na sua empresa.
1 – Analise as Faturas Telefônicas
Em muitas organizações há o costume de pagar as contas olhando apenas o valor total, sem analisar cada gasto individualmente. Quando se trata de telefonia, é muito importante analisar os gastos, a fim de saber o tipo de ligação que está gerando um maior custo. Por meio dessa análise é possível entender melhor o valor, além de conferir se há algum erro por parte da operadora, pois isso pode acontecer.
O ideal é que esse acompanhamento seja feito todos os meses, a fim de identificar qualquer alteração na fatura. Entretanto, se você for começar a fazer essa verificação agora, saiba que poderá recuperar valores pagos indevidamente de até 3 anos atrás. Por isso, vale a pena fazer dessa análise um hábito mensal para não perder o controle sobre os gastos.
2 – Renegocie os Contratos Com as Operadoras
As operadoras de telefonia estão sempre criando novos planos com pacotes especiais de descontos. Entretanto, elas não entram em contato com cada cliente perguntando se desejam realizar uma alteração de plano, é o cliente quem deve estar atento e procurar a empresa para solicitar a mudança.
Esteja sempre atento aos planos oferecidos pela sua operadora telefônica. A grande maioria oferece planos especiais para empresas, tanto de telefone fixo quanto móvel. Por isso, não se esqueça de entrar em contato com a operadora periodicamente a fim de renegociar o seu plano e conseguir novos descontos.
3 – Instrua os Colaboradores
Não adianta nada um gestor decidir promover uma redução de custos na empresa e apenas dizer aos colaboradores que é preciso diminuir o consumo, pois essa informação é muito vaga para ser seguida com sucesso. O ideal é explicar com clareza o que está sendo gasto mais do que o necessário e o que cada um pode fazer para colaborar com a redução.
Quando se espera algo de uma pessoa, é necessário deixar claro para ela o que e como você deseja que ela faça. Dessa forma, evitam-se aborrecimentos e desentendimentos. Então, faça uma reunião com os seus colaboradores, explique quais são as metas de redução de gastos da empresa e o caminho que será seguido para alcançá-las. Dê abertura aos funcionários para que eles façam sugestões que possam ajudar no processo.
4 – Incentive as Ligações VOIP
A sigla VOIP significa Voice Over Internet Protocol, algo como Voz Sobre o Protocolo de Internet. É um sistema que permite que chamadas de voz sejam feitas pelo computador, muitas vezes gratuitamente. O Skype, por exemplo, é um dos softwares mais usados para esse fim e ainda conta com a opção de vídeo nas chamadas.
Ao substituir o telefone pelo computador para fazer a maior parte das chamadas, sua empresa conseguirá uma redução significativa dos custos com telefonia. Para isso, forneça fones de qualidade para os colaboradores que precisam fazer ligações e incentive o uso dessa forma de comunicação.
5 – Não Abra Mão do E-mail
Muitos gestores ficam pensando em várias formas de como reduzir custos nas empresas e acabam se esquecendo de uma ferramenta bastante simples, o e-mail. Claro que não dá para substituir todas as chamadas de voz por uma mensagem escrita, mas em muitos casos o correio eletrônico se torna, até mesmo, uma opção mais prática.
Além de gratuito, enviar um e-mail é muito mais rápido do que fazer uma ligação. Salvo os casos em que é necessário ter uma resposta imediata, são muitas as situações em que ele pode ser a melhor opção para se comunicar, seja com clientes, fornecedores, colaboradores, etc.
6 – Separe os Custos Telefônicos Por Setor
Em empresas de porte médio e com um número maior de colaboradores, é interessante separar os custos telefônicos por setor e, assim, incumbir cada gerente de controlar os gastos de seus subordinados. Dessa forma, fica muito mais fácil realizar um controle mais efetivo, já que é difícil que apenas uma pessoa consiga acompanhar os gastos de toda a empresa.
Ao segmentar os custos, cada gerente poderá acompanhar de perto o comportamento dos colaboradores em relação ao telefone. Além de incentivar o uso das chamadas por VOIP. Esse acompanhamento mais próximo é importante principalmente em casos que os funcionários se acostumaram com o telefone, afinal mudar um hábito de muito tempo é difícil. Se não houver ninguém para lembrá-los de fazer as chamadas pelo computador, pode acontecer o efeito dominó de “vou ligar pelo telefone só dessa vez” e, assim, a mudança nunca acontece.
Como se pode ver, são muitas as soluções que uma empresa pode adotar para reduzir seus custos com telefonia. O segredo está em incentivar os funcionários a saírem do automático de pegar o telefone e pensar antes no melhor meio de realizar cada contato. Assim, cada um poderá analisar a situação e perceber quando é melhor enviar um e-mail, fazer uma chamada do tipo VOIP ou realmente utilizar o telefone.
Sua empresa tem muitos gastos com telefonia? Compartilhe sua experiência comigo nos comentários.
