Mapeando os processos de sua organização de forma eficaz
Para que tudo funcione da melhor maneira possível dentro de uma empresa, de forma organizada, é necessário que o empresário ou empreendedor esteja disposto a investir em gestão de processos, que basicamente vai ajudá-lo a ter uma visão macro de tudo o que acontece em sua organização e a implementar, com a ajuda de seus colaboradores, melhorias para que a entrega de seus produtos e serviços ocorram com a qualidade que o consumidor espera.
Assim, é importante fazer um mapeamento dos processos existentes, com a finalidade de analisar o que pode e deve ser mantido, o que precisa ser mudado ou melhorado, bem como o que é necessário que seja eliminado, para não gerar situações problemáticas no futuro. Para que tudo isso aconteça, é fundamental envolver toda a empresa, fazendo com que, tanto os gestores, quanto os demais colaboradores, entendam o papel de cada um e desempenhem suas funções com excelência.
Pensando nisso, hoje vou compartilhar com você técnicas para que você e sua equipe realizem um mapeamento de processos de forma eficaz, e implementem as melhorias necessárias para potencializar os resultados organizacionais de sua empresa.
Gestão de processos, o que é?
Antes de seguir em frente e abordar diretamente como fazer um mapeamento eficiente dentro de uma empresa, vamos entender um pouco mais sobre a gestão de processos, que nada mais é do que a análise detalhada de cada etapa das atividades que envolvem um negócio. Seu objetivo é identificar, acompanhar, organizar e propor melhorias, para que se alcancem os resultados organizacionais de maneira assertiva.
Independentemente da forma como uma empresa se posiciona no mercado, se ela oferece produtos ou serviços, é fundamental fazer o mapeamento de cada um de seus processos, para que assim seja sempre possível prezar pela qualidade que o cliente espera, bem como para atingir os objetivos estratégicos planejados pela organização.
Como mapear processos organizacionais?
O mapeamento e controle de processos organizacionais ocorre por meio de algumas etapas e, para que seja realmente eficaz, precisa envolver a empresa como um todo, caso contrário não terá o efeito esperado.
Acompanhe-me e veja quais são estas etapas, para que assim você e sua equipe se organizem da melhor maneira possível e deem início às melhorias que a sua empresa necessita.
Definindo os objetivos
O primeiro passo para iniciar o mapeamento dos processos de sua empresa, tem a ver com a definição de objetivos. Isso quer dizer, que você e sua equipe de colaboradores precisam se reunir para analisar o cenário em que a empresa se encontra e aonde vocês desejam chegar com as ações que serão realizadas a partir deste momento.
Você pode iniciar um mapeamento para entender os processos de todos os departamentos de sua empresa, buscando implementar melhorias em cada um deles e, consequentemente, aumentar a satisfação de seus clientes. Pode também fazer um levantamento das informações organizacionais, para compreender aonde estão os maiores gaps, que dificultam o desenvolvimento de um bom trabalho por parte de sua equipe, e assim, realizar as medidas necessárias para solucionar estas questões.
Além disso, existem mapeamentos voltados para redução de custos e também para melhorar o desempenho dos negócios como um todo. Você tem a opção de investir em cada um, de forma separada, ou pode mapear, visando todos estes objetivos ao mesmo tempo. Isso depende mais de quais são as reais necessidades e prioridades de sua empresa no momento.
Quais os problemas encontrados?
Depois de definido o objetivo, existe ou existem problemas a serem resolvidos, que envolve o processo a ser melhorado. Nesta etapa a equipe vai elencar todos os gaps encontrados, bem como suas ocorrências, ou seja, em que momento e com qual frequência tais situações problemáticas acontecem no desenvolvimento das atividades e dos processos analisados.
Indicadores
Definidos objetivos e problemas a serem solucionados com o mapeamento, é chegado o momento de definir os indicadores, para que seja possível fazer a mensuração dos resultados. A partir da análise dos indicadores, conforme as melhorias vão sendo implementadas, consegue-se saber o que está sendo alcançado, bem como o que precisa ser melhorado para atingir os objetivos propostos.
Implementação das melhorias
É chegado o momento de colocar a mão na massa e iniciar o processo de implementação das melhorias e mudanças, necessárias para tornar os processos internos de uma empresa, ainda mais eficazes. Nesta etapa, também serão definidos os responsáveis por implantar e acompanhar a execução das atividades propostas no mapeamento.
Converse com a sua equipe e diga-lhes que a participação e empenho de todos é fundamental para que saia conforme o planejado, e, assim, as melhorias aconteçam de forma definitiva para todos.
Acompanhamento
Uma das etapas mais importantes do mapeamento de processos, tem a ver com o acompanhamento, pois, assim que as melhorias começam a ser implementadas, é necessário fazer o acompanhamento das mesmas, para saber se tudo está correndo conforme o planejado, se é preciso realizar alguma alteração, bem como para saber o que pode ser mantido.
Mensuração de resultados
Quais os ganhos que você, seus colaboradores e a empresa como um todo obtiveram após a implementação de melhoria de processos? Será nesta etapa que esta pergunta será respondida, pois aqui, todos os dados do mapeamento serão levantados e analisados, para saber se os objetivos propostos foram alcançados.
Além disso, será nesta etapa que os novos procedimentos serão padronizados e adotados por toda a empresa, para que assim, as melhorias ocorram de forma sistêmica e contínua.
É importante lembrar, que todo este mapeamento de processos precisa ser devidamente documentado, para que assim, as melhorias continuem acontecendo e não fiquem apenas na ordem das palavras.
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