Melhore os Processos de Sua Empresa Com a Metodologia SIPOC
No artigo de hoje falarei a respeito de uma das ferramentas mais importantes para ser utilizada em um projeto de melhoria em uma empresa, que é conhecida como SIPOC. Se você está buscando formas de melhorar os processos empresariais do seu negócio, tenho certeza que as dicas que darei a seguir vão te ajudar nessa missão. Continue acompanhando e confira!
O Que é SIPOC?
A metodologia SIPOC foi criada para oferecer uma análise mais simples e eficaz dos processos, sejam eles internos ou externos, de uma empresa. Por meio dela é possível realizar o gerenciamento de processos com maior eficiência, melhorando a forma como são realizados, e, consequentemente, promovendo uma maior satisfação dos clientes.
O nome SIPOC vem de uma sigla que se refere a cada parte fundamental de um processo. Veja, a seguir, quais são elas:
S – Supplier (Fornecedores): Fornecedores são sistemas, pessoas, organizações ou outras fontes de materiais, informações e outros recursos que são consumidos ou transformados no processo.
I – Inputs (Entradas): Entradas são materiais, informações e outros recursos que são consumidos ou transformados durante o processo.
P – Process (Processo): O processo é o conjunto de ações e atividades que transforma as entradas e as encaminha para as saídas.
O – Outputs (Saídas): Saídas são os produtos ou serviços que o processo produz e que o cliente consome.
C – Customer (Cliente): Os clientes são consumidores, empresas, sistemas ou a próxima etapa de um processo que recebem as saídas.
É necessário criar um formulário com esses cinco itens e preencher de acordo com o processo que deseja analisar. Através dele é possível entender melhor todos o funcionamento de um processo, a fim de verificar o que pode ser melhorado para que ele se torne mais eficiente.
O SIPOC na Prática de Processos Empresariais
Para deixar mais clara a forma como o SIPOC funciona, irei mostrar o exemplo do processo de uma empresa que trabalha com cópias de documentos. Acompanhe e entenda melhor o funcionamento da ferramenta.
Fornecedores: Fabricante da máquina copiadora, fornecedor de papel e toner, o cliente que traz o documento original a ser copiado, companhia elétrica que fornece a eletricidade.
Entradas: Máquina copiadora, papel, toner, documento original, energia elétrica.
Processo: Tirar cópia de um documento.
Saídas: Cópias
Clientes: A pessoa que solicitou a cópia, que pode ser tanto um cliente externo quanto interno.
No SIPOC, os clientes podem ser os consumidores que irão adquirir o produto, no caso do exemplo a cópia do documento, ou mesmo alguém de dentro da empresa. É bastante comum de acontecer de você ser o seu próprio cliente. Parece confuso no início, mas é muito importante descrever todo o processo de forma clara, incluindo quem é o cliente, para que se chegue ao resultado esperado.
Os passos do processo são:
• Colocar o documento original sobre o vidro da máquina copiadora.
• Fechar a tampa.
• Selecionar as opções desejadas.
• Acionar a opção para a máquina fazer a cópia.
• Retirar as cópias e originais da máquina.
Informações Que Podem Ser Incluídas no SIPOC
Além das informações padrão que devem ser inseridas ao fazer o SIPOC, existem outras que podem torná-lo mais completo e fazer com que o projeto de melhoria seja mais eficaz. Veja quais são elas:
Responsável Pelo Processo: Definir um colaborador como responsável por um processo é interessante porque ele poderá atuar em todas as etapas, buscando sempre maneiras de melhorá-lo.
Determine o Início e o Fim: Ao passar o processo do SIPOC para um fluxograma, deixe claro o início e o fim dele. Vale lembrar que existem alguns processos que contam com mais de uma entrada e saída, então é importante se atentar a isso.
Registre as Limitações do Processo: É necessário registrar detalhes, como, por exemplo, se aquele processo atende a todos os tipos de clientes ou apenas alguns, se realiza apenas determinados tipos de transação, etc. Essas limitações irão mostrar se será necessário de apenas um mapa para esse processo ou se precisará criar outros.
As informações extras vão facilitar a implementação do projeto de melhoria, entretanto, é importante não colocar dados demais para não tornar a ficha do processo completa demais. Mantenha sempre o bom senso e inclua apenas aquilo que for indispensável.
O Que Não Fazer em um SIPOC
Depois de dar dicas sobre o que fazer para colocar o SIPOC em prática, é hora de dizer aquilo que não deve ser feito.
• O nome do processo deve estar sempre no infinitivo, então não use o verbo no gerúndio ou no passado.
• Não coloque palavras que se refiram ao objetivo do processo. Exemplo: Tirar cópias de documentos mais rápido. O certo é manter apenas: Tirar cópias de documentos.
• Cuidado ao escrever as saídas, pois elas não podem ser informações vagas. Não use: Deixar os clientes satisfeitos. É importante ser sempre especifico, principalmente no que se refere a prazos.
Com essas dicas você conseguirá utilizar a metodologia SIPOC na sua empresa e terá processos muito mais eficientes e eficazes!
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