Aumente a Produtividade de Sua Empresa com a Técnica Pomodoro
Gerenciar o tempo é um desafio para muitas pessoas, principalmente no mundo atual, em que estamos rodeados de agentes causadores de distração. Os smartphones são considerados os principais vilões da procrastinação e, se não houver disciplina, são grandes as chances de se perder horas em atividades improdutivas. No artigo de hoje falarei sobre a Técnica Pomodoro e como ela pode ser usada em empresas como uma ferramenta para auxiliar a produtividade.
O Que é a Técnica Pomodoro?
Criada na década de 1980 por Francesco Cirillo, a Técnica Pomodoro é uma das mais populares ferramentas para gerenciamento de tempo que existem. Você, provavelmente, já ouviu a palavra pomodoro, mas em um outro contexto, já que ela significa tomate em italiano e é bastante usada para se referir a receitas de molhos para massas. O que inspirou Francesco a criar a técnica foram aqueles timers usados na cozinha para marcar o tempo de preparo de um prato e que possuem a forma de um tomate.
O método pomodoro é uma filosofia de gestão de tempo que visa fornecer ao indivíduo o foco máximo, permitindo-lhe concluir seus projetos mais rapidamente e com menos desgaste mental. É considerado eficiente porque se baseia na afirmação de que as pausas impulsionam a agilidade mental, evitando a fadiga e tornando o indivíduo mais produtivo.
Basicamente, funciona da seguinte forma: o tempo é dividido em blocos de 25 minutos, em que se deve manter total atenção sobre o que está fazendo. Após terminar esse período, há uma pausa, que costuma ser de 5 minutos ou menos, para descanso e, então, volta-se ao foco por mais 25 minutos.
A Técnica Pomodoro na Prática
Para aplicar o método pomodoro é necessário seguir alguns passos. Veja:
• Monte uma lista com todas as tarefas que precisa realizar durante o expediente.
• Utilize o timer do seu celular, sites ou programas de computador em que seja possível cronometrar os 25 minutos.
• Defina uma das tarefas da lista para começar e mantenha o foco nela até que o primeiro pomodoro (bloco de 25 minutos) termine.
• Se conseguiu finalizar a tarefa nos 25 minutos, risque-a da lista. Caso contrário, anote ao lado dela a porcentagem que conseguiu concluí-la. Por exemplo: 60% concluída.
• Faça um intervalo de 5 minutos, que pode ser usado para checar suas redes sociais, ir ao banheiro, fazer uma ligação, tomar uma água, etc.
• Ao final da pausa, volte para mais 25 minutos de foco nas tarefas a serem realizadas e repita o processo até chegar a 4 pomodoros, ou seja, 4 períodos de 25 minutos.
• Faça uma pausa maior, de 15 a 30 minutos para descansar a mente e manter-se produtivo e, então, comece tudo novamente até que o expediente termine.
Como Lidar Com as Interrupções
Um dos desafios para nos tornarmos mais produtivos são as interrupções, que são agentes externos que, muitas vezes, acabam nos tirando do foco. Ao colocar o método pomodoro em prática, o seu tempo estará sendo cronometrado, então é importante saber como lidar com essas interrupções para que elas não atrapalhem o sucesso da ferramenta. Veja como lidar nos dois tipos de situações que podem acontecer:
Interrupções Internas: São aquelas que partem de você e podem acontecer quando se lembra de fazer algo, pensa em pegar o celular para enviar uma mensagem, etc. Nesse caso, anote o que precisa fazer rapidamente e volte para a tarefa que estava fazendo. Dessa forma, após terminar, poderá fazer essas atividades que anotou e elas não irão atrapalhar o seu foco.
Interrupções Externas: São aquelas que você não pode evitar que aconteçam, como uma ligação, uma pessoa querendo falar com você, um e-mail, etc. A menos que seja algo realmente importante e urgente, deixe para depois. Se começar a abrir pequenas exceções acabará deixando o seu tempo precioso ir embora.
Benefícios do Método Pomodoro
O método é indicado para profissionais, estudantes e qualquer pessoa que deseje se tornar mais produtiva, mas mantendo a mente descansada e criativa. Os principais benefícios que a técnica oferece são:
• Autoconhecimento: Permite que você se conheça melhor e descubra o tempo que leva para concluir cada tipo de tarefa.
• Distrações: Te dá a possibilidade de entender que tipo de distração costuma tirar o seu foco do trabalho.
• Interrupções: Mostra quais são os principais tipos de interrupções que acontecem enquanto você está trabalhando.
Ao conhecer e entender melhor esses pontos que citei, você encontrará formas de potencializar os pontos fortes e evitar as interrupções e distrações que podem atrapalhar o seu foco.
Aplicação da Técnica Pomodoro em Empresas
Esta técnica é bastante eficaz e simples de ser realizada, por isso é bastante interessante para ser aplicada em empresas. Nesse caso, pode tanto ser uma iniciativa de algum funcionário, que resolva aplicá-la por conta própria, ou do gestor, que queira incentivar os seus colaboradores a usarem. No segundo caso, os resultados serão ainda melhores, já que um poderá ajudar a desviar as interrupções do outro.
Você já conhecia a Técnica Pomodoro? Conte-me nos comentários que tipo de interrupção costuma mais atrapalhar o seu foco e o que costuma fazer para evitá-la.
