Boas Práticas no Controle do Contas a Pagar de Sua Empresa

A área financeira é o coração de uma empresa, se ela não vai bem todo o restante é prejudicado. Controlar as contas a pagar e a receber de forma eficiente é fundamental para que o negócio tenha sucesso e consiga investir em melhorias. Entretanto, eu sei que controlar o fluxo de caixa é um desafio para muitos empreendedores, principalmente para aqueles que acabaram de abrir uma empresa. Pensando nisso, preparei algumas dicas que podem facilitar esse controle e trazer muitos benefícios para o seu negócio.
 

Registrar Todas as Entradas e Saídas de Dinheiro

 
Não dá para administrar uma empresa sem um controle minucioso de entradas e saídas de dinheiro. Tudo deve ser registrado, desde o salário dos funcionários até a compra do cafezinho. No início do negócio, é natural que o dono seja o responsável por fazer esse controle, porém, com o tempo, o trabalho vai aumentando e o ideal é contratar um profissional para cuidar do setor financeiro e se dedicar apenas a ele.
 
O responsável pelo fluxo de caixa precisa ser uma pessoa organizada e que não deixe de registrar nenhuma informação. Esse profissional deve organizar as datas das contas a pagar, a fim de quitar as dívidas em dia e evitar multas. Além disso, ele precisa fazer relatórios com os valores que serão recebidos em cada período e, assim, manter as entradas e saídas de dinheiro alinhadas.
 

Utilizar Softwares Para Controle Financeiro

 
Realizar o controle financeiro por meio de planilhas é um tanto quanto trabalhoso e pode não ser tão eficiente. Por isso, assim que possível, adquira um software que facilite este trabalho e possa ser usado, inclusive, como uma ferramenta para tomar decisões importantes sobre o negócio.
 
Existem diversos softwares de gestão financeira no mercado e grande parte deles oferece a possibilidade de criar gráficos e relatórios de forma simplificada. Além disso, a inserção de informações é feita muito mais rapidamente, o que poupa o tempo do responsável pelo controle financeiro. Os sistemas do tipo ERP controlam, além das finanças, todas as operações realizadas pela empresa. Eles são caros, mas trazem muitos benefícios em todos os âmbitos para a gestão.
 

Separar Gastos Pessoais dos Empresariais

 
Um erro bastante comum cometido por empreendedores iniciantes é utilizar a conta pessoal para os negócios e misturar os gastos. Isso pode acabar com as finanças da sua empresa e, consequentemente, levá-la ao fracasso. Assim que você abrir o seu negócio, vá até um banco e crie uma conta jurídica. Nela serão depositados e debitados apenas os valores relacionados ao seu estabelecimento.
 
O único valor que deve ser transferido para a sua conta pessoal todos os meses é o seu pró-labore, que é o salário que todo empreendedor que exerce alguma função dentro da sua empresa deve receber. Os seus gastos, como compras mensais, aluguel, parcela de financiamento do carro, devem ser debitados da sua conta pessoal. Assim como apenas os gastos relacionados ao negócio devem ser debitados da conta jurídica.
 

Buscar Formas de Acabar Com a Inadimplência

 
A inadimplência é um grande problema para muitos empreendedores, pois ele precisou arcar com a produção da mercadoria ou realização do serviço e não recebeu o retorno financeiro do consumidor. O primeiro passo é cobrar os clientes que estão inadimplentes, claro, sempre de forma respeitosa. Grande parte dos consumidores apenas deixa de pagar uma dívida porque realmente não teve condições e apenas uma pequena parcela age de má fé.
 
A renegociação pode ser um bom caminho para que o cliente consiga quitar a dívida. Chame-o para conversar, ouça o que ele tem a dizer e, então, faça uma proposta. Essa renegociação pode ocorrer por meio de um abatimento do valor, parcelamento ou as duas coisas. É importante que os valores acordados sejam realistas e estejam dentro das possibilidades do cliente para que ele não atrase o pagamento novamente.
 

Incentivar o Pagamento Antecipado

 
Depois de resolver os problemas relacionados à inadimplência, é hora de encontrar formas de evitar que ela aconteça. Comece oferecendo vantagens para quem realizar o pagamento à vista, como descontos ou brindes. Isso vai dar aos consumidores motivação para realizar o pagamento total ou antecipar as parcelas.
 
Dependendo do tipo de negócio que você tem, pode ser interessante aceitar pagamentos apenas em dinheiro ou cartão de crédito. Por mais que as operadoras de cartão cobrem taxas sobre as operações, o benefício de se proteger da inadimplência faz com que o valor pago compense.
 

Antecipar as Contas da Empresa

 
Assim como você pode oferecer benefícios para os clientes que realizam o pagamento antecipado, muitos dos seus fornecedores podem fazer o mesmo. Por isso, converse com ele e veja que benefícios poderá ter se pagar suas contas antecipadamente. Qualquer empresa deseja receber antes do prazo, por isso, mesmo que o seu credor ainda não tenha nenhuma política de descontos, negocie com ele e poderá obter muitas vantagens.
 
Além de ter a chance de receber descontos consideráveis, sua empresa ficará conhecida no mercado por ser boa pagadora e isso é muito positivo. Quanto melhor for a sua imagem como empreendedor, mais vantagens poderá obter em negociações.
 
Você já adota algumas das práticas citadas na sua empresa? Qual considera a mais importante? Compartilhe sua opinião comigo nos comentários.