Como Funciona o Sistema de Ajuda de Custo Para os Colaboradores

Quando um colaborador é transferido de uma cidade para outra, passa a ter direito a uma ajuda de custo, que consiste basicamente na cobertura das despesas geradas pela mudança. Trata-se de um direito dos funcionários que têm a sua vida alterada por necessidade da companhia. Entender o funcionamento desse sistema é essencial para que todos os direitos dos colaboradores sejam atendidos.

Entendendo o Conceito de Ajuda de Custo

De maneira geral, a ajuda de custo é o valor que a empresa paga a um colaborador que foi transferido ou que precisou se mudar para atender as exigências do seu trabalho. Esse valor é definido objetivando que todas as despesas do funcionário sejam devidamente cobertas para que não haja nenhum ônus financeiro em atender as demandas da companhia.

Para que fique mais claro vou exemplificar, a despesa com o transporte dos móveis do funcionário entra nesse valor. Outro ponto fundamental é compreender que ajuda de custo não faz parte do salário, uma vez que se trata do pagamento das despesas adquiridas devido a uma mudança solicitada pela companhia, embora haja alguns casos em que possa se enquadrar como salarial, a seguir explicarei melhor.

Quando a Ajuda de Custo Tem Natureza Salarial?

Todo valor que é pago com frequência definida para os colaboradores de uma organização adquire o caráter de salário. Vou exemplificar, Jorge é funcionário da companhia X e precisou se mudar de São Paulo para a cidade interiorana de São José do Rio Preto, afim de realizar um projeto a longo prazo. A empresa oferece para seu funcionário uma ajuda de custo mensal para a sua manutenção na nova cidade.

O que acontece é que pelo fato desse valor ser concedido mensalmente a Jorge, deixa de se caracterizar como ajuda de custo para integrar o seu salário. A constância da remessa de dinheiro é o que faz com não possa mais se enquadrar como uma ajuda. A partir do momento em que esse valor tem natureza salarial, passa a incidir sobre ele encargos previdenciários e trabalhistas. As organizações devem ficar atentas para essa questão para escolher a melhor forma de dar essa bonificação aos colaboradores.

O Que Está na CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas)?

A premissa básica da ajuda de custo na CLT é a de que tem como objetivo central oferecer ressarcimento para colaboradores que, eventualmente, tenham feito despesas devido à transferência necessária para a empresa. A concepção desse benefício aparece nos artigos 469 e 470 da CLT. Ainda de acordo com o texto, esse valor deve ser pago em somente uma parcela, já que não deve adquirir contornos salariais.

Esse benefício consiste numa obrigação compulsória que está determinada na lei, quando a organização precisa deslocar o seu funcionário para outro local diferente daquele que consta em seu contrato. O direito está assegurado nos casos em que há necessidade de mudar de residência. Em suma, o pagamento somente deve ser feito quando há despesas de mudança de residência e num único pagamento.

Dessa forma, o valor concedido não tem incidência de encargos de INSS e FGTS. A situação de Jorge, o colaborador do exemplo supracitado, não se caracteriza como ajuda de custo e sim como aumento salarial. É importante entender essa questão para evitar problemas legais futuramente, não pagar tributos sobre salário é algo bastante grave e que pode ser o início de uma série de dificuldades legais.

Regras da Ajuda de Custo em Diárias de Viagem

Quando os colaboradores de uma empresa precisam viajar para realizar as suas tarefas, podem receber ajuda de custo com as diárias. Nesse caso, é possível que o pagamento aconteça mais de uma vez se forem realizadas mais de uma viagem. Contudo, é essencial ficar atento à regra de que se o valor da ajuda de custo ultrapassar metade da remuneração passará a ter caráter salarial, isso está explícito no artigo 457 da CLT.

É uma regra relevante pelo fato de que até esse limite de valor (metade do salário) se entende como reembolso dos custos da viagem e não como uma contraprestação. No entanto, ressalto que se não houver comprovação de que os valores foram repassados como ajuda de custo de viagem podem ser enquadrados como salário. A recomendação é a de manter todos os comprovantes de pagamento de diárias de hotéis, entre outras despesas.

Há fiscalização nesse sentido para evitar que algumas companhias ofereçam pagamento de valores salariais excedentes sem o devido pagamento dos encargos tributários. Quando se trabalha dentro da lei e se tem a documentação de todos os processos, não se tem problemas legais, então invista num departamento pessoal bem organizado. Seguir as regras é sempre o caminho mais simples, basta conhecê-las e colocá-las em prática.

Gostou de entender melhor qual é a natureza da ajuda de custo e em quais situações ela é permitida? Deixe seus comentários abaixo.