Conheça a Ferramenta 5W2H

A ferramenta 5WH2 é um método utilizado no planejamento de projetos de empresas, a fim de alcançar os objetivos de maneira mais eficaz. Se você busca por uma transformação na forma como o seu negócio é administrado, esta técnica pode trazer resultados incríveis. Continue acompanhando e saiba mais sobre o tema.
 

O Que é a Ferramenta 5W2H?

 
Quando se tem uma ideia, é necessário pensar em como transformá-la em algo real, colocando-a em prática. É aí que entra a metodologia 5W2W, uma das mais reconhecidas no mundo quando se trata de plano de ação. O nome é formado de um acrônimo com as letras iniciais de sete palavras em inglês nas quais a ferramenta se baseia. Cada uma dessas palavras é, também, uma pergunta e todas devem ser respondidas para se chegar ao caminho que será adotado para colocar uma ideia em prática. São elas:
 

What? (O que?) – O que será feito? Qual é a ideia que será executada?

 
Comece registrando o que será realizado, ou seja, qual é o objetivo do plano de ação. Alguns exemplos são: Realizar a expansão da empresa para outras regiões, aumentar o faturamento, reduzir custos, etc.
 
Quando o “what” se refere a valores, como no caso do faturamento e custos, é importante estipular um número. Não adianta dizer apenas que a empresa que aumentar o faturamento e não definir em quanto. As informações devem ser as mais claras e objetivas possíveis.
 

Why? (Por que?) – Por que estamos tirando essa ideia do papel?

 
É necessário deixar claras as razões que levaram à realização do projeto, pois essa será a motivação para colocar o plano em prática. Ainda citando o exemplo do item anterior, o “why” seria reduzir custos para conseguir baixar os preços de venda dos produtos.
 

Who? (Quem?) – Quem serão as pessoas responsáveis por realizar o plano?

 
Todo projeto precisa ter um ou mais colaboradores responsáveis, então é necessário definir e registrar quais são eles, a fim de cobrar resultados e buscar informações sobre o andamento. No caso de projetos maiores, que envolvem vários setores, deve-se ter um “who” de cada área da organização.
 

When? (Quando?) – Qual é o prazo para que o plano seja colocado em prática?

 
Se não for estipulado um prazo, o projeto acabará sendo deixado sempre para depois. Por isso, é necessário estipular uma data ou período que, claro, deve ser realista. Por exemplo: Aumentar o número de clientes em 50% em um período de um ano.
 

Where? (Onde?) – Em que local será realizado? Qual departamento?

 
Quais serão os setores responsáveis pela realização do projeto? No caso de uma expansão: Em que cidade a empresa irá abrir a sua filial? Defina o local em que tudo irá acontecer.
 

How? (Como?) – Como será feito? Qual será o processo utilizado?

 
Todas as informações que citei são importantes, porém elas não são nada sem os passos que serão seguidos para a realização do projeto. Aqui devem ser registradas quais serão as táticas adotadas pelos responsáveis para se chegar ao objetivo definido no “what”.
 

How much? (Quanto?) – Qual será o custo? De quanto será o investimento?

 
Todo projeto tem um custo, então ele deve ser registrado para analisar se será realmente viável e, também, para que a empresa prepare o seu caixa. É necessário deixar claro que nem todo projeto tem custos em dinheiro, como é o caso da redução de custos, em que será “gasto” apenas tempo para orientar os colaboradores.
 
Registrar as informações obtidas por meio do método 5W2H é importante para que, no futuro, uma pessoa que estiver executando aquela função, saiba o motivo de estar agindo daquela forma. Além disso, o registro serve para que os dados funcionem como base para implantar melhorias no que foi definido, já que as transformações são sempre necessárias para manter a qualidade.
 

Planejamento de Projetos: Quando Ele Se Faz Necessário?

 
Este método de plano de ação pode ser usado para qualquer projeto, dentro ou fora de uma empresa. Seja implantar um novo método de produção no seu negócio ou poupar para comprar um imóvel, a ferramenta 5W2H será útil para te ajudar a colocar as suas ideias em prática. Em um primeiro momento, você terá um pouco mais de trabalho para organizar todas as informações, mas os benefícios irão recompensar todo o esforço.
 
Tentar implementar uma ideia sem um plano de ação, pode ser arriscado porque são grandes as chances de ela terminar abandonada e você acabar desistindo no meio do caminho. Dentro de uma empresa, esse tipo de atitude pode ser bastante negativa, pois passa uma imagem de alguém que nunca leva adiante os seus objetivos.
 
Para ter sucesso em qualquer iniciativa na sua vida, seja na área pessoal ou profissional, é importante ter um plano de ação, mesmo que se trate de uma mudança pequena. Ao registrar todas as informações, o processo ficará mais organizado e você terá maior facilidade em manter o foco e não desviar do caminho. Dentro de uma empresa, o método 5W2H é uma das ferramentas administrativas mais necessárias, pois como serão várias pessoas envolvidas, o plano de ação servirá como um guia para elas.
 
Você já conhecia a ferramenta 5W2H? Pretende implementá-la na sua empresa? Compartilhe as conclusões que tirou após ler o artigo nos comentários.