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Dicas de Como Fazer uma Gestão de Contratos Eficaz

Uma gestão de contratos eficaz é essencial para que a empresa tenha pleno controle a respeito dos relacionamentos que estabelece seja com parceiros, consumidores, fornecedores ou até órgãos públicos. Um contrato é um documento em que são alinhadas e determinadas as condições para que um determinado negócio se concretize e manter uma gestão rigorosa desses documentos permite evitar potenciais complicações.

6 Dicas de como fazer gestão de contratos eficaz

Com certeza não preciso dizer o quanto os contratos são relevantes para a segurança das companhias, porém, além de simplesmente assinar os documentos é importante atentar para algumas questões concernentes a sua gestão. A seguir listei 6 dicas de como evitar erros e outras eventuais complicações no que diz respeito à administração e controle de contratos.

1 – Redação dos contratos

O primeiro tópico dessa lista de dicas não poderia ser outro que não a redação das condições contratuais que serão acordadas entre as partes no documento. Os termos devem estar claramente redigidos para evitar eventuais mal entendidos. Além da questão da clareza é necessário atentar para a capacidade da companhia de realizar o que está sendo proposto no documento.

Por exemplo, se estiver estabelecido que a empresa aumentará o fornecimento de produtos nos meses seguintes, mas não tem como produzir mais com a estrutura que possui deve avaliar de que maneira irá contornar essa dificuldade ou se deve rever essa cláusula contratual.

2 – Discriminação de penalidades e multas

Ainda focando na clareza do texto dos contratos celebrados pela sua organização é essencial que os parágrafos referentes a penalidades e multas estejam bem claros. Deve-se ficar plenamente compreensível o que configura quebra de contrato para cada parte e como cada uma deve responder em cada situação. É interessante contar com o auxílio de uma assistência jurídica no momento da elaboração do contrato.

3 – Arquivo organizado

A base para uma gestão de contratos eficaz é um arquivo bem organizado em que seja relativamente fácil encontrar um ou outro documento quando necessário. O motivo pelo qual as partes de uma negociação assinam um contrato é ter uma prova do que foi combinado e em que cada uma se comprometeu. Então não faz sentido assinar contratos para depois não conseguir encontrá-los.

Separe um espaço da sua companhia para o armazenamento físico dos contratos assinados. Uma forma eficiente de separá-los é considerar categorias como contratos com clientes, fornecedores, parceiros e outros. Dentro dessas categorias mais amplas é possível criar outros mecanismos de separação como o de duração de contratos, por exemplo.

Assim quando surgir a necessidade de encontrar um contrato X é só observar sua categoria e tempo de duração para saber em qual nicho do armário está. É válido manter uma versão digitalizada dos arquivos na nuvem, pois infelizmente papéis estão sempre sujeitos a intempéries do tempo.

4 – Estabeleça um sistema de monitoramento dos contratos

Embora a função dos contratos seja tornar concretas condições entre as partes para um determinado período também podem ser instrumentos flexíveis com a previsão de mudanças como o aumento do valor de um serviço prestado por uma terceirizada, renovação automática para mais um ano entre outras situações que acarretam em novos custos.

Faz parte de uma gestão de contratos assertiva fazer um planejamento observando esses custos extras que surgirão após o cumprimento do primeiro período de vigência. Um dos grandes erros que muitos gestores cometem é o de considerar apenas os custos do primeiro momento do contrato tendo surpresas desagradáveis nas finanças depois de um determinado período.

5 – Colaboração entre equipes da empresa

Boa parte dos contratos elaborados e/ou assinados pela sua companhia demandam o aval e participação de diferentes equipes internas. Para que esteja tudo correto e devidamente definido é essencial que haja um trabalho verdadeiro de colaboração entre os profissionais envolvidos. A forma como essa colaboração acontece é determinante para o sucesso do empreendimento. Os funcionários devem ser estimulados a compartilhar informações assertivamente com os colegas além de fazê-lo por meios oficiais como enviando pela intranet, por exemplo, para que se tenha registro de que essa troca ocorreu.

6 – Controle do status de contratos

Para que a gestão de contratos seja plenamente eficiente é crucial que se mantenha um controle do status desses documentos, isto é, uma lista em que constem os contratos que estão em fase de negociação, os que já foram assinados, aqueles que eventualmente não foram concretizados por algum motivo e os que estão em fase de renovação.

Ter um colaborador dedicado a manter a organização e fluxo dos contratos pode fazer a diferença para que seu empreendimento se mantenha atualizado e atendendo as demandas do mercado. Perder a oportunidade de renovar um contrato de um período em que estão previstas mais vantagens pode significar prejuízo.

A gestão de contratos deve ser uma prioridade para as empresas para evitar pagamento de multas e sofrimento de sanções. Gostou do artigo? Compartilhe em suas redes sociais!