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Dicas Para Controlar a Prestação de Contas de Viagens e Outros Custos dos Funcionários

Como anda a prestação de contas de viagem e outras despesas dos seus colaboradores? Algumas empresas têm dificuldades em registrar e armazenar esses dados simplesmente por não estabelecer um sistema organizado. As viagens, para muitas companhias, são imprescindíveis, contudo, esse descontrole dos custos pode gerar sérios problemas para o fechamento das finanças corporativas.

7 Dicas para o controle da prestação de contas de viagens e outros custos dos funcionários

Saber exatamente quanto os funcionários geram de custos durante viagens e em outras situações é essencial para manter as finanças sob controle. Abaixo listei algumas dicas de como realizar um acompanhamento mais efetivo desses custos.

1 – Estabeleça uma política de viagens corporativas

Os funcionários muitas vezes acabam passando do ponto nos gastos de viagens corporativas simplesmente porque não foram devidamente orientados de como proceder. A partir do momento que a organização depende de que os funcionários façam viagens é importante ter um conjunto de procedimentos e regras a serem seguidos, ou seja, uma política para essas viagens.

Dentre as informações que devem constar nas diretrizes dessa política estão questões referentes a reservas de hospedagem, valores máximos por refeição, como serão realizados reembolsos caso necessário, relatórios que deverão ser preenchidos entre outras. Essas regras devem estar disponíveis por escrito para que os colaboradores possam consultar sempre que tiverem dúvidas.

2 – Arquivamento dos relatórios

A prestação de contas através de formulários que permitam compreender onde foi investido o dinheiro despendido durante a viagem é essencial, porém, tão importante quanto é realizar o arquivamento dessas informações. Os relatórios podem ser preenchidos digitalmente e armazenados na nuvem, mas não devem ser simplesmente descartados.

3 – Tenha normas para o reembolso

Uma das questões que mais acarretam em desordem quando o assunto é prestação de contas certamente é o reembolso. Muitas organizações não contam com um sistema prático e com normas definidas de maneira que podem gerar situações em que os funcionários gastam mais do que devem por conta ou então não conseguem comprovar efetivamente para o departamento financeiro o que gastaram.

Informe a todos os funcionários que forem realizar viagens corporativas de quais tipos de comprovantes como notas fiscais irão precisar para receber o seu reembolso. Além disso, é essencial determinar um período máximo para a apresentação dos comprovantes, pois não dá para manter a organização se o pedido de reembolso chegar meses depois que o gasto foi realizado.

4 – Considere soluções práticas como cartões pré-pagos

Uma forma de evitar dores de cabeça com os reembolsos e ainda ter mais controle sobre os gastos dos funcionários durante viagens é oferecer cartões pré-pagos que funcionam como cartões de débito com um valor previamente disponibilizado pela empresa. Esses cartões se mostram soluções interessantes também para os colaboradores que podem acessar as plataformas das prestadoras de serviço para conferir em tempo real quanto ainda possuem de crédito.

5 – Incentivos para funcionários que gastarem menos

Nem sempre os colaboradores compreendem a importância de economizar o dinheiro da empresa para a qual trabalham durante as viagens. Uma forma de fazer com que os colaboradores decidam por si mesmos pisarem no freio dos gastos é criar uma política de incentivo para quem escolher as opções mais econômicas. Aqueles que conseguirem minimizar os custos durante as viagens podem ser beneficiados com bônus em dinheiro, dias de folga ou até usufruir de benefícios em parceiros como academias ou clubes.

6 – Fluxo de aprovação de viagens

Uma maneira simples de controlar os custos gerados por viagens é manter um fluxo de aprovação, isto é, um sistema que considere alguns critérios relevantes para determinar de uma viagem é essencial ou não para a companhia. Parte do descontrole das finanças no âmbito de viagens se dá pelo fato de que não existe um controle verdadeiro de quais deslocamentos são realmente indispensáveis.

A liberação deve ser realizada após a consideração da relevância da realização da viagem, se os custos que envolvem tal deslocamento cabem no orçamento e se há tempo hábil para organizar todos os detalhes. Liberar viagens sem o uso desses critérios e sem um planejamento prévio pode acarretar em muitos prejuízos. Contudo, tenha cuidado para não tornar o processo muito burocrático atrapalhando a realização de viagens importantes.

7 – Realize avaliações da prestação de contas

Para garantir que a sua companhia continue mantendo o controle dos custos é importante realizar avaliações comparativas dos valores gerados nas viagens ao longo dos meses e anos. Confira se os custos aumentaram ou reduziram, se os destinos continuam sendo os mesmos, como está sendo o proveito dos funcionários no sentido de conseguirem se dedicar a realizar suas atividades e assim por diante. Mensurar e avaliar é tão importante quanto controlar.

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