Dicas para Elaboração do Comunicado Interno
Manter uma boa comunicação com os funcionários é fundamental dentro de uma empresa. Quando algo importante precisa ser informado a todos é necessário fazer um comunicado interno, que pode ser enviado por e-mail ou impresso e fixado no quadro de avisos. No artigo de hoje falarei sobre a importância desse informativo e darei dicas de como escrevê-lo.
Comunicado Interno: A Importância de Utilizar Esta Ferramenta
Um comunicado interno é muito mais do que apenas um papel com algumas frases escritas. Se ele não for escrito da maneira certa, são grandes as chances de gerar algum tipo de mal entendido e os temidos ruídos de comunicação, que são tão negativos dentro de uma empresa. Em organizações menores, o comunicado costuma ser escrito pelo próprio gestor. Porém, essa tarefa pode ser delegada a outros funcionários, como uma secretária, responsável pelo RH, entre outros.
Ao escrever um comunicado para os colaboradores, é importante levar em conta diversos aspectos, como a linguagem empregada, a objetividade em passar a informação, a forma como será enviado ou exposto, entre outros fatores. Dessa forma, todos os interessados serão informados e poderão entender a mensagem sem maiores problemas.
Pontos a Considerar ao Escrever um Comunicado Interno
O Assunto é Realmente Importante?
O primeiro ponto a ser considerado é pensar se o assunto é realmente digno de um comunicado interno. Isso porque, dependendo da informação, pode ser mais fácil pedir para que cada supervisor passe o recado para os seus subordinados. Porém, se for algo que realmente deve ser informado por escrito, para evitar confusões, não hesite em escrever o comunicado.
Algumas situações em que o comunicado interno se faz necessário são:
• Aviso de troca de feriado.
• Lembrete para que os funcionários cumpram determinada regra do regimento interno da empresa, como o uso de celular, por exemplo.
• Convite para uma confraternização, curso, palestra, etc.
• Aviso de reunião.
• Comunicado de falecimento de algum funcionário ou outra pessoa que tenha relacionamento com a empresa.
• Convocação para eleições da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes).
A Linguagem Utilizada
Quando se fala a respeito de comunicação empresarial, muitos associam a algo formal. Porém, é necessário levar em consideração a cultura organizacional da empresa e, claro, o objetivo do comunicado. Obviamente, um convite para uma festa de confraternização será escrito de uma forma diferente de um aviso de falecimento do fundador da empresa.
Empresas mais modernas e com uma abordagem mais informal, pedem comunicados com linguagem mais simples. Já no caso das organizações mais formais, é natural que a mensagem seja passada seguindo a mesma linha. Porém, o ideal é não utilizar um vocabulário muito rebuscado e com palavras difíceis para evitar que algum colaborador não entenda o recado.
Objetividade é Fundamental
Para que seja eficiente, um comunicado interno deve ser escrito de forma objetiva. Quanto mais curta e clara for a mensagem, mais as pessoas irão memorizá-la. Ao escrever, pense no bom e velho telegrama, em que o valor a ser pago pelo envio das mensagens varia de acordo com a quantidade de palavras. Dessa forma, conseguirá dar o recado em poucas frases e sem rodeios desnecessários.
No caso de a mensagem conter detalhes, a melhor forma de escrevê-los é no formato de tópicos, que são ótimos para tornar a leitura mais dinâmica. Se o comunicado for enviado por e-mail, é possível anexar links e arquivos com maiores informações para quem se interessar. Porém, é necessário que apenas ao ler o comunicado já seja possível entender do que se trata.
Físico ou Virtual?
Hoje em dia, grande parte da comunicação nas empresas é feita por meio de mensagens eletrônicas e e-mail. No caso do comunicado, é necessário pensar na forma como a empresa lida com informações de uma forma geral. Existem casos em que um papel fixado no quadro de avisos passará batido e outros em que o e-mail será lido por poucos.Então, considere o comportamento da equipe de colaboradores de uma forma geral antes de definir a forma como o comunicado será exposto ou enviado.
Utilizar as duas formas, tanto virtual quanto física, é uma boa ideia para que todos sejam informados. Envie um e-mail geral para todos os funcionários e fixe um papel impresso no quadro de avisos da empresa. Assim ninguém poderá dizer que não ficou sabendo do tema citado no comunicado.
Modelo de Comunicado Interno
Preparei um modelo de comunicado interno que você poderá usar como base e alterar as informações conforme as necessidades da sua empresa.
“NOME DA EMPRESA
Para: Funcionários
De: Diretoria
Prezados,
Informamos que no dia 15 de agosto, no refeitório, às 16 horas, haverá uma reunião em que falaremos sobre os resultados da empresa no último semestre.
É importante que todos compareçam para que possamos discutir o desempenho e traçar as metas a serem atingidas no próximo período.
É indispensável a presença de todos.
Nome do Diretor”
Esse é um exemplo básico que pode ser usado para diversas situações. Se a sua empresa tem uma abordagem mais informal, utilize uma linguagem mais descontraída. Faça adaptações conforme julgar necessário.
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