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Dicas Para Escrever Carta de Cobrança Para Clientes Inadimplentes

A carta de cobrança é uma grande aliada dos empresários na hora de lembrar os inadimplentes dos seus débitos e sugerir possibilidades para a quitação. Essa ferramenta de comunicação extrajudicial além de ser usada como meio de informação do devedor pode ainda levar a um acordo positivo para as duas partes propondo uma negociação. A inadimplência é uma das principais barreiras de crescimento das organizações.

O que é uma carta de cobrança?

Essa é uma ferramenta que as companhias utilizam para gerir os inadimplentes, ela facilita o processo de cobrança e de controle. Além disso, funciona como um meio de comunicação entre os devedores e os credores. O conteúdo da carta deve deixar claro que o documento é um aviso e que no caso de não ser efetivada uma negociação será ajuizada ação na justiça. A carta de cobrança tem caráter extrajudicial.

Os credores podem ainda avisar aos seus devedores que seu nome será inscrito em serviços de proteção ao crédito como o SPC, Serasa e SCPC. Trata-se de uma notificação, a linguagem utilizada deve ser amigável e clara para não dar margem a eventuais processos por constrangimento. É importante conhecer o Código de Defesa do Consumidor e o Código Civil. O credor deve avisar ao inadimplente qual é o período que o mesmo possui para efetuar o pagamento da sua dívida.

6 dicas de como escrever carta de cobrança para os clientes inadimplentes

Abaixo listei algumas dicas de como elaborar a carta de cobrança com assertividade e ser dar margem para eventuais interpretações errôneas.

1 – O momento certo de enviar a carta

Essa comunicação feita aos devedores é usada geralmente após a primeira notificação ou o primeiro contato amigável feito pela companhia. É bastante estratégico enviar essa carta antes de realizar o protesto do débito, pois isso oferece ao cliente um motivo para se engajar no pagamento da sua dívida. Novas cartas podem ser enviadas ao longo da jornada de cobrança da dívida.

2 – E-mail ou carta?

O meio no qual estará o texto da carta de cobrança, correspondência convencional ou e-mail, deve ser escolhido de acordo com a forma como se pretende realizar e manter a negociação com o inadimplente. O e-mail permite uma comunicação mais ágil e os devedores podem manifestar o seu posicionamento numa resposta direta. Recomendo essa plataforma quando a companhia quer aproveitar ao máximo a possibilidade de negociação, ou seja, vai aceitar que o devedor peça descontos e sugira novas formas de parcelamento.

A carta enviada pelo Correio tem caráter mais formal e pode funcionar quando a empresa deseja comunicar que a dívida foi protestada. Essa correspondência deve ser enviada como carta registrada para que a organização tenha o controle da sua entrega. Também é interessante pensar em enviar por Sedex para que não seja entregue após o prazo. Tanto pelo Correio como por e-mail é possível enviar boletos em anexo para dar início ao processo de pagamento.

3 – Modere o tom

Após definir o melhor momento e meio para o envio da sua carta chega a hora de redigi-la. Como já mencionei é essencial que o texto tenha um tom moderado e sem trechos que deem margem para a interpretação de exposição ao ridículo ou ameaça. Nessa correspondência também não podem ser inseridas informações falsas. Se de alguma forma o consumidor se sentir ameaçado pode acionar a justiça contra a sua organização.

4 – Dados do cliente

De acordo com o Código de Defesa do Consumidor cartas de cobrança devem apresentar todos os dados cadastrais dos clientes como: nome completo, endereço e CPF ou CNPJ. Isso permite que o indivíduo tenha mais confiança no caráter oficial da correspondência, especialmente no caso daquelas que vêm acompanhadas de boletos para o início do pagamento do montante.

5 – Dados referentes à dívida

Nessa correspondência deverão constar ainda os dados da dívida, isto é, o seu valor total, descrito de produtos/serviços adquiridos, número de contrato, prazo para a regularização e os meios de contato para ter acesso a mais informações e negociação. Não deixe de oferecer para o devedor a possibilidade de contatar a sua empresa para que possa estabelecer um diálogo.

6 – Inscrição em serviços de proteção ao crédito

A sua companhia deve informar através desta notificação que irá protestar esses débitos de maneira que o nome do cliente será inscrito em serviços de proteção ao crédito como SPC, SCPC e Serasa. Caso o protesto já tenha sido realizado e a carta seja uma nova tentativa de quitação de débitos informe esse fato e mencione ao consumidor que ele poderá regularizar a sua situação ao efetuar o pagamento. Destaque os pontos positivos dele ter seu nome limpo novamente.

Gostou dessas dicas de como redigir e enviar carta de cobrança? Mesmo que não seja uma tarefa fácil ou agradável precisa ser feita.