Dicas para organização do arquivo morto de sua organização

Conforme o tempo vai passando, toda empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, vai produzindo uma quantidade incontável de papéis, documentos e arquivos, que, por vezes, se torna de difícil saber o que fazer com eles. A grande dúvida que fica para o empresário ou empreendedor, é: devo eliminar toda esta papelada, ou a melhor opção é armazenar estes arquivos, caso necessite deles no futuro?
 
Diante deste contexto, é importante saber que, existem documentos, que devem permanecer ao “alcance das mãos” por um período que varia de 10 a 15 anos. Isso porque, caso algum tipo de fiscalização aconteça na empresa, ela terá como se resguardar, para não sofrer nenhum tipo de sanção legal.
 
Para saber como lidar melhor com o arquivo morto gerado de sua empresa, confira dicas infalíveis para mantê-lo organizado e acessível por muito tempo.
 

Primeiramente, o que é arquivo morto?

 
Caso você ainda tenha dúvidas sobre o que pode ser chamado de arquivo morto, basta entender, que trata-se de todo e qualquer documento, produzido pela, e que deve ser armazenado por tempo indeterminado. Para compreender melhor o que estou querendo dizer, são arquivos que vão servir para consultas futuras ou para a comprovação das atividades da empresa, em caso de fiscalizações realizadas pela Receita Federal, pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), entre outros órgãos fiscalizadores.
 

Vamos às dicas?

 
Com as suas dúvidas iniciais sobre este assunto devidamente esclarecidas, vou compartilhar agora com você, dicas eficientes para manter o arquivo morto de sua empresa organizado e em um local que não atrapalhe o ambiente comum utilizado por seus colaboradores, para realizar suas atividades diárias. Confira:
 

Antes de iniciar, planejar-se é fundamental

 
Para tudo o que você for fazer em sua empresa, é preciso elaborar um planejamento que contemple todos os passos a serem seguidos pelos executores de qualquer tipo de projeto. Sendo assim, as pessoas responsáveis pela organização do arquivo morto deverão se reunir e verificar a melhor forma de deslocar os documentos para o novo ambiente em que serão armazenados, preocupando-se, principalmente, em não deixar ou perder nada pelo caminho.
 
Além disso, é necessário definir o colaborador ou os colaboradores que serão responsáveis por manter o arquivamento de arquivos de sua empresa organizado; analisar todo o cenário atual, desenhando quais problemas podem surgir durante a implementação deste projeto, bem como suas possíveis soluções e assim por diante.
 
Lembre-se de considerar todos os detalhes, para que assim, tudo ocorra exatamente, conforme o planejado.
 

É hora de pensar na organização do ambiente

 
Agora que você já sabe para onde vai toda a papelada essencial de sua empresa, é chegado o momento de pensar na organização deste ambiente. Digo isso, pois é necessário ficar atento à acessibilidade deste local, eliminando obstáculos, como caixas amontoadas no meio do caminho, entre outros empecilhos, que podem dificultar a livre circulação do responsável pelo arquivo morto.
 
Pense também, na forma que estes documentos serão armazenados, ou seja, se será em caixa, prateleiras, armários e etc., pois isso será fundamental para mantê-los organizados e encontrá-los futuramente.
 

Defina a melhor maneira de identificar cada um deles

 
Os documentos gerados por uma empresa, vem de diversas áreas, como financeira, marketing, recursos humanos, compras, estoque e assim por diante. Neste sentido, é fundamental criar uma forma para identificar cada um destes arquivos, para facilitar ainda mais no momento da busca por eles.
 
Você pode organizar por departamento, por tipo de documento, por ano, por ordem alfabética, enfim, conforme ficar melhor para você e para os colaboradores que serão responsáveis pela manutenção do ambiente.
 

Que tal fazer um treinar seus colaboradores?

 
Por se tratar de algo complexo e de extrema importância para a empresa, acredito que vale muito a pena investir em um treinamento, sobre como vai funcionar o arquivo morto da organização. Os colaboradores que ficarão responsáveis pelo acesso ao ambiente em que os documentos serão armazenados, deverão estar devidamente preparados para manter o local organizado e para encontrar com facilidade os papéis necessários no momento da procura.
 
Além disso, é primordial saber em qual pasta de arquivo morto, cada novo documento será armazenado, para que assim, não ocorra bagunça ou confusão para as próximas pessoas que podem vir a acessar o ambiente.
 

Utilize a tecnologia a seu favor

 
Quando falo em utilizar a tecnologia a seu favor, quero dizer que, antes de levar os documentos para o seu novo local de armazenagem, vale a pena digitalizar cada um deles, para se prevenir de possíveis perdas ou danos. Digo isso, pois papéis podem rasgar, se desgastar com o tempo, bem como serem perdidos, o que pode causar um enorme prejuízo à empresa, levando em consideração a importância destes arquivos.
 
Sendo assim, pode até ser trabalhoso digitalizar, mas vale a pena se resguardar dessa maneira, para não sofrer com consequências negativas em algum momento.
 
Espero que estas dicas possam ajudá-lo a organizar melhor o ambiente em que os documentos mais importantes de sua empresa serão armazenados, para que assim os seus negócios possam funcionar, sem maiores sustos ou imprevistos.
 
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