Escopo de um projeto – como definir?

Quando decidimos iniciar um projeto, algumas etapas precisam ser devidamente cumpridas, para que ao final de sua execução tudo saia conforme o planejado. Assim, é preciso definir o que será feito, de que forma será feito, quem será ou quem serão os responsáveis por tirar o planejamento do papel e, aos poucos, dar vida a ele, como será feito o acompanhamento e de que maneira os resultados serão mensurados, e assim por diante.
 
É a partir disso que se faz uma gestão de projetos eficiente, para que tudo o que se planejou seja, de fato, alcançado. Dessa maneira, quando falo dessas etapas, bem como de sua importância para que não hajam imprevistos no decorrer de sua trajetória, estou falando da definição do escopo de um projeto, que precisa ser feita com bastante atenção por todos os seus membros, caso o contrário tudo o que for realizado corre sérios riscos no futuro.
 
Com isso em mente, hoje vou abordar, de forma um pouco mais aprofundada, este assunto, esclarecendo algumas dúvidas sobre este tema, que tem despertado bastante interesse, não só em empresários e empreendedores, mas também em profissionais das mais diversas áreas do conhecimento. Ao final, vou mostrar como pode ser realizada a definição do escopo de um projeto de forma eficiente. Acompanhe-me e confira.
 

Vamos começar pela gestão de projetos

 
Antes de iniciar esta jornada por mais um novo conhecimento, acredito que seja importante que você saiba e conheça um pouco mais o conceito de gestão ou gerenciamento de projetos, que é algo que tem sido bastante exigido no mercado atualmente. Assim, quando falamos sobre este assunto, estamos falando do processo pelo qual, todo e qualquer tipo de projeto, deve passar até que chegue à sua conclusão.
 
Ou seja, é preciso que sejam definidos os objetivos, os recursos, humanos e materiais necessários, os custos, os profissionais responsáveis por cada uma das etapas, quem serão os clientes ou stakeholders do projeto, quais serão as melhorias aplicadas após a sua implementação, bem como os resultados que seja deseja alcançar quando o mesmo for devidamente concluído.
 
A partir disso, podemos seguir para o próximo assunto.
 

O que é e como definir o escopo de um projeto?

 
Basicamente define-se como escopo do projeto aquilo que será e o que não será realizado ou produzido durante o seu processo de execução. Dessa maneira, é essencial estruturar este escopo da melhor maneira possível, para que seja entregue exatamente o que foi planejado, caso o contrário o projeto pode ter falhas, erros e, infelizmente, fracassar.
 
Para evitar ser pego de surpresa com situações como estas, vou compartilhar com você dicas eficientes para que você defina o escopo de seu projeto com a melhor estrutura possível.
 

O que o seu cliente deseja?

 
Quando eu falo de cliente, não estou falando apenas daquela pessoa que compra os produtos ou serviços que a sua empresa oferece. Refiro-me aquele que solicitou o projeto a você ou à sua equipe, podendo ser clientes internos ou externos.
 
Tendo isso esclarecido, minha primeira dica tem a ver com ouvir com atenção. Entenda com clareza o que o seu cliente está te pedindo, o que ele realmente deseja, para que na hora que você começar estruturar o escopo do projeto, não ocorram falhas ou enganos. Ouça e tire todas as dúvidas que possam surgir. Com isso, as chances de erros diminuem consideravelmente.
 

Todos sabem o seu papel?

 
Definido o objetivo, o que deve e o que não deve ser feito, está na hora de definir quem fará o que. Este é um momento muito importante, pois além de delegar as funções a serem desempenhadas por cada membro da equipe, é necessário também assegurar-se de que eles têm clareza do que devem fazer, bem como do que se espera deles.
 

O que será necessário?

 
Quais recursos você e sua equipe vão precisar para tirar este projeto do papel? Já parou para pensar nisso? Se não parou, este é o momento ideal, pois você precisa saber se vai precisar de mais profissionais para lhe ajudar, se será necessário um investimento financeiro maior, se vocês precisarão de mais tempo, de máquinas e equipamentos específicos, e assim por diante. Não deixe nada de fora, já que este é um dos pontos fundamentais e que fará toda a diferença entre o sucesso e o fracasso do projeto.
 

Seja realista

 
Esta é também uma dica de extrema importância: comprometa-se apenas com o que realmente você e sua equipe podem cumprir. Nada de tentar agradar o cliente e oferecer-lhe aquilo que você não condições de entregar no final da execução do projeto. Analise o cenário, o projeto, os recursos que você tem e que vai precisar, para dar um resposta definitiva ao seu stakeholder.
 
Se você puder atendê-lo, ótimo! Se não puder, seja sincero, pois se você se comprometer com algo e não tiver como entregar, isso pode colocar a credibilidade de sua empresa em um grande risco.
 
Depois de conhecer o que é o escopo de um projeto, acredito que você já esteja preparado para treinar a sua equipe e mostrar-lhes a importância deste processo para o sucesso da empresa como um todo. Tenho certeza que após este conteúdo, a execução de cada uma de suas atividades será ainda mais aprimorada e a qualidade do trabalho desenvolvido deixará todos os seus stakeholders extremamente satisfeitos.
 
Suas dúvidas sobre este assunto foram sanadas? O que você achou deste conteúdo? Deixe o seu comentário e lembre-se de continuar me acompanhando diariamente por aqui.