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Noções de Organização Administrativa Para Pequenas Empresas

Ter boas noções de organização administrativa é importante para gestores de empresas de todos os tamanhos, mas em particular para quem está à frente de negócios de pequeno porte. O estabelecimento e manutenção de algumas rotinas administrativas é o que permite que a companhia se consolide e se torne mais profissional no atendimento do seu mercado consumidor.

5 Dicas de noções de organização administrativa para empresas de pequeno porte

O dia a dia corrido não pode se tornar uma desculpa para não manter algumas noções de organização para a gestão do seu empreendimento. Ao não organizar o gestor abre espaço para o desencadeamento do caos que mais para frente pode se tornar o motivo para o fechamento da companhia. Abaixo listei algumas dicas pertinentes de organização administrativa da sua empresa.

1 – Planejamento

Como ser bem-sucedido ao trilhar um caminho que não se sabe qual é? Essa pergunta já deixa clara a relevância da noção de planejamento para o bom andamento administrativo de qualquer negócio. Os projetos realizados pela sua companhia não podem ser feitos de improviso, é necessário que haja todo um planejamento com previsão de resultados que se espera obter e etapas que deverão ser seguidas para tal.

O ideal é dar início ao planejamento do ano seguinte no início do segundo semestre do ano presente. Nesse momento já se tem conhecimento a respeito de qual tem sido o andar da companhia no mercado e o que precisa ser feito em termos de crescimento para o exercício seguinte.

Com as informações que se tem em mãos e algumas potenciais previsões de oportunidades chega o momento de colocar na ponta do lápis as metas para o ano seguinte. Uma dica é criar prazos para o cumprimento das etapas para que seja mais fácil fazer a mensuração do que está sendo obtido.

2 – Organização dos recursos

Com um plano bem definido do que se quer realizar chega o momento de analisar quais são os recursos disponíveis e de que maneira usá-los da forma mais assertiva. Deve ficar claro que me refiro também aos recursos humanos, isto é, aos funcionários especializados em diferentes áreas de atuação que podem contribuir para alcançá-los.

Usando o planejamento como base organize como será a distribuição de tarefas e responsabilidades que caberão a cada departamento. Em empresas de pequeno porte se tem um número menor de funcionários e isso deve ser usado a favor e não como uma questão problemática. Com menos pessoas se tem uma estrutura mais enxuta e se deve buscar uma divisão de metas em que se privilegie o intercâmbio de trabalho e informações entre diferentes equipes.

3 – Direção

Não adianta fazer um planejamento detalhado e contar com excelentes recursos em mãos se não há a noção de liderança para que esse conjunto trabalhe por melhores resultados. O gestor de uma companhia precisa ter a capacidade de despertar nos seus liderados o desejo de cumprir as metas previamente determinadas e fazer parte da conquista desses resultados.

A liderança também é uma noção administrativa porque consiste no acompanhamento de perto do trabalho realizado pelos funcionários e orientação em situações que eventualmente ainda precisem se alguma mudança. O líder precisa ter inteligência emocional para saber como dar prosseguimento aos projetos com os recursos que tem disponíveis. Sempre se pode fazer mais com o que se tem, tudo depende apenas de manter foco no planejamento.

4 – Manutenção do controle

A palavra controle pode ser mal interpretada, nesse caso ela não se refere a sufocar os colaboradores com um acompanhamento de caça as bruxas, ou seja, de tentar encontrar falhas. Controlar no quadro de noções administrativas significa mensurar os resultados para poder identificar possíveis dificuldades em manter o plano previamente estabelecido.

O bom gestor é aquele que sabe que alguns pontos previstos no seu planejamento podem não funcionar exatamente como ele imaginou. Estar aberto para essas situações e pronto para um novo desenho estratégico faz toda a diferença para se manter com boa competitividade no mercado. Uma forma de se manter no controle da administração da sua companhia é determinar padrões de qualidade a serem seguidos.

5 – Verificação do cronograma

Todas as dicas acima deixam claro o quanto o controle e o planejamento do que precisa ser feito é importante. Ter um cronograma em que se possa verificar como está o andamento do que é pertinente é crucial para que o próprio gestor não se perca.

Não se engane a rotina administrativa é cheia de pequenas tarefas que não podem deixar de ser feitas para chegar ao resultado esperado. Então mantenha-se sempre conferindo cada detalhe, mantenha o controle sobre as suas próprias tarefas como gestor.

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