O que é a metodologia 5s? Como aplicar em sua empresa

A metodologia 5S nasceu no Japão logo após a Segunda Guerra Mundial, num momento em que o país passava por uma reestruturação radical e necessária vista a devastação acarretada pela guerra. Originou-se dentro das indústrias, foi uma metodologia desenvolvida no chão de fábrica. O objetivo era assegurar a qualidade dos processos e, conseqüentemente, a competitividade dos produtos japoneses, que buscavam espaço no mercado internacional.
 
Hoje, a metodologia 5S deixou de ser uma ferramenta de gestão utilizada apenas no meio industrial e passou a ser uma filosofia aplicada ao ambiente de trabalho em empresas de qualquer porte ao segmento. Uma filosofia cuja aplicação garante a disciplina e segurança dos processos, gerando mais qualidade e produtividade.
 
O método é baseado na aplicação de cinco princípios, representados pelas palavras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Em português os 5S foram traduzidos como: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso normatização e senso de autodisciplina.
 

Conheça os princípios que regem os 5S

SEIRI – Senso de Utilização

 
Significa utilizar recursos com equilíbrio e bom senso. Esse primeiro S nos leva ao questionamento: isso é mesmo necessário? É o momento de se fazer um levantamento nos materiais e equipamentos da sua empresa, separar e descartar aquilo que já não serve mais e que só está entulhando o espaço. O mesmo vale para papéis e documentos, sejam eles eletrônicos ou impressos.
 

SEITON – Senso de Organização

 
O senso de organização pode ser interpretado como a importância de se ter todas as coisas disponíveis de maneira que possam ser acessadas e utilizadas imediatamente. Para isto é importante estabelecer padrões e utilizar algumas ferramentas bem simples como painéis, etiquetas, estantes, para deixar tudo o mais organizado possível. Tudo deve estar bem próximo do local de uso e cada objeto deve ter seu local específico. Ao aplicar o princípio do Seiton você ganha com economia de tempo e facilidade na localização de objetos e ferramentas.
 

SEISO – Senso de Limpeza

 
O princípio do Seiso define a importância de eliminar a sujeira, resíduos ou mesmo objetos estranhos ou desnecessários ao ambiente. O terceiro S cria a consciência de que a limpeza é responsabilidade de todos, em vez de apenas do encarregado pela faxina. Assim, cada colaborador é responsável por manter a limpeza e a organização de seus itens em sua estação de trabalho, zelando também pela boa utilização e pela manutenção dos espaços comuns. Esse S também diz respeito à aparência pessoal, afirmando que a pessoa deve se apresentar adequadamente. Nada de desleixo na hora de ir trabalhar!
 

SEIKETSU – Normatização

 
Você deve ter percebido que os três primeiros princípios têm o intuito de promover uma verdadeira faxina na empresa, mudando a percepção da organização junto a seus diversos públicos, tanto externos como internos. O Seiketsu nos traz o conceito de normalização, a importância de tornar o cotidiano sistematizado com base nos novos valores e padrões impostos por Seiri, Seiton e Seiso. É chegada a hora de estabelecer rotinas e normas para manter o novo padrão.
 

SHITSUKE – Senso de Disciplina ou Autodisciplina

 
O último dos cinco princípios é definido pelo cumprimento e comprometimento pessoal para com os princípios anteriores. A idéia do senso de disciplina é fazer do novo padrão um hábito, um estilo de vida. Para isso, é importante investir em capacitação contínua e estimular os novos valores para que eles passem a fazer parte da cultura da empresa.
 

Como se aplica?

 
A metodologia dos 5S é por si só auto-explicativa, o significado de cada princípio já lhe dá o entendimento necessário para elaborar um roteiro de ações que contribuam para mudança de rotina na sua empresa. Para você que ainda está precisando de uma forcinha para dar a largada na implantação dos 5 sensos anote as dicas!
 
Você como gestor da empresa dever ser o primeiro a acreditar no poder de mudança da metodologia dos 5S e transmitir isso ao seu time. Monte uma apresentação bem bacana e mostre a sua equipe porque juntos vocês devem adotar a metodologia na empresa.
 
Depois que todos estiverem devidamente ambientados, selecione alguns funcionários para formar uma comissão de implantação da metodologia 5S, cuja primeira tarefa será listar os principais problemas da empresa, sempre com base nos princípios da metodologia. O papel inicial da comissão é fazer uma análise crítica do dia a dia do negócio e descobrir quais pontos precisam de mais atenção.
 
O passo seguinte será implantar de fato os cinco sensos no dia a dia da empresa. E para que essa mudança de hábitos aconteça todos precisam estar envolvidos e não só a comissão formada inicialmente. Após a etapa de implantação da metodologia é importante realizar avaliações periódicas, para acompanhar se cada um dos 5S continua a ser aplicado dentro da empresa. Estabeleça um mecanismo de avaliação que permita que o funcionário faça uma pequena reflexão sobre seus hábitos, de forma a manter a nova cultura e o novo padrão sempre presentes no dia a dia da sua empresa.
 
A metodologia 5S pode aperfeiçoar o ambiente de trabalho na sua empresa, tornando-a mais produtiva, organizada e funcional. É a metodologia ideal para empresas que buscam a qualidade total dos seus processos e serviços.