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O Que é Intranet e Como Ela Funciona nas Empresas?

O conhecimento sobre o que é intranet é fundamental para quem deseja estabelecer um ritmo mais dinâmico de trabalho entre os membros da sua equipe. A comunicação rápida e efetiva contribui para que os colaboradores estejam a par do que os colegas estão fazendo e do que a alta direção demanda. O sistema de intranet chegou para revolucionar o ambiente corporativo.

Entenda o que é intranet

A intranet consiste numa rede de computadores de uso privado e a qual somente tem acesso indivíduos com a devida autorização. Configura-se, dessa maneira, num sistema de comunicação seguro e através do qual é possível trafegar informações relevantes para a companhia. Documentos, formulários, conversas entre outros podem ser armazenados na intranet sem que haja o risco de ser acessados por terceiros.

É possível até mesmo que os funcionários troquem mensagens entre si em tempo real. As organizações que se interessam em ter um sistema de intranet devem procurar empresas especialistas nessa tecnologia para fazer a instalação e assim liberar o cadastro dos funcionários que terão acesso a ela. Se o departamento de Tecnologia da Informação da companhia for bem estruturado poderá desenvolver esse sistema.

Uma das novidades, do ponto de vista tecnológico, é a intranet na nuvem que permite manter o sistema sem a necessidade de um provedor local. Utilizando um servidor externo, a intranet na nuvem, permite que os colaboradores acessem o sistema mesmo que não estejam no ambiente físico da corporação.

Como a intranet funciona na prática?

Após ter conceituado o que é intranet vou explicar como esse sistema de comunicação pode ser utilizado na prática cotidiana da sua companhia.

– Comunicação interna

O uso mais recorrente certamente é que diz respeito a comunicação interna, a possibilidade de contato entre os departamentos. Por exemplo, se um setor enfrenta dificuldades com os seus computadores pode abrir um chamado técnico para o setor de TI. Já o departamento de recursos humanos pode divulgar vagas internas para que colaboradores interessados possam se candidatar. A alta direção pode aproveitar o canal para divulgar as medidas promocionais que está elaborando para o próximo ciclo.

– Controle de acesso

A intranet demanda a realização de um cadastro somente para pessoal autorizado de maneira que é possível ter um controle mais rigoroso de quem acessa o sistema. Dependendo do grau de sigilo que as atividades da sua companhia demanda é possível inclusive verificar quantas vezes determinado arquivo foi acessado. Hoje em dia o bem mais precioso que uma empresa possui é a sua informação e os seus segredos industriais.

– Controle de produtividade

A intranet é um sistema que permite ter controle da produtividade, basta verificar o tempo em que o sistema se manteve ativo e o quanto foi produzido nesse ínterim. É importante ressaltar que não se trata de uma forma de fiscalizar os colaboradores imprimindo-lhes medo e sim de saber se a rotina do escritório está sendo produtiva. É importante sempre procurar formas de tornar o ambiente de trabalho mais agradável e profícuo.

– Troca de arquivos

Colaboradores de um mesmo setor ou mesmo de setores distintos podem usar a intranet para enviar arquivos, inclusive aqueles que demandam maior cuidado em relação ao sigilo. É importante apostar no uso de uma rede interna de comunicação como a intranet para não expor eventuais segredos corporativos. O uso de e-mail pessoal ou aplicativo de chat para enviar dados empresariais é uma situação muito arriscada que deve ser evitada.

– Menos papel

Um dos impactos práticos que o uso da intranet traz para as corporações certamente é a redução do uso de papel e consequentemente economia. Como arquivos podem ser enviados pela rede não é mais necessário imprimi-los. O compartilhamento de informações é feito por meio digital e seguro. Também há contribuição para a preservação do meio ambiente ao reduzir a produção de papel.

– Mais facilidade para encontrar informações

Os sistemas de intranet costumam ter como característica toda a facilidade que o universo digital nos oferece como, por exemplo, ter ferramentas de busca que permitem filtrar as informações com mais eficiência. Em poucos minutos ou até em segundos é possível encontrar o arquivo de que necessita a um clique de distância. Terminar relatórios ou responder aquela dúvida dos seus colegas pode ser bem mais fácil.

– Promoção de interatividade entre os colaboradores

A possibilidade de trocar mensagens certamente contribuirá para um maior entrosamento entre os colaboradores. O bom relacionamento desenvolvido no dia a dia corporativo é fundamental para que as realizações se tornem mais efetivas. Com o passar do tempo será possível identificar reflexos no clima organizacional entre os colaboradores. Uma empresa que conta com um relacionamento saudável entre os funcionários tem mais chances de chegar ao sucesso.

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