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O Que é Ordem de Serviço e Qual Sua Função?

A rotina atribulada do dia a dia das empresas faz com que recursos de organização como o uso de ordem de serviço sejam primordiais para não perder nenhum detalhe do correto atendimento dos clientes. É fundamental ter conhecimento a respeito do que é esse documento e de quais são as suas funções dentro do contexto de andamento da companhia bem como a forma correta de elaborá-lo.

Entenda o que é ordem de serviço

Uma ordem de serviço (OS) nada mais é do que uma formalização da realização de uma determinada tarefa de trabalho para um cliente específico, ou seja, um registro da ação. O cliente possui uma demanda e negocia com o administrador ou um funcionário como ela será resolvida. Cria-se então o documento conhecido como ordem de serviço para que fique registrado que o trabalho deverá ser feito e de que maneira isso irá acontecer.

No documento constam informações essenciais para que o serviço possa ser realizado desde o que está sendo solicitado, a data e o local de realização, colaboradores designados para a tarefa e detalhes sobre o cliente. O objetivo é que ao ler a ordem de serviço qualquer indivíduo consiga entender do que se trata o serviço, como foi contratado e como foi ou será realizado.

Qual é a função da ordem de serviço?

A função principal desse documento é oferecer orientação a respeito de um serviço a ser realizado. Pode ser entendido como uma espécie de lembrete e resumo do que deverá ser feito e de que maneira. Para muitas empresas as ordens de serviço também têm o papel de ser a autorização para dar início à realização de uma atividade.

Os dados desse documento tornam possível para a organização fazer um cálculo a respeito de mão de obra e recursos necessários para realizarem o serviço em questão no prazo que está previamente acordado. Funciona ainda como um método para controle de estoque e financeiro da empresa. Só ir fazendo o que precisa sem um controle ou registro pode significar um grande problema no futuro, ter dados de base é crucial.

Como elaborar uma ordem de serviço?

Como a ordem de serviço pode ser usada para diferentes setores e atividades das companhias é natural que existam variações do padrão do documento, contudo, alguns itens são essenciais e pertinentes em qualquer tipo de OS. A data em que a ordem de serviço foi gerada é uma das informações que não podem faltar no documento assim como algum sistema de códigos que torne possível encontrar essa ordem de serviço com mais facilidade e com base na atividade para qual foi criada.

As informações relevantes para esse documento também incluem a descrição do serviço que deverá ser realizado, quais são as condições e formas de pagamento previamente acertadas, quais são as tarefas ou produtos envolvidos para o cumprimento do acordo e uma listagem de etapas (quando houver) com os eventuais prazos. Uma dica para que a ordem de serviço não perca a sua funcionalidade devido a um engessamento padronizado é estabelecer personalizações para diferentes tipos de tarefas a serem realizadas.

Utilizando softwares

O tempo em que as ordens de serviço eram escritas a mão parece estar realmente no passado, o avanço tecnológico nos possibilita criar sistemas muito mais efetivos e possíveis de serem armazenados a longo prazo. Softwares de uso cotidiano como Word e Excel podem ser usados para a criação desse documento, contudo, se for possível investir num software mais específico para tal tarefa pode ser mais interessante.

Numa interface digital pensada para a geração de ordem de serviço é possível contar com uma metodologia mais inteligente em que sejam criados códigos que se baseiem no tipo de serviço a que cada documento se refere. Além disso, softwares específicos permitem acompanhar o status de realização da atividade em tempo real. A cada etapa que for concluída é possível fazer uma atualização no sistema de maneira que todos os departamentos consigam identificar quando devem iniciar a sua parte.

Ordem de serviço contribui para satisfação do cliente

A partir do momento que a ordem de serviço funciona como uma abertura de chamado para realização de um serviço voltado para um cliente é possível chegar a resultados mais satisfatórios para ele. A ideia é que a companhia consiga acompanhar o status do seu trabalho no decorrer de toda a atividade com mais tranquilidade e efetividade. Um controle sobre o que precisa ser feito e o tanto que já se tornou uma realidade efetiva.

Esse documento permite inclusive que o contato com o cliente seja reduzido ao longo do processo evitando desgaste no relacionamento entre as partes. O fluxo de informações se torna mais eficiente e prático com o uso desse documento como base. Se a sua companhia ainda não utiliza ordem de serviço é importante que considere essa possibilidade.

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