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O Que é uma Ordem de Compra e Por Que é Importante?

A ordem de compra é uma das bases para uma gestão mais eficiente em empresas de diferentes portes e segmentos. Num momento em que é cada vez mais relevante manter o controle sobre todas as aquisições e gastos das companhias esse documento surge como um auxílio e uma metodologia de organização. O registro de tudo o que entra e o que sai é essencial para evitar cair na armadilha da desorganização.

O que é ordem de compra?

Podendo ser chamada por outros nomes como pedido de compra, nota de encomenda, purchase order entre outros, a ordem de compra, nada mais é do que um documento que registra uma negociação de compra ou venda de produtos, serviços ou bens. Com formato de formulário é um documento que ajuda na prestação de contas em relação ao que foi adquirido e vendido criando um arquivo.

É importante ressaltar que a ordem de compra somente se torna oficial quando é enviada por escrito, seja como uma carta física ou por e-mail. Listei a seguir as informações que devem constar numa ordem de compra:

– Dados de identificação do cliente e do fornecedor;

– Contato do fornecedor;

– Código de compra;

– Descrição completa do produto bem como a quantidade;

– Data de aquisição e local em que foi recebido;

– Valor da compra;

– Data em que a compra foi realizada;

– Dados dos responsáveis por receber a encomenda;

– Forma de pagamento e assinatura do responsável.

Como deve ser feita uma ordem de compra?

Para elaborar uma ordem de compra é necessário saber o que se irá adquirir, pode parecer óbvio, mas há algumas questões que devem ser consideradas. O controle do setor de vendas é fundamental, isso significa conhecer bem o ciclo de estoque, a previsão das vendas que serão realizadas, quais são os preços praticados pelos fornecedores entre outros dados.

A elaboração do documento na prática demanda o auxílio de um software como o Excel, por exemplo, em que seja possível listar detalhes sobre os produtos com as suas devidas especificações. É possível utilizar um sistema de preenchimento de formulários físicos, contudo, isso não é exatamente prático para o dia a dia. Para que as ordens de compra sejam devidamente arquivadas é crucial que sigam uma lógica para a atribuição de códigos.

A primeira ordem de compra do ano de 2019 deve ser, por exemplo, a ordem 1/2019. O uso de um código que esteja apoiado na sequencialidade contribui para o melhor controle e identificação de documentos em situações de conferência. O gestor deve analisar os dados referentes aos produtos, quantidades e formas de pagamento. Estando tudo certo basta assinar e arquivar.

Por que ordem de compra é importante para as empresas?

Como expliquei ao longo deste artigo a ordem de compra é um documento que confirma uma transação entre a companhia e um fornecedor. Somente pela oficialização que realiza em relação a essa operação de compra já é um documento de grande relevância, contudo, ainda tem outras funções importantes. A seguir vou explicar com detalhes as principais funções desse documento para que seja mais fácil entender porque as organizações demandam do seu uso.

1 – Gestão de entrada e saída de itens do estoque

O registro de tudo o que entra e o que sai da empresa é essencial tanto para uma eventual prestação de contas como para uma boa gestão financeira. As ordens de compra podem ser usadas como base para esse controle. Além disso, também podem auxiliar o departamento de compras da organização em conjunto com o de produção a determinar quando adquirir determinados insumos.

2 – Maior controle financeiro

Algumas companhias já tiveram sérios problemas financeiros por não ter um controle rigoroso dos gastos empreendidos pelos colaboradores. A partir do momento em que os gastos corporativos somente são aprovados por meio de uma ordem de compra não tem como os funcionários realizarem gastos fora do previsto.

3 – Comprometimento de pagamento

A terceira função que torna a ordem de compra importante se refere a segurança do fornecedor que tem a confirmação por parte da empresa compradora de que irá receber pela entrega a ser realizada. Embora as ordens de compra não tenham caráter contratual e seus textos sejam bem mais simples são documentos aceitos para estabelecer a existência de uma relação comercial.

4 – Declaração clara de expectativas

Algo interessante a respeito das ordens de compra é que esse documento permite oficializar por escrito quais são as expectativas da compradora em relação ao que o fornecedor irá entregar. Em negociações em que não há esse tipo de documento podem acontecer mal entendidos que geram insatisfação de uma das partes ou de ambas.

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