Sempre que você vai fazer algum tipo de procedimento legal que envolve o seu negócio, precisa assinar para confirmar que aceita o que diz o documento. Porém, quando se trata de um processo realizado via internet, é importante ter um certificado digital, que é uma espécie de assinatura virtual. Há alguns anos, apenas empresas com mais de dez funcionários eram obrigadas a ter este certificado, mas em 2016 as exigências mudaram.
Se você tem uma pequena empresa e não sabe se precisa ter um certificado digital, continue acompanhando este artigo.
Certificado Digital: O Que é?
Como disse anteriormente, o certificado digital é uma assinatura eletrônica de uma empresa. Basicamente, é utilizada para emissão de notas fiscais, envio de informações de contabilidade para o governo, assinatura do balanço de organização sob regime de lucro presumido, etc. Tanto o contador quanto o gestor precisam da assinatura para realizar essas e outras atividades que citei.
Existem dois tipos de certificado digital, que são:
Certificado A1: Um arquivo eletrônico obtido por meio de uma empresa certificadora e que deve ser baixado e instalado no computador que irá realizar as atividades que necessitam dele. Trata-se de uma versão eletrônica do CNPJ, chamada de e-CNPJ. A validade é de um ano e, após o fim do prazo, é necessário renová-lo.
Certificado A3: Arquivo armazenado em uma mídia, que pode ser um CD, pendrive, token ou cartão. É uma versão eletrônica do já conhecido CPF (Cadastro de Pessoa Física) e que se chama e-CPF. Diferente do A1, pode ter validade de 1 a 3 anos e, quanto maior o tempo, maior será o valor para adquiri-lo.
As empresas que estão sob regime do Simples Nacional utilizam apenas o certificado do tipo A1. Já as de lucro presumido, precisam do certificado A3 com o e-CPF do seu representante legal e o A1, que é o e-CNPJ, para a organização.
Certificado Digital Para Pequenas Empresas
Depois de entender melhor o que é certificado digital, é hora de falarmos sobre a necessidade dele nas micro e pequenas empresas. Desde o dia 7 de julho de 2016, as organizações optantes pelo Simples Nacional e que possuem mais de cinco funcionários são obrigadas e ter um certificado digital. Esta resolução do CGSN (Comitê Gestor do Simples Nacional) alterou a anterior, em que a obrigatoriedade era apenas para as empresas com mais de dez funcionários.
Situações em Que o Certificado Digital é Obrigatório
Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Para emitir uma nota fiscal eletrônica relacionada a produtos é necessário ter um certificado digital. Já as empresas prestadoras de serviços localizadas em São Paulo e que emitem a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) por meio do site da prefeitura, não são obrigadas a ter o certificado.
Baixar Nota Fiscal de Entrada: Para consultar as notas fiscais de entrada completas no site da Sefaz (Secretaria da Fazenda) e baixá-las é fundamental ter o certificado digital.
Entregar a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): Empresas que possuam onze ou mais funcionários precisam do certificado digital para entregar esta declaração, que informa todos os dados trabalhistas da empresa, como salários, horas-extras, etc. Para as outras organizações, o uso da assinatura eletrônica não é obrigatório.
Fazer Registros no CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): Empresas com mais de vinte funcionários precisam do certificado digital para fazer registros no Caged, no caso das outras o uso é facultativo. Trata-se de um cadastro em que a organização insere informações sobre demissões, admissões, transferências de funcionários, etc.
Fazer o Registro de Contrato Social: Neste caso, o uso do certificado digital não é obrigatório, mas facilita o processo e o torna bem mais simples. Ao utilizá-lo, é possível abrir uma empresa sem a necessidade de o proprietário assinar papéis.
Como Fazer o Certificado Digital
Se a sua empresa ainda não tem um certificado digital e preenche os requisitos para o uso obrigatório, procure uma autoridade certificadora da ICP-Brasil. É importante que ela seja vinculada ao ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação) e que seja homologada pela Receita Federal.
Então, você deverá fazer a solicitação no site da autoridade certificadora. Nesse momento é importante saber se precisa apenas do certificado do tipo A1 ou, também, do A3. Depois de o pedido realizado, as informações passadas são analisadas e é necessário comparecer pessoalmente para que a documentação seja verificada. Como disse anteriormente, a aquisição de uma assinatura eletrônica tem um custo e é interessante se informar antes sobre preços e formas de pagamento.
Assim como a sua assinatura feita à caneta, o certificado digital é pessoal e intransferível. Não deve ser utilizado por terceiros, mesmo que seja o seu contador. Nesse caso, o correto é fazer uma procuração eletrônica para que ele possa realizar procedimentos em seu nome e em nome da sua empresa. Procure fazer tudo dentro da lei para evitar problemas futuros.
Sua empresa já tem um certificado digital? Já sabia das informações que citei no artigo? Compartilhe o link em suas redes sociais e passe o conhecimento adiante.
